И документационного обеспечения управления

Кадровое обеспечение системы управления представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом аппарата управления, включающую в себя наймы грамотных специалистов, подготовку и переподготовку их для соответствия изменяющимся условиям и другую необходимую деятельность. Этот аспект необходим для построения сбалансированной системы управления персоналом, которая будет вестись силами этих сотрудников.

Вначале, мы рассмотрим направления совершенствования кадрового обеспечения управления.

В качестве основных направлений, по которым будет в ближайшие годы развиваться кадровое обеспечение, можно выделить следующие:

- переход менеджеров на международные стандарты в своей работе;

- решение проблем, связанных с внедрением этических аспектов в работу по управлению человеческими ресурсами;

- проведение политики равных возможностей;

- расширение участия сотрудников в принятии решений, ориентация на делегирование полномочий;

- учет в управленческой практике демографических изменений, изменений в структуре рабочей силы, увеличения численности занятых на неполном рабочем днём;

- материальное стимулирование.

Все отмеченные тенденции свидетельствуют об обогащении функции управления человеческими ресурсами в обозримом будущем и возрастании её значимости в целом, что, в свою очередь, обусловливает повышение роли науки, изучающей и конструирующей эту важнейшую сферу управленческой деятельности.

Далее, рассмотрим направления совершенствования документационного обеспечения управления, но для начала мы узнаем, что такое документационное обеспечение.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой совершается по определённым маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям.

Это движение документов принято называть документооборотом.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения, до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело» [9, с. 280].

Так же, основой документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами является делопроизводство. Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами [9, с. 308].

По ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Следовательно, документирование представляет важнейшую составляющую системы документационного обеспечения управления – ДОУ [3,c.40].

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

В небольших организациях функцию документационного обеспечения выполняет секретарь или секретариат.

Основными функциями документационного обеспечения являются следующие виды работ:

- приём, регистрация и распределение документов по исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- изготовление и размножение документов;

- контроль над сроками исполнения документов;

- хранение документов;

- методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала [4, с.310].

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения являются:

- разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

- стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства) финансируется бюджетом министерств и ведомств;

- разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

- обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа.