Информационные технологии 2 страница

виготовлення і переробка хімічної продукції; оптова і роздрібна тор­гівля, банківська і страхова діягьність.

2. Сполучник та має менший спектр використання, ніж сполучник /. Він функціонує здебільшого в межах речення, з'єднує однорідні ряди, але рідко - речення. Основна властивість сполучника та - тісно спо­лучати, напр.: становлення та розвиток; продовольчі та непродово­льчі товари; Це вимагає широкого міжнародного розуміння та орга­нізованого співробітництва.

3. Існують парні двочленні єднальні сполучники: не тільки... а (але) й, не лише... а (але) й, як... так їта ін. Використання їх супроводжу­ється чітким правилом: перша частина сполучника стоїть біля першо­го члена ряду, друга - біля наступного, тобто сполучники мають по­єднувати справді однорідні члени речення. Наведімо приклад по­милкової побудови: Унікальними і рідкісними книгами можуть користуватися не лише студенти медичного університету, а й ін­ших вищих навчальних закладів міста; Треба активно займатися не тільки збиранням, а й провести аналіз зібраних експонатів регіону. Приклад правильного вживання: Екологічна культура реалізується через різноманітні види екологізації людської діяльності як у сфері виробництва, так і в сфері споживання.

4. Протиставний сполучник але має обмежувальний відтінок, спо­лучник а заперечує різкіше. Розмір однорідного ряду з розділовими сполучниками чи, або, зазвичай, невеликий.

Типовими помилками, окрім нелогічної побудови, можуть бути помилки, пов'язані з граматичним вираженням, як-от:

а) поєднання різнотипних морфологічних та синтаксичних одиниць:
Я люблю читати і футбол; Ми зібралися поговорити і щоб вирішити;

б) граматична непоєднаність із словом, яке пояснює однорідні чле-
ни: Квитки потрібно пред 'являти на вимогу кондуктора вагона або
громадському контролерові;

в) відмінкова форма однорідних членів речення не збігається з фор-
мою узагальнювального слова: Нам читають лекції з таких дисцип-
лін: макроекономіка, з вищої математики. Важливим для стрункості
тексту є також однотипне частиномовне вираження однорідних чле-
нів, що йдуть після узагальнювального слова, напр.: Передумови за-
кінчення реформи були такі: нагромадження досвіду емісійного фі-
нансування суспільних потреб, зниження темпів падіння виробництва,
створення механізму грошово-кредитного регулювання, подальша де­централізація валютного ринку, помітна стабілізація політичної ситуації. Помилкою було б таке поєднання, напр.: Грошова реформа в Україні ставила три мети: створити національну грошову систему, забезпечити сталість національних грошей, забезпечення функціо­нування нової грошової системи. Така помилка часто характерна для формулювання завдань у курсовій чи дипломній роботі студентів. По­трібно з 'ясувати, класифікувати, проаналізувати, створити, оціни­ти, узагальнити, але з'ясування, класифікація, аналіз, створення, оцін­ка, узагальнення.

Правильна побудова однорідних рядів забезпечує чіткість і логіч­ність висловленої думки. У діловій сфері однорідні ряди наявні в ба­гатьох ділових паперах (характеристиці, резюме, наказі, рекламному оголошенні та ін.). У науковому стилі цей вид ускладнення структури простого речення потребує ще більшої уваги.

 

§ 4. Координація присудка з підметом

Діловий стиль вимагає особливої чіткості в погодженні головних членів речення - підмета й присудка. Підмет у діловому тексті часто виражається цілісним за значенням сполученням слів, тому виника­ють варіанти погодження присудка з підметом. В одному випадку пе­реважає погодження за змістом, в іншому - за формою. „Зміст і фор­ма... - розмірковує щодо цього В. Кононенко. - Головним...у цьому „союзі" є, звичайно, зміст. Мовна форма підпорядкована його вира­женню. Правильно передані граматичні відношення допомагають як­найповніше розкрити, що саме хотів повідомити мовець." ⁴. Розгляньмо особливості координації присудка з підметом докладніше.

1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 71, 161 тощо), то присудок ставиться у формі однини: 21 студент склав залік; 161 делегат зареєструвався на конференції,

Якщо перед підметом стоять займенники-означення у формі мно­жини (усі, ці, ті, ваші), дієслово узгоджується із займенником у мно­жині: Усі 31 учень вибігли в коридор.

