Документи: їх призначення і види

Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за господарськими операціями, що здійснюється на підприємстві. Це спостереження відбувається за допомогою документів.

Документ - це письмовий доказ фактичного здійснення госпо­дарської операції. Документ дає право на здійснення господарських операцій. Бухгалтер не зробить жодного запису, тобто не зареєст­рує жодної господарської операції без відповідного документу, причому відповідним чином оформленого.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положен­ням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88. З допомогою документів забезпечується конт­роль за доцільністю і законністю господарських операцій. Попере­дній контроль здійснюють керівники підприємства. Підписуючи

документ, вони беруть на себе відповідальність за законність опе­рації, встановлюють її доцільність, необхідність для підприємства в даний час. Контролюючі органи (податкові, фінансові та інші) здій­снюють перевірки, використовуючи документи підприємства. До­кументи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства. Документи використовуються судовими органами при розгляді господарських спорів. Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським спосо­бом, з надрукованим текстом і графленням. Тому сама форма доку­менту мов би підказує, яку інформацію слід подати при її оформ­ленні. Такого роду документи, як правило, уніфіковані і стандарти­зовані. Уніфікація документів - це розробка єдиних форм докумен­тів для оформлення однотипних господарських операцій на підпри­ємствах і організаціях різних галузей і форм власності. Наприклад, уніфіковані майже всі банківські і касові документи, бланки аван­сових звітів та інші.

Стандартизація - це встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (гро­шові чеки, векселі, доручення та ін.) складають на спеціальних бла­нках, які виготовляються так, щоб їх не можна було підробити (внести якісь виправлення). Такі бланки друкують на папері з водя­ними знаками або вони мають інші елементи захисту від підробок, їх називають бланками суворої звітності і за їх використанням встановлюється особливий контроль.

Але існують і неуніфіковані і нестандартні документи. В біль­шості випадків вони є внутрішніми документами підприємства або оформляються ними, як правило, специфічні господарські операції, які зустрічаються рідко. Тому в практичній роботі бухгалтера зу­стрічаються ситуації, коли бухгалтер сам складає документ. Щоб скласти документ, необхідно знати обов'язкові реквізити¹ будь-якого документу. Це: назва підприємства, від імені якого складено документ, назва документу, його номер, дата складання (число, мі­сяць, рік), зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, грошові, трудові), підписи посадових осіб, відповідальних за здійс­нення операції і правильність її оформлення. Безумовно, в залеж-

^{_______________________________________________________________________________}

¹ Показники, що містяться в документі і характеризують операцію називаються реквізита­ми (від латинського recvisitum — потрібне, необхідне)

ності від характеру господарської операції, в документах наводять­ся і інші реквізити.

Бухгалтерські документи класифікуються за різними ознаками: за призначенням, за характером задокументованих операцій, за обсягом операцій, за способом використання, за змістом скла­дання, за кількістю відображених об'єктів, за технікою скла­дання і опрацювання і т.д.