Порядок опрацювання документів

З класифікації документів ми бачимо, що є документи бухгал­терського оформлення, тобто ті, які складаються бухгалтерами. Але більшість документів складаються не бухгалтерами, а робітниками різних господарських підрозділів: робітниками збуту, постачання, виробничих підрозділів, іншими підприємствами тощо. Після вико­нання (наприклад, після отримання товарно-матеріальних ціннос­тей згідно накладної) документи передаються до бухгалтерії, де опрацьовуються, тобто перевіряються, розцінюються, групуються, складаються бухгалтерські проводки, згідно яких господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку.

При перевірці документів звертають увагу на:

- законність операції (перевірка по суті);

- дотримання вимог щодо оформлення документів(формальна
перевірка);

- правильність арифметичних підрахунків (арифметична пере­
вірка).

При перевірці по суті перевіряється доцільність і законність операції, дотримання установчих документів, кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, достовірність підписів по­садових осіб на документі.

Арифметична перевірка полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі. Неправильно складені або неповно оформлені документи повертаються для дооформления особам, які склали ці документи.

Розцінка робиться в тому випадку, коли в документі є тільки натуральні (трудові) вимірники. Наприклад, в лімітно-забірної кар­тки. В цьому випадку бухгалтер проставляє ціни і суми. Якщо в документі є як обов'язковий реквізит грошовий вимірник (ціна і сума), такий документ розцінці не підлягає.

Групування документів у групи - це об'єднання однорідних за змістом документів у групи і запис результатів у групувальні відо­мості. Це робиться щоб не відображати в обліку кожний документ окремо, а відобразити їх однією сумою, поскільки документи одно­рідні за змістом.

Бухгалтерські проводки, як правило, пишуться на документі, яким оформлена господарська операція. Запис робиться від руки на вільному місці документа. На бланках окремих документів є спеці­альні графи для зазначення кореспондуючих рахунків. Від прави­льності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій. Це вимагає від об­лікових працівників високого рівня професіоналізму.

Всі документи, що пройшли опрацювання, повинні мати про це відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання. На касових документах пишуть від руки або ставлять штамп " Пога­шено" або " Виплачено" із зазначенням дати. В інших документах при ручному опрацюванні - дату відображення в бухгалтерському обліку, а при опрацюванні на ЕОМ - відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання.

Відобразити в бухгалтерському обліку - це значить записати в обліковий регістр.