Глава 2. Процесс управления организацией

2.1. Содержание управленческой деятельности.

2.2. Основные функции управления. Особенности управления большим и малым коллективом. Факторы, влияющие на структуру управления.

2.2.1. Функция планирования. Система планов организации.

2.4.2. Планирование в организации.

2.4.3. Современные подходы к стратегическому планированию и его роль.

2.4.4. Цели, миссия и видение организации.

2.4.5. Классификация целей организации.

2.4.6. Построение дерева целей.

2.4.7. Организация выполнения планов.

2.4.8. Функция мотивации в управлении

2.2.9. Функция и методы контроля в организации

2.5. Норма управляемости.

2.6. Основы управления рабочим временем.

Контрольные вопросы.

Содержание управленческой деятельности.

 

Среди многообразия проблем теории и практики управления ведущее значение принадлежит комплексу вопросов по содержанию собственно управленческой деятельности и индивидуальной деятельности руководителя.

Изучение управленческой деятельности объективно выступает главной проблемой теории управления, позволяя совершенствовать практику управленческой деятельности. От правильного понимания сущности и содержания управленческой деятельности во многом зависит решение всех других управленческих проблем и формирование должного представления о науке и практике управления. Основная цель данной главы - охарактеризовать сущность и содержание управленческой деятельности, её механизм и определить закономерности ее взаимодействия с главными составляющими функционирования организации.

Управленческую деятель­ность можно представить как процесс координирования и целе­направленной интеграции деятельности других людей и подсистем по обеспе­чению эффективности и результативности деятельности организа­ции.

Основными структурными составляющими управленческой деятельности являются такие психологические компоненты, как миссия, видение, цель, мотивация, информация, принятие решения, планирование, индивидуально-психологические свойства субъекта, психические процессы (когнитивные, эмоциональные, волевые), контроль, корректировка и др.

Синтетическая природа управленческой деятельности как индивидуально-совместной определяет ее принадлежность к особому, специфическому типу деятельности и обусловливает наличие у нее ряда психологических особенностей. Она характеризуется не прямой, а опосредованной связью с конечными результатами функционирования организации. Руководитель обычно непосредственно сам не участвует и не должен участвовать в создании конечных результатов. Руководить значит выполнить работу руками других. По данному признаку управленческая деятельность дистанцируется от исполнительской. Чем в большей степени управленческая деятельность концентрируется вокруг неисполнительских функций и освобождается от непосредственно исполнительского труда, тем выше ее эффективность (Рис.2.1).

Управленческая деятельность по определению предполагает воздействие на других людей в целях организации их совместной деятельности. В этом заложена специфичность управленческой деятельности: ее предметом, объектом воздействия являются субъекты – люди, которые характеризуются качественно иным уровнем сложности по сравнению с «неодушевленными» объектами. Это определяет специфику управленческой деятельности, в которой, во-первых, субъект и объект труда являются идентичными по сложности своей организации и тождественными по своим психологическим особенностям, во-вторых, руководитель имеет дело с трудовым коллективом, между членами которого складываются закономерные социально-психологические отношения. Эта специфика составляет важный фактор как самой управленческой деятельности, так и руководителя.

 

Рис. 2.1 Специфический характер управленческой деятельности

Управленческая деятельность специфична и по своему процессу. Ее суть - организация деятельности других людей, т.е. деятельность по организации деятельностей.

По содержанию управленческая деятельность представляет реализацию определенных универсальных управленческих функций (планирования, прогнозирования, мотивирования, принятия решения, контроль и др.). Система этих функций присуща любой управленческой деятельности, независимо от ее конкретного вида.

 

Суть управленческой деятельности определяют разнообразие конкретно выполняемой руководителем работы, ее кратковременность и фрагментарность. Эти качества являются отличительной характерис­тикой управленческой деятельности.

Целью управленческой деятельности является обеспечение эффективного функционирования организации, которая представляет социотехническую систему из двух составляющих: технологической и человеческой (социальной). Именно это определяет две взаимосвязанные составляющие управленческой деятельности: обеспечение технологического процесса и организацию межличностных взаимодействий.

 

Специфический характер управленческой деятельности определяется также двойственным характером организационного статуса руководителя. В силу своего иерархически высшего положения руководитель стоит над коллективом и одновременно является членом данного коллектива, что порождает трудности практического характера. Руководитель должен одновременно сочетать формальные и неформальные лидерские черты при сохранении иерархического начала - соблюдения дистанции.

Ещё одним специфическим признаком управленческой деятельности является сочетание её двух основных принципов: иерархического (субординационного) и коллегиального (координационного) с достижением их оптимальности.

Условия осуществления управленческой деятельности также можно отнести к её специфическому характеру (Рис. 2.2). Здесь выделяют внешние и внутренние условия. К внешним условиям относятся временные ограничения, информационная неопределенность, ответственность за конечные результаты, нерегламентированность труда, ограниченность ресурсов, возникновение экстремальных, стрессовых ситуаций. К внутренним условиям относятся вынужденность одновременного выполнения многих действий и решения многих задач, противоречивость законодательства, неясность и иногда отсутствие оценочных критериев эффективности деятельности, множественная подчиненность руководителя различным вышестоящим инстанциям и обусловленная этим противоречивость требований с их стороны.

