ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
конспект лекций для подготовки к зачету по дисциплине для направления подготовки 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»
1. Составитель:
2. УТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры
ПЕРЕУТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры
3. СОГЛАСОВАНО с учебно-методическим управлением
4. Внесены изменения и дополнения на заседании кафедры ОЕН
© Мурманская академия экономики и управления, 2014
Оглавление Введение. 4 1 Нормативно- методическая база делопроизводства 6 2 Основные правила оформления документов. 8 3 Унификация и стандартизация. 21 4 Организационные документы.. 24 5 Распорядительные документы.. 33 6 Информационно- справочные документы.. 37 7 Кадровая документация. 44 8 Деловая корреспонденция. 58 9 Организация документооборота. 67
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, управление) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется термином «делопроизводство», т.е. делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. В 60—80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированной системе научно-технической информации (АСНТИ) возобновились работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов деловых документов в виду перспективы их машинной обработки. В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие Государственный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов запрещалось. В настоящее время действует усовершенствованный ГОСТ Р 51141- 98 с аналогичным названием. Дальнейшие работы по совершенствованию делопроизводства в СССР привели к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления. Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю. Главное требование ЕГСД к организации документооборота — максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы, контроль исполнения. В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел. Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения. Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала. В целом положительной стороной ЕГСД является комплексный подход к рассмотрению традиционных вопросов делопроизводства. Кроме того, система также включает рекомендации по научной организации труда работников делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Разработчики ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную по тем временам технологию выполнения управленческих процедур и их документированию. Недостатком ЕГСД, выявившимся впоследствии, явился тот факт, что она не предусматривала внедрения элементов новых информационных технологий, уже находивших применение в зарубежной практике. Внедрение в управление средств вычислительной техники поставило вопрос о переработке ЕГСД. В 1988 г. Главархивом СССР была утверждена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей доработкой в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ с учетом неоднократных переизданий и доработок до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в стране. В рамках ЕГСД и ГСДОУ в 1970—1990гг. были приняты и пересматривались ряд государственных стандартов и нормативных материалов, касающихся унифицированных систем документации и оформления организационно-распорядительных документов. Первые стандарты на ОРД были введены в действие в 1972 году. Речь идет о ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72, которые затем с учетом длительного опыта их применения были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.38—90, а затем доработанный на его основе ГОСТ Р 6.30—97 являются предшественниками действующего в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003. С 70-х годов XX века в управлении стали внедряться средства вычислительной техники, что потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Полный перечень действующих на сегодня УСД дан в общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Становление и развитие делопроизводства в СССР заложило основу для формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
|
