Теоретическая часть. После выполнения лабораторной работы студент обязан представить результаты в виде отчета и защитить его преподава­телю.

После выполнения лабораторной работы студент обязан представить результаты в виде отчета и защитить его преподава­телю.

 

Отчет по лабораторной работе должен содержать:

1. Титульный лист.

2. Цель лабораторной работы.

3. Последовательность действий.

4. Выводы.

При защите лабораторной работы студент должен знать ход выполнения работы и уметь отвечать на контрольные вопросы, список которых представлен ниже.

Контрольные вопросы:

1,Перечислите справочники, которые использовались при заполнении сведений об учетной политике предприятия.

2, В чем отличие справочника от регистра сведений?

3. Дайте характеристику параметров договора с контрагентом.

4. Может ли контрагент быть одновременно и поставщиком, и покупателем.

5. Где устанавливаются цены объекта номенклатуры?

6. Как вводится балансовый счет объекта номенклатуры?

 

ПрИЛОЖЕНИЕ а

 

Таблица А.1 - Назначение основных справочников

 

Наименован-ие справочника	Назначение	Применение данных справочника
Банки	Хранение списка банков Украины, в которых открыты расчетные счета всех контра- гентов, юридических, физи- ческих лиц, с которыми у организации возникают расче- ты в безналичной форме	При заполнении реквизитов справочников «Контрагенты», «Денежные счета», «Наши денежные счета»
Контрагенты	Хранение информации обо всех контрагентах предприятия – поставщиках, покупателях, т.е. обо всех юридических и физических лицах, с которыми организация вступает в раз- личного рода отношения	Используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 60, 62, 76 и пр.
Банковские счета	Хранение информации обо всех счетах собственных организаций и контрагентов	Используется как для редактирования документов, так и для ведения аналитического учета по счету 51 «Счета в банках»
Сотрудники организаций	Хранение информации о сотрудниках, работающих в организации.	Используется при выписке первичных документов и для ведения анали- тического учета по счетам: 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с рабочими и слу- жащими по другим операциям», 70 «Расчеты по оплате труда».
Организации	Хранение наименования, а также основных сведений об организациях, от имени которой ведется учет в конфигурации	При формировании печатных форм документов и отчетов
Основные средства	Хранение списка объектов основных средств, малоценных необоротных материальных активов	При редактировании документов и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам 01, 02
Номенклатура	Хранение списка ТМЦ (товаров, продукции, материалов и др.), оказываемых и приобретаемых услуг	Используется для заполнения документов и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам 10, 41, 43 и пр.

 

Лабораторная работа №10.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Теоретическая часть

 

Подотчетными лицами считаются работники организации, наемные работники индивидуального предпринимателя, получившие авансом на­личные суммы денежных средств на административно-хозяйственные нужды или командировочные расходы.

Как правило, список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, определяется приказом (распоряжением) руководителя организации, ин­дивидуальным предпринимателем. При этом суммы наличных денежных средств, которые организация, индивидуальный предприниматель может потратить на административно-хозяйственные нужды, согласовывается с обслуживающим банком.

 

1.1 Синтетический и аналитический учет расчетов

Расчеты с подотчетными лицами организации в 1С:Бухгалтерии 8 учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для учета расчетов по подотчетным суммам, выданным в рублях, предназначен субсчет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для учета расчетов по подотчетным суммам, выданным в иностран­ной валюте, предназначен субсчет 71.21 «Расчеты с подотчетными лица­ми (в валюте)» (субсчет имеет признак ведения валютного учета).

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу (суб­конто вида Работники организаций типа справочник Физические лица).

Записи по дебету счетов 71.01 и 71.21 в корреспонденции со счета­ми 50.01 «Касса организации» и 50.21 «Касса организации (в валюте)» соответственно производятся при выдаче денежных средств под отчет.

Записи по кредиту счетов 71.01 и 71.21 в корреспонденции с соот­ветствующими счетами производятся при утверждении отчета, возврате в кассу неиспользованных по назначению денежных средств и т. д.

1.2 Схема учета расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет производится на ос­новании заявления подотчетного лица в произвольной форме, содержа­щему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Бухгалтерия выписывает на указанную в заявлении сумму расход­ный кассовый ордер, кассир выдает денежные средства подотчетному лицу.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В 1С:Бухгалтерии 8 выдача денежных средств под отчет регистри­руется документом Расходный кассовый ордер для вида операции Вы­дача подотчетному лицу.