 

 

 

Рис.2.2. Условия осуществления управленческой деятельности

 

Организационный статус руководителя вносит особенности в управленческую деятельность, из которых следует выделить:

· двойная принадлежность – как руководитель подразделения входит в состав вышестоящего органа, что обеспечивает согласованность и координацию действий;

· ответственность за функционирование организации (подразделения) в целом, а не за работу её отдельных частей;

· большие возможности влиять на организацию (подразделения) в целом (Рис. 2.3).

 

Управленческая деятельность отличается от других сфер деятельности психологическими особенностями, которые имеют разную степень проявления в зависимости от уровня руководителя – от занимаемой должности в иерархической лестнице. Чем выше иерархический статус, тем сильнее проявляются эти психологические особенности и наоборот. Иерархия управленческой деятельности имеет два полюса: низшие уровни управления небольшими группами и высшие уровни руководства крупными организациями.

 

 

 

Рис.2.3. Организационно-статусные особенности

управленческой деятельности

 

При этом выделяют три категории управленческих должностей, содержание деятельности которых существенно различается по степени проявления особенностей управленческой деятельности (Рис.2.4). Это — уровни руководителей низшего, среднего и высшего звена.

 

 

Рис.2.4. Три категории управленческих должностей

и их управленческие особенности

 

Руководители низшего звена принадлежат к организационному уровню, который находится непосредственно над работниками - исполнителями. Типичный пример — мастер, заведующий отделом, заведующий кафедрой.

Руководители среднего звена координируют и контролируют работу руководителей низшего звена. Этот тип руководителей разнообразен и многочислен, что привело к его разделению на два подуровня — на верхний и низший уровни среднего звена. Примеры руководителей среднего уровня — декан в вузе или директор института, директор филиала в компании.

Руководители высшего звена возглавляют крупные частные и государственные организации, находятся на самом верху иерархической лестницы, отвечают за их деятельность, за выработку стратегических решений и их политику в целом. Численность руководителей этого уровня значительно уступает численности двух предыдущих. Но степень влияния на организацию существенно больше по сравнению с двумя предыдущими. Руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на облик организации в целом.

Личностные качества руководителя вносят отпечаток субъективности в управленческую деятельность. Степень этой субъективности во многом зависит от статусно-иерархического уровня руководителя.

На всех уровнях и подуровнях сохраняются все основные психологические признаки управленческой деятельности, её качественные особенности. В то же время степень проявления этих особенностей различна.

Управленческая деятельность как и другие сферы деятельности обладает присущими только ей общими чертами, из которых следует выделить: прикладной характер, интеллектуальное содержание, информационность, коллективность, комплексность, социально-психологический характер, полнота ответственности, сбалансированность, разделение и кооперация, концентрация полномочий и ответственности, правовой характер (юридическая заданность) (Рис. 2.5).

 

 

 

Рис. 2.5. Общие черты управленческой деятельности

 

Прикладной характер. Управленческая деятельность сама по себе в отрыве от социально-экономической деятельности человека не имеет ценности. Она предназначена для реализации целей и функций управления в конкретных сферах человеческой деятельности. Поэтому её следует рассматривать как комплекс наработанных человеком навыков, умений, способов, средств и действий человека в сфере управления.

Интеллектуальное содержание представляет интеллектуальную деятельность руководителя по разработке, принятию и реализации решения и включает умственные и творческие усилия, без которых невозможно выполнение управленческих функций.

Социально-психологический характер, во-первых, отражает специфику управленческой деятельности, сопряженную с проявлением воли и выполнением обязательных конкретных действий, во-вторых, требует подчинения собственного «эго» («Я») выполнению поставленных задач, подчинения и исполнения работы в определенном коллективе, в составе команды, напряжения личных качеств и согласования своих действий с общими целями.

Информационность. Управленческая деятельность связана со сбором и обработкой значительного массива информации, на основе которого принимаются управленческие решения. Качество информации и её анализа определяют эффективность принимаемых решений и в целом эффективность управления.

Коллективность предполагает осуществление управленческой деятельности в коллективе, взаимодействие коллективов разных подразделений внутри организации и с посторонними организациями и социальными группами. Структуризация управления по подразделениям и должностям создает логическую схему для упорядочивания коллективного труда управленцев. Координация и согласованность отдельных звеньев управленческой системы создает условия для её эффективности и оптимизации.

Комплексность управленческой деятельности означает сбалансированное использование всех управленческих составляющих (человек, информация, планирование, контроль, технические средства) для достижения рациональности и эффективности управления. Комплексность также означает обеспечение взаимосвязанности всех функций управления по вертикали и горизонтали.

Полнота ответственности управленческой деятельности предполагает ответственность каждого управленческого органа за достижение поставленных целей и выполнение управленческих функций.

