Процес проектування системи управління персоналом

Проектуючи систему управління персоналом весь процес бажано проводити в три етапи:

1. Передпроектна підготовка
2. Проектування
3. Впровадження

На кожному з цих етапів розробляються певні документи, які в подальшому регламентують діяльність служби управління персоналом.

На етапі передпроектної підготовки здійснюється аналіз існуючої системи управління персоналом і розробляються основні напрями її функціонування. Основна ціль цього аналізу - зрозуміти в якому стані знаходиться організація. Для цього керівництво повинно, в першу чергу, чітко сформулювати цілі, які стоять перед закладом, тільки через призму цих цілей можна побачити, наскільки успішно ведеться робота з персоналом. Аналіз якості управління персоналом можна провести слідуючим чином (Таблиця 7).

Таблиця 7. Аналіз якості процесу управління персоналом

 

№	Напрямки аналізу.	Критерії.
1.	Аналіз ступеня відповідності кадрової політики і практики управління персоналом цілям і задачам організації.	Послідовність, несуперечність цілям і шляхам їх досягнення.
2.	Оцінка якості основних документів, які регламентують роботу персоналу.	Чіткість і повнота викладу, відповідність КЗОТу.
3.	Оцінка важливих формальних правил та процедур, які забезпечують процес управління персоналом.	Трудові показники співробітників, ефективність роботи організації; відповідність КЗСТу; морально-психологічний клімат.
4.	Оцінка основних елементів організаційної культури, які впливають на поведінку працюючих.	Стан трудового етикету; морально психологічний клімат в колективі; задоволеність працюючих роботою, відсутність скарг, інших проявів незадоволення; прихильність працівників до своєї організації; трудові показники.
5.	Оцінка показників, що характеризують якість управління персоналом (рівень плинності кадрів, задоволеність працівників роботою в організації, морально-психологічний клімат і т.ін.	Стан трудового етикету; морально психологічний клімат в колективі; задоволеність працюючих роботою, відсутність скарг, інших проявів незадоволення; прихильність робітників до своєї організації; трудові показники.

 

Для більш повного і всебічного аналізу існуючої системи управління персоналом можна скористатися анкетою для виявлення стану та перспектив розвитку персоналу організації. Ця анкета подається до розгляду керівництва, і якщо дати конкретні і обгрунтовані відповіді на запитання, то можна виявити всі переваги та недоліки існуючої системи управління персоналом організації.

Аналіз ефективності управління персоналом організації є дуже складним завданням, для вирішення якого зазвичай запрошують зовнішніх консультантів. Основні результати аналізу можуть бути розглянуті на нарадах керівництва організації. Після обговорення отриманих результатів настає етап проектування системи управління персоналом або процесу вдосконалення системи управління персоналом, що відповідає цілям організації. На етапі проектування розробляється внутрішня організаційна структура служби управління персоналом, визначаються її функції, зміст роботи, основні документи і форми, конкретні виконавці.

Організація впровадження розробки системи управління персоналом може виявитися справою не менш складною, а іноді і більш складною, ніж її розробка. При впроваджені цієї системи можна йти двома шляхами: запросити консультантів по управлінню, які за порівняно короткий час створять в організації систему управління персоналом, або ж прийняти на роботу спеціаліста (на посаду директора по персоналу, менеджера по персоналу, або начальника відділу кадрів), який самостійно зможе створити таку систему, працюючи при цьому як штатний співробітник.

Впровадження розробленої системи може проходити поетапно, коли окремі підсистеми, окремі напрями роботи впроваджуються послідовно, по відпрацьованій схемі:

1. Узгодження і підготовка до затвердження загального пакета документів, які регламентують роботу системи управління персоналом (або одного з складових її напрямків роботи) в організації

2. Підготовка і проведення нарад керівництва для розгляду цілей і завдань в галузі управління персоналом і загальній організації роботи по управлінню персоналом.

3. Затвердження пакета документів, які регламентують роботу системи управління персоналом.

4. Проведення навчання керівництва, з врахуванням тих змін в роботі, які будуть необхідні після впровадження в організацію розробленої системи управління персоналом, або окремих її складових.

5. Інформування працівників про цілі і зміст необхідних змін в роботі з персоналом є важливим елементом такої підготовчої роботи. Вона повинна вирішувати широке коло завдань, без вирішення яких важко розраховувати на успішне впровадження розробленої системи управління персоналом. Це такі завдання:

- зниження рівня напруги в колективі;

- підвищення зацікавленості працівників організації у впроваджуваних змінах;

- підвищення довіри працівників організації до рішень, які приймає адміністрація;

- пропаганда найбільш значних напрямів роботи з персоналом в межах системи, що впроваджується.

Навчання працівників, надання працівникам необхідної інформації, таких знань, які дозволять їм більш усвідомлено, більш активно брати участь у змінах що впроваджуються.

Безумовно, впровадження спроектованої системи управління персоналом в повному обсязі неможливе за один тиждень. Більш реальне впровадження найбільш важливих елементів системи в практику роботи організації поетапно, не більш 2-3 елементів системи одночасно.

Для того, щоб робота по удосконаленню системи управління персоналом не виявилась даремною, щоб ця робота, в кінцевому результаті, дала ефективні наслідки, необхідно щоб всі люди, які беруть участь у вирішенні цієї проблеми, могли дуже добре уявити собі весь обсяг роботи і загальні умови, які необхідні для успішного досягнення кінцевого результату.

Питання про створення системи роботи з персоналом і повноцінної кадрової служби вже встає коли кількість працівників наближується до 50. Спеціалісти по управлінню персоналом приймаються на роботу на підприємства з кількістю службовців від 100 до 150 чоловік, а служби управління персоналом створюються, коли кількість працюючих досягає 200-500 чоловік, в залежності від діяльності підприємства.

Залежно від розміру підприємства, специфіки його діяльності і традицій число і назва підрозділів служби управління персоналом можуть змінюватися.

В умовах реформування організаційних структур управління у відповідності з вимогами ринкової економіки повинно відбуватися поступове підвищення ролі кадрових служб, розширення функціональних обов’язків робітників кадрових служб, підвищення їх самостійності в розв’язанні кадрових проблем.

Отже, коли йде мова про формування і роботу служби управління персоналом необхідно враховувати два аспекти її функціонування: сфери діяльності і зміст роботи з персоналом (Рис.23.)

 

 

Планування персоналу

Аналіз кадрів

Забезпечення кадрами і їх оцінка

Навчання і перепідготовка кадрів

Компенсації: заробітна плата; пільги і послуги

Здоров’я і техніка безпеки

Трудові стосунки, колективний договір

 

А. Сфери діяльності служби управління персоналом.

Набір

Відбір

Розташування

Інструктаж

Навчання

Розвиток

 

Б. Зміст роботи з персоналом.

Рис.23. Основи функціонування служби управління персоналом.