Функції служби управління персоналом

Cлужби управління персоналом є одночасно і засобом, і інструментом реалізації кадрової політики організації. Сьогодні будь-яка успішно діюча велика організація старанно формулює свою кадрову політику, що охоплює всі сфери роботи з персоналом усередині організації (у рідкісних випадках і тільки в найбільших компаніях можлива деяка децентралізація в питаннях такої політики) і жорстко проводить її в життя. У найбільших і середніх компаніях повсюдно існує не тільки сформульовані на папері, але й активно «працюючі» правила, «меморандуми», управлінські процедури по усіх важливих напрямках роботи з персоналом (по політиці наймання і просування співробітників у компанії, а також із питань оплати, пенсії і т.ін.) Проведення єдиної кадрової політики дозволяє організації не тільки уникати багатьох трудових конфліктів і заощаджувати значні засоби, але й, саме головне, домагатися більш високої віддачі від персоналу.

Роль і значення кадрових служб підвищувалися в міру зростання ролі людського чинника на виробництві, складності виживання і досягнення фінансового успіху фірм у сучасній ринковій економіці. Так у 20-х роках поточного сторіччя задачі фахівців із управління персоналом концентрувалися в основному на питаннях соціальної психології з вирішення конфліктів між персоналом і адміністрацією, що представляють інтереси суб'єкта власності. У повоєнний період і аж до 60-х років функції кадрових служб зосереджувалася на проблемах виробничого персоналу («синіх комірцях»), причому функціональні задачі ще не мали предметної певності.

Для багатьох ефективно функціонуючих організацій головним сьогодні є питання про те, як перебороти розрив між розвитком інноваційних стратегій, створенням нових продуктів, організаційних структур, з одного боку, і правильне використання і розвитку трудового потенціалу з іншого. Особливу роль тут відіграють служби управління персоналом. Сьогодні по своїх функціях, рівню, фаховій компетенції співробітників, технічному оснащенню, використовуваному методичному інструментарію служби управління давно переростили в ті офіси по збереженню кадрової інформації, із яких їхня діяльність починалася багато років тому.

Служби управління персоналом покликані забезпечити більш повне сполучення інтересів робітників з інтересами організації, підвищення їхньої зацікавленості в рості ефективності праці і поліпшення кількісних і якісних його показників. Одночасно ці служби повинні стежити за ростом кадрів, їхньою підготувкою до постійно мінливих умов виробництва.

Служби управління персоналом у даний час повинні розглядатися в числі головних структурних підрозділів організації.У практиці західного менеджменту (наприклад, США і країн Західної Європи) до числа основних задач системи управління персоналом відносять: забезпечення фірми висококваліфікованими і зацікавленими робітниками; удосконалювання мотиваційних систем персоналу; підвищення рівня задоволеності працею всіх категорій персоналу; розвиток і підтримування на високому рівні системи підвищення кваліфікації персоналу і фахового утворення; зберігання сприятливого морального клімату; управління внутрішньоорганізаційним прямуванням персоналу до взаємної вигоди робітників і адміністрації; планування карьєри - просування по службі; творча активність персоналу, допомога у реалізації інноваційних планів фірми; вдосконалювання методів оцінки діяльності персоналу й атестації управлінського персоналу.

Навіть просте перерахування задач служби управління персоналом показує їхню складність, причому виконання кожної із них пов'язано з необхідністю особистісних оцінок персоналу, а також такі задачі, як оцінка діяльності персоналу й атестація, питання просування по службі обумовлені множиною конфліктних ситуацій, що часом просто неможливо розв'язати в рамках аналітичних процедур, тому що вони сильно впливають на емоції людей і частіше усього сприймаються суб'єктивно.