4 Кононенко В. І. Сила слова. - К., 1976. - С. 55.

1. Якщо числівник у складі підмета закінчується на два, три, чо­тири, присудок ставиться у формі множини. Однина можлива тоді, коли повідомлення фіксує певний факт як підсумок або коли повідом­ленню надається безособового характеру, напр.: Було звільнено три працівники.

3. При підметах із числівниками від п 'яти і більше (сто двадцять
робітників, дев ятнадцять депутатів, п 'ять підприємств тощо) при-
судок може стояти і в однині, і в множині:

а) однина свідчить про цілісність, внутрішню нерозчленованість
предмета, наголошує на кількості виконавців, а не дії {Сімдесят шість
студентів взяло участь у конкурсі „Найкращий студент року "); при-
судок в однині стосується підмета-назви неістоти (П 'ять яблунь цього
року добре уродило); форму однини зумовлює присудок у препозиції
{Прибуло ще десять делегатів); присудок в однині буде тоді, коли скла-
дений підмет означає часовий відрізок - вік людини, кількість років,
годин (Минуло двадцять років);

б) множина свідчить про активність дії (Кілька бійців стійко три-
мали оборону); самостійність дії (Шість аспірантів склали іспит до-
строково); присудок стоїть у постпозиції (Шість учасників пленуму
дали прес-конференцію). Якщо до складу підмета входять збірні чис-
лівники (двоє, троє, четверо, п 'ятеро та ін.), то можливі обидві фор-
ми присудка (Двоє студентів прийшли /Двоє студентів прийшло).

4. Підмети зі словами низка, частина, більшість, меншість, ба­гато, чимало, кілька, декілька, трохи (кількісними іменниками та неозначено-кількісними числівниками) вимагають від присудка фор­ми однини (Більшість студентів нашої групи гарно вчиться; Декіль­ка учасників конференції виступило на пленарному засіданні). Мно­жина вживається тоді, коли підмет чи присудок - однорідні члени (Чимало приватних засновників і потенційних інвесторів чекають на сприятливіший інвестиційний клімат) або коли підмет і прису­док відділені підрядним реченням (Частина осіб, які мають почат­ковий рівень підготовки, розпочинають навчання; Багато фірм, які володіють достатніми інвестиційними ресурсами, досягли комер­ційного успіху).

5. При складеному підметі, вираженому прийменниковим сполучен­ням іменника у називному відмінку з іменником в орудному відмінку, присудок ставиться у множині, якщо вказує на рівність двох осіб (Сту­денти з викладачами добре підготувалися до зустрічі відомого науков­ця). Однак, якщо іменник в орудному відмінку супроводить називний,

 

є додатком, тоді присудок узгоджується лише з простим підметом в однині (Він із сестрою пішов до тітки).

6. При підметі, вираженому займенником хто, присудок ставиться в однині (Усі, хто прибув на конференцію, мають зареєструватися).

7. Коли підметом є словосполучення із займенниками дехто, дещо, ніхто та ін., присудок вживається в однині (Дехто з присутніх учас­ті у голосуванні не брав).

8. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменни­ком іншого, ніж підмет, роду, присудок у цих випадках узгоджується в роді з підметом, а не прикладкою (означенням, яке дає предметові іншу назву). Прикладкою є поняття вужче, видове, а підметом - ширше, родове (Музей-садиба письменника відкрився торік; Виставка-про-даж була влаштована у Палаці мистецтв).

9. Коли підмет виражений родовою та власною (умовною) назвою, присудок узгоджують із загальною, родовою назвою (Банк „Надра " /Банк „Мрія " / Банк „Інтелект " оголосив про збільшення видів по­слуг). У разі відсутності родового поняття, якщо умовна назва відмі­нювана, присудок узгоджується з нею граматично - за родом, чис­лом („Аваль" надав кредити), якщо вона невідмінювана, то прису­док узгоджується з відсутнім родовим поняттям, напр.: „ІНКО" запропонував нові послуги.

10. Якщо підмет виражений абревіатурою, присудок орієнтується на граматичний рід ключового слова (УНІАН (агентство) оголосило про прес-конференцію; ДНУ (університет) був заснований 1661 року). Якщо абревіатури морфологізувалися як іменники, присудок узгоджу­ється з їхніми граматичними ознаками роду, числа (ВАК (Вища атеста-ційна комісія) прийняв ухвалу).

