Банківська документація, її види

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 5997

Операції комерційних банків здійснюються і відображаються в обліку на основі документів.

Банківський документ - письмове розпорядження господар­ської організації чи банку, що містить необхідну і достатню інфор­мацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їх закон­ність і служить основою для відображення операцій у бухгалтер­ському обліку.

Банківські документи класифікують за такими ознаками :

1) за місцем складання:

– внутрішні (оформлені в банку);

– зовнішні (одержані від клієнтів);

2) за призначенням:

– розпорядчі (містять дозвіл на виконання операцій);

– виконавчі;

3) за змістом:

– грошові;

– меморіальні;

4) за обсягом:

– прості;

– зведенні.

Усі документи, на підставі яких здійснюються операції містять необхідні дані, що характеризують ці операції. Дані, які складають елементи документа, називаються реквізитами.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

– назва документа;

– номер та дата складання документа;

– назва підприємства (банку), від імені якого складено доку­мент;

– назва одержувача коштів;

– зміст операції;

– сума операцій (цифрами та прописом);

– номери рахунків за дебетом і кредитом;

– назви банків (одержувача та платника коштів), їхні номери за МФО;

– підписи осіб, відповідальних за здійснення операцій та відтиск печатки юридичної особи.

Реквізити в документах розміщено у відповідній послідовності:

довідкові дані зліва, бухгалтерські й статистичні – справа. Таке роз­міщення реквізитів полегшує оброблення інформації.

Кількість примірників грошово-розрахункових документів, що подають до банку клієнти, і тих, що їх банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма осо­бовими рахунками, а також для додатків до витягів із особових ра­хунків.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відоб­раження операцій в облікових регістрах несуть особи, які склада­ли і підписували ці документи (регістри).

Банки самостійно визначають порядок формування і зберіган­ня первинних документів, облікових регістрів і звітів, забезпечу­ють їх сувору схоронність.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних ор­ганів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі банку.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучен­ня, відповідні службові особи банку мають право зняти копії доку­ментів та зобов'язані скласти реєстр документів, які вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених доку­ментів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник банку письмово повідомляє про це пра­воохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлен­ня переліку відсутніх документів і з'ясування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затвер­джується керівником банку. Копія акта подається до територіаль­них управлінь НБУ в 10-денний термін від дати його підписання.

Щоб упорядкувати рух документів і своєчасно відобразити гос­подарські операції у бухгалтерському обліку, банки розробляють графіки документообігу.

Документообіг за банківськими операціями-це послідовне пе­реміщення грошово-розрахункових документів від моменту їх ви­писування або надходження ззовні до завершення операції за ро­бочий день і передання у поточний архів.

Національний банк України надає комерційним банкам ліцензії на ведення банківських операцій лише тоді, коли в них є внутріш­ні документи, які регламентують діяльність, що за законом підля­гає ліцензуванню.

Графіком документообігу визначено порядок переміщення до­кументів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний доку­мент, та виконавці, які беруть у цьому участь. Він регламентує максимальний час перебування документів у підрозділі, терміни, відведені для відображення інформації в обліку.

Рух документів залежить від специфіки тих або інших операцій, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації об­ліку тощо. Тому порядок проходження документів банк установ­лює самостійно з урахуванням вимог НБУ до окремих операцій. При цьому банки дотримуються таких основних правил:

– кожен документ підлягає попередньому контролю;

– документи щодо безготівкових розрахунків спершу проводять за дебетом рахунків платників і лише потім - за кредитом рахун­ків одержувачів;

– прибуткові касові документи служать підставою для відобра­ження операцій в обліку тільки після того, як гроші отримано касою банку, а видаткові – направляють у касу для оплати тільки після відображення видаткових касових операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Документообіг за банківськими операціями проходить послі­довні стадії.

На першій стадії перевіряють форму і сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій за­лежно від стану рахунків.

На другій стадії на основі документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій - документи групують і брошурують у папки для здання в поточний архів.