В некоторых организациях практикуется выдача денежных средств под отчет путем их перечисления на рублевую или валютную (в случае командировок за пределы Российской Федерации) пластиковую карточку, открытую на имя подотчетного лица. В этих случаях «выдача денежных средств под отчет» в программе регистрируется документами Списание с расчетного счета для вида операции Перечисление подотчетному лицу.

В соответствии с Положением о порядке кассовых операций с банк­нотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под от­чет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с при­лагаемыми подтверждающими документами.

В авансовом отчете подотчетное лицо самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет, когда, по какому документу и в ка­кой сумме произведены расходы. Совершенные подотчетным лицом рас­ходы должны быть подтверждены документами. При закупках в сети роз­ничной торговли это чек контрольно-кассовой техники и товарный чек с указанием покупок; при закупках в организациях оптовой торговли — чек контрольно-кассовой техники, квитанция к приходному кассовому орде­ру, накладная, счет-фактура.

В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, ус­тановленный руководителем.

При проверке авансового отчета по характеру расходов определя­ются корреспондирующие счета и подсчитывается итог расчетов с подот­четным лицом.

Отражение в учете расходов по авансовому отчету в 1С:Бухгалтерии 8 производится с помощью документа Авансовый от­чет. В некоторых хозяйствующих субъектах этот документ используется также для подготовки и вывода на бумажный носитель полностью запол­ненного авансового отчета. Именно под этим отчетом, а не заполненным подотчетным лицом от руки, свои подписи ставит само подотчетное лицо, бухгалтер, который производит проверку и обработку отчета, и руководи­тель, утверждающий расходы по авансовому отчету.

Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, пере­расход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

В 1С:Бухгалтерии 8 прием в кассу неиспользованных денежных средств регистрируется документом Приходный кассовый ордер для вида операции Возврат от подотчетного лица, а выдача из кассы денеж­ных средств в возмещение перерасхода - документом Расходный кассо­вый ордер для вида операции Выдача подотчетному лицу.

На практике имеют место случаи, когда подотчетное лицо (обычно руководитель) сначала совершает расходы за «свой» счет, а затем отчиты­вается за произведенные расходы и получает из кассы денежные средства в счет возмещения «перерасхода». В этом случае в схеме учета расчетов не «участвует» расходный кассовый ордер.

1.3 Авансовый отчет

Документ Авансовый отчет предназначен для подготовки авансо­вого отчета по унифицированной форме №АО-1, а также отражения в учете расходов по авансовому отчету подотчетного лица.

Составление документа «Авансовый отчет»

Добавление в информационную базу нового экземпляра документа Авансовый отчет в программе производится из списка документов этого вида (подсистема Банк и касса, подраздел Касса, Авансовые отчеты).

«Шапка» и «подвал» формы документа заполняются в следующем порядке.

Реквизит Склад заполняется лишь в тех случаях, когда подотчетное лицо отчитывается за приобретенные материально-производственные запасы (материалы, товары), т. е. в случае заполнения закладки Товары. По умолчанию в реквизите проставляется значение реквизита Основной склад персональных настроек пользователя. Заполнение реквизита Склад, в том числе, «автоматически» (значением по умолчанию) для случаев, когда авансовый отчет составляется на командировочные расходы или на оплату задолженности контрагенту, не считается ошибкой, поскольку программа в этом случае просто «не смотрит» на этот реквизит.

В реквизите Подотчетное лицо указывается отчитывающееся подотчетное лицо. Реквизит заполняется выбором работника из справоч­ника Физические лица.

В реквизите Назначение указывается, на какие цели были выданы под отчет денежные средства. При составлении отчета по расходам за «свой» счет реквизит не заполняется.

В реквизите Приложение указывается количество документов (че­ков, квитанций, накладных, актов и т. д.), прилагаемых к авансовому от­чету, а в следующем за них реквизите - количество листов, на которых эти документы составлены.

В реквизите Ответственный указывается пользователь, ответст­венный за ввод документа в информационную базу. По умолчанию - это пользователь, зарегистрированный в справочнике Пользователи, кото­рый вводит документ.

В реквизите Комментарий при необходимости указывается допол­нительная информация по документу.

