Делопроизводство и документоведение

 

Любой орган государственной власти в процессе своей деятельности в той или иной степени имеет дело с документами, их подготовкой, принятием, сохранением, исполнением и пр. В документах отражается их многогранная управленческая деятельность.

Делопроизводство – это совокупность процессов, которые обеспечивают документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами.

Необходимость осущ. надлежащего делопроизводства и его совершенствование обусловлено такими факторами:

1. усложненность функций государственного управления повышает требования к созданию документов, их оформлению и обработки;

2. рационализация работ с документами – важное направление повышения эффективности управленческого труда, которое позволяет избегать непоправимых временных потерь, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном решении конкретных управленческих вопросов;

3. обеспечение прав и интересов граждан, которые вступают в правоотношения с государственными органами.

Основными аспектами делопроизводства явл:

1.юридический аспект - обеспечение законности и дисциплины в

сфере делопроизводства, необходимости официального закрепления требований, которые предъявляются к документам соответствующими нормативно-правовыми актами, и безусловно их соблюдение;

2.организационный аспект – проявляет в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношений организационного характера, которые возникают между органами государственной власти, предприятиями, организациями по отношению создания документов, их движения, обработки;

3.экономический аспект – связан с экономической целесообразностью, оптимальностью его осуществления.

Особое значение делопроизводство приобретает в осуществлении действенного контроля за исполнением управленческих решений потому, что проверка выполнения явл главным звеном в организации работы любого учреждения или организации. Хорошо отлаженная организация делопроизводственной службы предполагает соответствующий контроль за исполнением принятых решений. Это позволяет выявить допущенные ошибки, не допускать их в будущем и предает работе органа государственной власти системности и оперативности.

Базовым понятие делопроизводства явл Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, что позволяет ее идентифицировать.
Зафиксированная в документах разнообразная информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и деятельности человека, оформленная в соответствии с определенными требованиями, преображает их на незаменимые источники, которые в дальнейшем приобретают научно-историческую ценность и становятся источником знаний. В целом можно сказать, что документы:

- имеют государственное значение,, отображая общественные отношения, государственное устройство и государственную политики в разных ее проявлениях, сущность взаимоотношений органов власти с гражданами;

- имеют юридическое значение, фиксируя правовые отношения физических и юридических лиц и регулируют их действия;

- имеют социально-психологическое значение, играя роль общественно-стабилизирующего механизма, закрепляя в отдельной личности понимание наличия стабильных общепринятых норм общественного поведения.

Документирование – это регламентированный процесс записи

информации на различных носителях по установленным правилам, что обеспечивает ее юридическую силу, и направленный на обеспечение сохранности всей документации, которая касается основных направлений и процедур работы органа государственной власти и принятых решений, в течении такого времени, пока эта документация явл. ценной.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, виду, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Управленческие документы, которые явл. частью официальных документов, обеспечивают управляемость объектов управления.

Эта категория документов представлена такими видами документации:

Организационно-правовая;

Плановая;

Распорядительная;

Информационно-справочная и справочно-аналитическая;

Отчетная;

Договорная;

Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

Финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

Документация по материально-техническому обеспечению;

Документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

Документация, которая отражает основную деятельность учреждения.

Документационное обеспечение управления явл. одной из сфер управленческого труда, которая строится на научных принципах, которые устанавливаются документоведением. Документирование явл. часть делопроизводства, связанной с процессами создания документов. Стандартизация и унификация документов, установление определенных требований к их составлению и оформлению, поддержка тенденций к сокращению количества видов документов, которые используются в деятельности организаций, необходимость сокращения объемов документооборота выдвинули вопрос по изучению целесообразности взаимосвязи процесса документирования с функциями документа. (см. Рис. 1 Система функций документа).

Основным заданием делопроизводственной службы явл. установление единого порядка документирования и работы с документами на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения количества документов.