Служби по управлінню персоналом ефективно працюючих компаній і відповідно їхніх менеджерів вирішують такі задачі: добір персоналу різного рівня, урахування змін, що відбуваються з робітниками(родиний стан, службове переміщення зі зміною функцій і т.п.); навчання, підвищення кваліфікації і перекваліфікації персоналу(стажування за рубежем, забезпечення спеціальною літературою по профілі діяльності й інших каналів профзнань і профнавичок); створення оптимальних умов для ефективної діяльності робітників(психологічний клімат, комфортне робоче місце, харчування і інше); соціальні питання, тобто турбота про відпочинок, здоров'я, житлові умови робітників, програми заохочення й уваги; юридичні і дисциплінарні аспекти взаємоіснування робітника й організації від різного типу контрактів до розгляду скарг, конфліктних ситуацій, роз'яснення повноважень; контакти з зовнішніми організаціями(інспекцією по праці, юридичними організаціями й адвокатурою, організаціями, що знаходяться зверху, галузевими профспілками, навчальними закладами і т.д.)

Нові служби управління персоналом створюються, як правило, на базі традиційних служб, у зв'язку з цим вони починають розширювати коло своїх функцій і від чисто кадрових питань переходять до розробки систем стимулювання трудової діяльності, керуванню фаховим просуванням, запобігання конфліктів. вивчення ринку трудових ресурсів і т.п.

Безумовно, структура служби управління персоналом багато в чому визначається характером і розмірами організацій, особливостями що випускається продукції. У дрібних і середніх організаціях багато функцій по управлінню персоналом виконують переважно лінійні керівники, а в значних формуються самостійні структурні підрозділи по реалізації функцій.

У даний час найбільш відомий і повний перелік функцій кадрових служб це:

1. Здійснення прогнозування, перспективного і поточного планування потреби в кадрах, їхній прямування, добору і розміщення

2. Здійснення систематичного аналізу складу кадрів по фаховому, загальноосвітньому, віковому й іншим ознакам.

3. Організація раціональної системи обліку кадрів і їхнє спрямування усередині організації.

4. Здійснення процедури добору і розміщення кадрів.

5. Формування і проведення кадрової політики при наймі, просуванні, переміщенні, винагороді й ін.

6. Індивідуальне вивчення співіробітників номенклатури того керівника, якому підпорядкований відділ кадрів.

7. Постійний аналіз структури і стану кадрів, невиходів на роботу, аварій, плинності, скарг і претензій.

8. Організація планомірної оцінки (атестація й ін.) кадрів представницькими комісіями.

9. Розробка заходів щодо підвищення кваліфікації кадрів і їхньої перепідготовки. Добір кандидатур для направлення на навчання (усередині або поза фірмою).

10. Формування кадрового резерву і робота з ним.

11. Контроль і координація кадрової роботи з всієї організації. Проведення консультацій по роботі з кадрами.

12. Систематичний аналіз структури апарату управління, розробки рекомендацій по поліпшенню організаційних структур.

13. Розробка учбово-інформаційних посібників по програмах підготування спеціалістів, довідників для службовців по організаційно посадових структурах і ін.

14. Організація медичного обслуговування, пожежної й іншої охорони службових будинків, організація роботи приймальних і ін.

15. Організація спеціального забезпечення персоналу (страхувань і пенсій).

16. Здійснення розрахунку і видача заробітної плати співробітникам і контроль за цією функцією.

17. Проведення конкурсів на вакантні місця.

18. Організація процесу адаптації нових робітників.

19. Тарифікація робочих місць.

20. Оцінка рівня безпеки, комфортабельності й умов праці.

21. Розробка правил оцінки результатів праці.

22. Визначення умов соціального забезпечення.

23. Встановлення компенсацій і пільг.

24. Контроль витрат на персонал.

25. Сприяння поліпшенню психологічного клімату в колективі.

26. Управління трудовими відношеннями.

27. Документування роботи з кадрами. Опрацювання, видача і збереження відповідних документів. Підговка звітів.

Перераховані функції можуть бути розділені на традиційні (добір і розміщення, підвищення і нагородження; оцінка, контроль, документування) і нові (визначення потреб у кадрах на відомий період, упорядкування програм підготування, автоматизований урахування стана кадрів і ін.), а також на основні (прогнозування потреби, добір, підготовка і контроль кадрів) і допоміжні (консультування, аналіз організаційних структур, забезпечення медичного обслуговування й ін.).