Информация о денежных средствах, выданных подотчетному лицу, вводится в табличной части на закладке Авансы. При добавлении новой строки в колонке Документ аванса указывается документ, которым в информационной базе зарегистрирована выдача денежных средств под отчет. Для заполнения колонки сначала выбирается вид документа, а за­тем конкретный экземпляр документа, по которому работнику выданы денежные средства под отчет.

В колонках Сумма аванса и Выдано программа показывает, какая сумма денежных средств выдана по документу, а в колонке Валюта - в какой валюте.

В колонке Израсходовано указывается сумма израсходованных де­нежных средств. По умолчанию считается, что израсходованы все выдан­ные средства.

 

Заполение вкладок Товары, Оплата, Прочее зависит от характера произведенных расходов.

Закладка Товары заполняется, если подотчетное лицо за счет полу­ченных под отчет денежных средств приобрело материально-производственные запасы (товары, материалы).

Закладка Оплата заполняется, когда через подотчетное лицо про­изводится погашение возникшей задолженности перед поставщиком за полученные от него товары (работы, услуги). При этом предполагается, что факт поступления товаров (получения результатов работ, потребления услуг) в программе отражается иными документами, например Поступ­лении товаров и услуг. На закладке перечисляются, кому, на каком ос­новании и в какой сумме произведена оплата наличными денежными средствами, иная уточняющая информация, а также счета учета расчетов.

Закладка Прочее заполняется при составлении авансового отчета по расходам на командировки и в иных случаях.

 

1.4 Авансовый отчет по командировочным расходам

Служебной командировкой считается поездка работника по распо­ряжению работодателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При направлении работника в командировку в пределах Российской федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в кото­ром указываются:

• фамилия, имя, отчество командированного;

• пункт назначения командировки;

• наименование организации, куда командируется работник;

• цель командировки;

• срок командировки.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о при­бытии на место постоянной работы. При направлении работника в не­сколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью органи­зации. Для подтверждения служебного характера командировки при воз­вращении составляется отчет о проделанной во время командировки ра­боте.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации при­казом дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению работодателя. Вме­сте с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку ко­мандировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если работодатель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше норма­тивно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т. д.).

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из ко­мандирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы, ведется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н (далее - Приказ №739н).

Учет работников, выбывающих в служебные командировки, ведется в журнале выбытия по форме, приведенной в приложении № 2 к Приказ №739н.

В журнале выбытия указываются сведения о фамилии, имени и от­честве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они коман­дированы, ведется в журнале прибытия) по форме, приведенной в прило­жении № 3 к Приказ №739н.

В журнале прибытия указываются сведения о фамилии, имени и от­честве работника, прибывшего в организацию, в которую он командиро­ван, наименовании организации, выдавшей командировочное удостовере­ние, дате прибытия и дате выбытия.

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряже­нием) назначает работника организации, ответственного за ведение жур­нала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Журнал выбытия и журнала прибытия должен храниться в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.

Действующее законодательство предусматривает следующие гаран­тии и компенсационные выплаты при командировках:

• сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего за­работка;

• оплату суточных за время нахождения в командировке;

• оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

• оплату расходов по найму жилого помещения.

В период командировки за работником сохраняется средний зарабо­ток за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по­стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: бук­венный «К» или цифровой «10».

За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер опре­деляется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финанси­руемых из федерального бюджета).

Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда— календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник еже­дневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жи­тельства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту посто­янной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобиль­ным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных докумен­тов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачи­ваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кро­ме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра­ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, приста­ни), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документа­ми.

Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

При командировании работника за границу командировочное удо­стоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребы­вания работника в загранкомандировке при этом определяется по отмет­кам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом слу­чае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета работника с приложением всех оправдательных документов.

Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:

• выплачиваются суточные;

• возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;

• возмещаются расходы по найму жилого помещения;

• возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

• возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.

Выплата суточных при командировке работника за пределы Россий­ской Федерации производится в следующем порядке:

• при проезде по территории Российской Федерации— в валюте Российской Федерации — рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;

• при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.

Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.

Со дня пересечения государственной границы при выезде из Рос­сийской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения госу­дарственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Ес­ли работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачи­ваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он на­правляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.

Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командиро­ванного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.

Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только пи­тание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нор­мы.

Если работник выехал в командировку за пределы Российской Фе­дерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выпла­чиваются в размере 50 % нормы.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту посто­янной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобиль­ным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по го­сударственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором рас­положена организация.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документа­ми. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща­ются.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.

Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.

При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино­странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.