 

§ 5. Складні випадки керування

Синтаксичні норми часто пов'язані зі способом підрядного зв'язку слів у словосполученні - керуваннням. Керування - синтаксичний зв'язок слів, при якому залежне слово має той відмінок, якого вимагає головне слово. Моделі поєднання слів таким підрядним зв'язком відо­бражають специфіку мови, закономірності сполучуваності слів.

Керування може бути пряме (безприйменникове) - одержати рек­ламації, обирати депутата і опосередковане (прийменникове), тобто залежне слово приєднується до головного за допомогою прийменника — одержати від заводу, чекати на подругу. Воно також буває сильне і слабке. При сильному керуванні - наявність залежного слова зумов­люється семантикою керуючого слова (читати книжку, виконати до­ручення, скаржитися на втому), слабкому - виступає між словами, між якими зв'язок, хоч і можливий, але зовсім не обов'язковий (пода­рунок від брата, подарунок для брата)⁵.

Типові порушення в побудові словосполучень, пов'язаних зв'язком керування, є результатом низького мовно-культурного рівня, недостат­нього знання української мови. Перевірте, наприклад, чи правильні від­мінки вживаєте: завідувач кафедри, командувач армії, згідно з наказом, відповідно до розкладу, усупереч проханню, ужити заходів. Складни­ми випадками керування, що можуть призвести до помилок, є:

1) близькозначні слова-синоніми можуть вимагати різних відмінків:
оволодіти (чим?) англійською мовою — опанувати (що?) англій-
ську мову

навчатися (чого?) мови - вчити (що?) мову властивий (кому?) — характерний (для кого?) багата (на що?) - славиться (чим?) сповнений (чого?) - наповнений (чим?) дорівнювати (чому?) - рівнятися (на що?) торкатися (чого?) - доторкатися (до чого?) знущатися (з кого?) - збиткуватися (над ким?) та ін.;

2) слова-пароніми мають не тільки різне значення, а й різне керу-
вання (чи можливості керування):

оснований (на чому?) на правилах - заснований (ким?) науковцем повстати (на що? проти чого?) на боротьбу - постати (перед чим?) перед очима;

стилізований (під що?) під старовину - стилістичний аспект форсувати (що?) справу - форсити (чим?) модним взуттям переможений (у чому?) у змаганні — переможний наступ підсумовувати (що?) витрати — сумувати (за чим?) за літами та ін.;

5 Загнітко А. Теоретична граматика української мови. Синтаксис. - Донецьк, 2001. -С. 55 - 58.

3) нерозрізнення керування в українській і російській мовах: одна-
кове за значенням дієслово у різних мовах може вимагати від додатків
неоднакових відмінкових форм:

 

дякувати (кому?) учителеві — благодарить (кого?) учителя завдавати (чого?) шкоди - причинять (что?) вред постачати (що?) зброю - снабжать (чем?) оружием потребувати (чого?) ліків - нуждаться (в чем?) в лекарствах наслідувати (кого?) актора - подражать (кому?) актеру вибачте (кому?) мені - извините (кого?) меня повідомити (кого?) його - сообщить (кому?) ему навчити (чого?) грамоти - научить (чему?) грамоте набути (чого?) досвіду — приобрести (что?) опыт не минути (чого?) кари - не уйти (от чего?) от наказания не перебирати (чого?) висловів — не стесняться (в чем?) в выра­жениях

припадати (до чого?) до душі - приходиться (по чем?) по душе радіти (за кого? з чого?)-радоваться (кому? чему?) та ін.;

4) неправильне використання прийменників. Вони можуть бути зай-
ві, напр.:

декларуючи про передачу землі - треба декларуючи передачу землі майте про це на увазі - треба майте це на увазі вага досягає до 60 кг - треба вага досягає 60 кг немає сумнівів про те, що... — треба немає сумнівів, що... не поступаються за рівнем - треба не поступаються рівнем повниться від щастя — треба повниться щастям та ін., або, навпаки, правильними будуть конструкції з прийменниками, напр.:

скупий словами - треба скупий на слова хворий грипом — треба хворий на грип

уболівання нашою долею — треба уболівання за нашу долю та ін.;

5) помилки у прийменниковому керуванні дуже часто стосуються
вживання прийменника по і пов'язані з упливом російських конструк-
цій, у яких € цей прийменник. Варто запам'ятати основні відношення,
які виражає прийменник по в українській мові. Він може означати зо-
крема мету дії (піти по гриби, по воду, по хліб, по молоко, по лікаря),
місце і напрямок дії (по всій долині, рух по поверхні, покотитися по
підлозі), вказувати на сферу діяльності (колеги по роботі, подруги
по навчанню), на кількісні відношення (по 10 осіб у групі, по 8 годин
на добу). У багатьох випадках використання прийменника по непра-
вильне, замість нього потрібно вживати інші прийменники або взагалі

8 5-354

безприйменникову конструкцію. Наведімо приклади типового пере­кладу російських прийменникових структур:

а) прийменником з:

лекции по математике — лекції з математики

конференция по экономической статистике — лекції з економічної статистики

по вине подчиненного - з вини підлеглого

проректор по научной работе - проректор з наукової роботи

исследования по проблеме безработицы — дослідження з проблеми безробіття

по многим причинам - з багатьох причин

по инициативе предприятия — з ініціативи підприємства

по всякому поводу - з усякого приводу

по необходимости - з (доконечної) потреби

по техническим причинам - з технічних причин

б) прийменником за:

по итогам квартала - за підсумками кварталу по указанию декана - за вказівкою декана по приказу ректора - за наказом ректора по специальности — за фахом

по собственному желанию - за власним бажанням

работать по совместительству — працювати за сумісництвом

по факту - за фактом

жить по адресу - мешкати за адресою

прибыл по назначению - прибув за призначенням

по примеру - за прикладом

по натуре - за вдачею

по привычке — за звичкою

па нашим подсчетам — за нашими підрахунками по результатам - за результатами по всем правилам — за всіма правилами

в) прийменником на:

называть по имени — називати на ім 'я

по просьбе коллеги — на прохання колеги

по требованию коллектива — на вимогу колективу

по заказу телезрителей — на замовлення телеглядачів

по приглашению — на запрошення

садиться по местам - сідати на місця проживать по улице - мешкати на вулиці рассуждения по теме - міркування на тему расходы по бюджету - видатки на бюджет

г) прийменником у:

по делам службы — у службових справах по направлению к городу - у напрямку міста встречаться по выходным — зустрічатися у вихідні осталось по наследству — залишилось у спадок комиссия по делам молодежи — комісія у справах молоді

д) прийменником через:
по болезни — через хворобу

по уважительной причине — через поважну причину

по невнимательности — через неуважність

списать по негодности — списати через непридатність

е) прийменником для:

комитет по борьбе с коррупцией - комітет для боротьби з коруп­цією

комиссия по изучению условий труда—комісія для вивчення умов праці задачи по проведению профилактики—завдання для проведення про­філактики

план по созданию — план для створення

отпуск по уходу за ребёнком — відпустка для догляду за дитиною

є) прийменником щодо:

по отношению к делу - щодо справи

рекомендации по улучшению - рекомендації щодо поліпшення меры по усилению борьбы - заходи щодо посилення боротьби

ж) прийменником після:

по окончании института — після закінчення інституту по прибытии поезда — після прибуття поїзда по истечении срока — післі закінчення терміну по возвращении — після повернення

з) без прийменника:

поговорить по душам — поговорити відверто

по поште — поштою

по телефону — телефоном

по вторникам - щовівторка

схема по обслуживанию - схема обслуговування план по продаже - план продажу та ін.;

6) часто вживається за російським зразком прийменник при. В укра-
їнській мові він має відповідники з прийменниками:

за: при жизни ученого — за життя ученого, при этих условиях - за цих умов;

під час: при встрече — під час зустрічі, при чтении — під час чи­тання;

з / зі: при мне - зі мною;

у: при мне билет - у мене квиток, при всех - у присутності всіх. Часові відношення можна виражати іншими синтаксичними конс­трукціями, напр.:

при обработке данных — коли опрацьовують відомості

при этих словах — сказавши це

при подписке газеты — передплачуючи газету;

7) причиною порушення синтаксичних норм може бути ситуація,
коли біля дієслів, які вимагають неоднакових відмінків, уживається
спільний додаток, напр.: Я люблю (що?) і захоплююся (чим?) футбо-
лом; Ми маємо прагнути до вдосконалення (чого?) і повного опану-
вання (чим?) методами; Оцінці підлягають і якості людей, важливі
для самого процесу організації і управління, які сприяють (чому?) чи
ускладнюють (що?) здійснення процесу, впливають (на що?) і спря-
мовують (що?) його. Про цей тип помилки було згадано тоді, коли
йшлося про вимоги до побудови однорідних членів речення.