Сбалансированность целей всех звеньев нижестоящего уровня управления по отношению к целям вышестоящего уровня обеспечивает своевременность и эффективность решения всех задач и достижения поставленных целей.

Разделение и кооперацию управленческих действий между звеньями и уровнями управления обеспечивает экономическую эффективность управленческой системы.

Концентрация полномочий и ответственности при решении каждой конкретной задачи позволяет рационально перераспределять компетенции на каждом уровне управления по горизонтали и делегировать полномочия по вертикали.

Правовой характер или юридическая заданность устанавливают правила и нормы управленческой деятельности, определяют её компетенцию, сферу деятельности, способы выполнения управленческих функций.

Повседневная управленческая деятельность – это процесс управления, состоящий из отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения поставленных целей. Процесс управления решает две задачи: тактическую, которая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления, и стратегическую, которая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние. Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбор, обработка, анализ информации; разработка и принятие решений и организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Управленческий процесс объединяет управленческий труд, его предмет и средства и реализуется в определенном продукте. Предметом и продуктом труда в управлении является информация, принимающая после сбора и обработки форму решения, которое служит руководством для осуществления конкретных действий.

Эффективность управленческой деятельности зависит от профессионализма управленцев и управленческого аппарата, оснащенности современным оборудованием и технологиями (включая программное обеспечение обработки информации), средствами обработки и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы), средствами группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки), средствами оперативной связи, мебелью.

Сложность управленческой деятельности обусловлена, во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связями между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов; во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции; в-третьих, степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Руководитель, принимая решения, берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.

По содержанию управленческая деятельность разнообразна и бывает: коммуникационной (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки); распорядительной и координационной (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и выдача заданий, инструктирование); контрольно-оценочной (проверка своевременности и качества выполнения заданий); аналитико-конструктивной (изучение информации и подготовка решений); информационно-технической (с носителями информации) на которые уходит 10-15% рабочего времени; первично-счетной и учетной.

Управленческая деятельность немыслима без управленческой технологии, которая включает методы и способы выполнения управленческих операций в определенной последовательности и рациональном распределении между исполнителями с учетом их квалификации и затрат времени. Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерная загрузку исполнителей. В основе управленческих технологий лежат производственные и информационные потоки, а также совокупность знаний о методах и приемах действий управленческих работников по выполнению управленческих операций.

Управленческие технологии – это динамичный процесс постоянного развития и совершенствования Свою лепту в него внесли все предшествующие цивилизации, включая религиозные организации средневековья и прежде всего римскую католическую церковь, которая способствовала созданию территориальной иерархической структуры управления. Каждая промышленная революция и затем НТП обостряли конкуренцию, которая принуждала предпринимателей разрабатывать и внедрять более эффективные технологии и стратегии управления предприятиями и требовать от теории управления более совершенных инструментов управления. Современные технологии управления должны отвечать двум требованиям: быть минимально сложными и минимально трудоемкими.

Из управленческих технологий следует выделить: линейную технологию, технологию управления по отклонениям, технологию управления по ситуации, технологию управления по результатам, технологию управления по целям, технологию поискового управления (Рис.2.6).

Линейная технология характеризуется строгой последовательностью отдельных фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом. Данная технология используется в типовых случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели, например, при управлении движением поездов, работой оборудования и пр.

При невозможности точно оценить положение дел, выделить ключевую проблему и наметить однозначную цель, технология управления может быть разветвленной. В этом случае разрабатывают несколько параллельных решений достижения цели. Обычно это имеет место в сфере научных исследований.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.6. Управленческие технологии

 

В технологии управления по возникшим отклонениям учитывается, что частично эти отклонения вообще не требуют корректировки, поскольку при незначительных отклонениях исполнители могут самостоятельно разобраться с ними. И только при значительной величине отклонения требуется вмешательство руководителя. Такой подход позволяет руководителю не отвлекаться на пустяки и дает возможность сосредоточиться на главных проблемах. Однако он требует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к формализации и бюрократизации процесса управления.

Технология управления по ситуации применяется в условиях высокой неопределенности осуществления самого процесса управления. Она предусматривает действия по складывающимся обстоятельствам, подстройку под них с тем, чтобы наиболее эффективно обеспечить решение существующих проблем. Обычно это имеет место в сложных экономических условиях. Фазы управленческого процесса часто независимы друг от друга, и руководитель принимает оперативные решения на основе постоянного наблюдения и анализа за изменениями, которые происходят во внешней и внутренней среде организации.

Технология управления по результатам применяется при отсутствии определенности ситуации и расплывчатости конечной цели. В этом случае в зависимости от степени достижения запланированных результатов уточняются последующие управленческие действия. Такая технология часто применяется, например, при управлении войсками в боевых условиях.

Технология управления по целям ориентируется на стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, сформулированных работниками совместно с непосредственным руководителем и зафиксированных в специальном документе.

Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но невозможности точно оценить ситуацию или проблему. Тогда решение разрабатывается, исходя из цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуации. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности перспектив. Например, разработка и реализация долгосрочных планов развития при неясности тенденций ценообразования на мировых сырьевых рынках.