Дотримання синтаксичних норм керування сприяє чіткості форму­лювання, точності викладу, а отже, зрозумілості, дохідливості ділового чи наукового стилю.

 

Розділ 6 ДОКУМЕНТ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

 

§ 1. Документ, його функції. Класифікація документів

Документ (з лат. аоситепгит - повчальний приклад, спосіб веден­ня) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного зако­нодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використову­ють у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрі­шньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є під­ставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової ро­боти, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службо­ві, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська¹.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чин­них стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

 

Див.: Ділова українська мова: Посібн. для студентів вузів / За ред Н.Д. Бабич. -Чернівці, 1996. -С. 81.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змо­гу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організува­ти чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений до­кумент є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього праців­ника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з докумен­тами.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на²:

1. За способом фіксації інформації:

- письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарсь­ких пристроїв та розмножувальної техніки;

- графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схе­ми, плани);

- фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

- фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої систе­ми звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час про­ведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

2 Класифікацію документів подаємо за: Бибик СП., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К., 1997; Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібн. - 3-тє вид. - К., 2001.

- організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, прави­ла, інструкції тощо);

- розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється роз­порядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, нака­зи, вказівки, ухвали тощо);

- інформаційні - документи, що містять інформацію про фактич­ний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпоряд­чих документів і мають допоміжний характер порівняно з організа­ційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки,

протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)³.

3. За назвою:

- заява;

- автобіографія;

- резюме;

- протокол;

- наказ;

- доручення;

- розписка тощо.

4. За походженням:

- службові - документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

- особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5. За місцем складання:

- внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

- зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різни­ми установами, організаціями чи службовими особами, що їх пред­ставляють (вхідні та вихідні документи).

6. За формою:

- стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язко­вими, строго регламентованими правилами. Документи високого рів­ня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським спосо­бом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкрет­ному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

' За цією класифікаційною ознакою А. Коваль визначає такі види документів, як роз­порядчі, статутні, виконавчі, інформаційні. А. Діденко взагалі не виділяє цієї кла­сифікаційної ознаки і розподіляє такого типу документи відповідно до змісту на організаційно-розпорядчі (організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадро­вих питань, особові офіційні), фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо.

- нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розгляда­ють згідно з черговістю надходження;

- термінові - документи, термін розгляду яких визначено зако­ном, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також доку­менти, що мають позначку „Терміново" або „Дуже терміново".

8. За ступенем гласності:

- несекретні (звичайні, для службового користування);

- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - до­кументи цього виду мають спеціальну позначку „Таємно" або „Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримі­нальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник;

- копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види ко­пій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - дру­гий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

- прості - містять інформацію з одного питання;

- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у ме­жах 10 років;

- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну дав­ності.

12. За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

- загальні;

- з адміністративних питань;

- спеціалізовані — сукупність документів, які взаємодіють, створю­ють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юри­дичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в прак­тичній діяльності.

 

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів⁴:

Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класи­фікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлін­ської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізи­ти, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформа­цію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст - дослівне відтворення постійної ін­формації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого запов­нення (змінні реквізити).

Встановлено два види бланків: І) загальний (для виготовлення на­казів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для служ­бових листів.

5 Докладніше про вимоги до виготовлення бланків організаційно-розпорядчих до­кументів див.: Діденко А.Н. Зазнач, праця. - С. 16-23.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210x297 мм) або формату А5 (148x210 мм)⁵. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, під­вищує культуру ділового спілкування.

Для бланків документів установлено два варіанти можливого роз­ташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташу­вання реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній дер­жавним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва орга­нізації разом із назвою вищої інстанції.