Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам. Приведем ниже краткую характеристику важнейших из них, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. ФЗ указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов».

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов (ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2—ФКЗ, ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53—ФЗ, ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1—ФЗ, Закон РФ «О государственной тайне» от 21. 07. 1993 № 5485—1, Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 и др.) содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов.

Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Следует упомянуть Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 15.04.2005 № 221, «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» от 04.09. 1995 № 870, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила оформления этих документов достаточно полно будут рассматриваться в дальнейшей нашей работе. Вот эти документы:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Как уже было сказано, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления;

— ГОСТ Р 6.30—2003 УСД. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Принят и введен в действие с 1 июля 2003г.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавшими и отмененными стандартами (ГОСТ Р 6.30—97 и его предшественников ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72).

----ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Информация и документация. Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

----ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1».

Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.

Настоящий стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках ИСО 15489-1: 2001 (R) «Информация и документация. Управление записями. Общие положения». Настоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процессах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными.

В ИСО 23081-1: 2008 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие предприятия.

Настоящий стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от требований законодательства. Однако этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующий требованиям ИСО 15489-1: 2001.

ИСО 23081 состоит из нескольких частей под общим названием «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов»:

Часть 1. Принципы

Эта часть ИСО 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.

Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствии с принципами этой части ИСО 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления. Дата введения- 01 июля 2009 года

— Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 № 125-ФЗ. Закон определяет порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Кроме перечисленных нормативно-методических документов, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

----Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 N 477

Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки соответствующих инструкций по документационному обеспечению управления конкретной организации, предприятия, фирмы.

2 Основные правила оформления документов

Занимаясь делопроизводством, нужно, прежде всего, освоить профессиональный язык. Основу профессионального языка составляют термины. Термины- слова и словосочетания, применяемые для обозначения специальных понятий. В отличие от общелитературного языка профессиональное общение требует однозначности толкования основных понятий. Термины документационного обеспечения зафиксированы в нескольких источниках, основной из которых- государственный стандарт- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Рассмотрим наиболее важные термины, используемые в сфере делопроизводства, за исключением термина «делопроизводство», о котором говорилось ранее.

Это прежде всего- «Документ», или документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Важным представляется и понятие «Документирование», которое непосредственно связано с понятием «документ», и которое определено в стандарте как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

С понятием документа связаны понятия «Формуляр документа» и «Бланк». Стандарт определяет формуляр документа как «набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности». Следовательно, формуляр документа — это своего рода модель, схема построения документа. «Бланк» документа в стандарте определяется как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа». Это, прежде всего, такие реквизиты, как наименование организации- автора документа, наименование вида документа, справочные данные об организации- авторе документа, место составления или издания документа, отметки для проставления даты и регистрационного номера документа и ссылки на дату и номер поступившего документа.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесёнными на нём постоянными реквизитами, содержащие необходимую информацию об организации- авторе документа.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов- А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: не менее: 20мм — левое; 10мм — правое; 20мм — верхнее и нижнее поля.

Для организаций, её структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций- получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида.

Наличие материального носителя — обязательное условие документирования информации. Носитель информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Информация может фиксироваться на носителе различным образом. В зависимости от способа фиксации информации (способу изготовления) на носителе различаются следующие

Типы документов:

— письменный документ — текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

— рукописный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

— машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

— изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

— графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

— аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

— кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

— фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

— фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

— электронный документ— документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой схеме.

По ценности содержания:

— научные;

— исторические;

— оперативные.

По назначению:

— для фиксации событий;

— для передачи информации;

— для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

— черновик (предварительная редакция документа);

— беловик (чистовик);

— подлинник или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учётом требований ГОСТа);

— копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

— отпуск- копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

— дубликат- копия, которая остаётся в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

— выписка- копия официального документа, воспроизводящая какую- либо его часть, заверенную в установленном порядке;

— автограф- документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

— документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории — протоколы, постановления;

— документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет) — личные дела, техническая документация;

— документы, имеющие временные сроки хранения (курсовые работы).

По степени гласности:

— обычные;

— секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально).

По юридической силе

— подлинные (действительные и недействительные);

— подложные.

По способу изложения материала:

— примерные;

— индивидуальные;

— типовые.

По роду деятельности:

— система банковской документации;

— система отчётно-статистической документации;

— система организационно- распорядительной документации.

По форме:

— табличные;

— текстовые;

— трафаретные;

— анкетные.

По происхождению:

— именные, или личные (удостоверяющие личность);

— служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления:

— срочные;

— несрочные.

По наименованию:

— приказ;

— письмо;

— справка.

По степени сложности:

— простые (рассматривается один вопрос);

— сложные (несколько вопросов).

По месту составления:

— внутренние;

— внешние (в свою очередь делятся на входящие и исходящие).

Управленческие документы отличает большое видовое разнообразие. В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документа.

Вид документа следует отличать от его разновидности

Вид документа — это обозначение наименования документа. Например, протокол- вид документа. Разновидность его — протокол собрания, протокол допроса.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно — распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

— организационные документы;

— распорядительные документы;

— справочно-информационные.

Документы, имеющие общие признаки содержания и назначения, составляют одну систему документации. «Система документации — совокупность документов, взаимосвязанным по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»

Документ- это материальный объект с закреплённой в нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документа:

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (нотариально-заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо подготовленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

— юридическую силу документов;

— оперативное и качественное их исполнение и поиск;

— возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

— качество документов, как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30- 2003.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

— 01- Государственный герб Российской Федерации;

— 02- герб субъекта Российской Федерации;

— 03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— 04- код организации;

— 05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— 06- идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

— 07- код формы документа;

— 08- наименование организации;

— 09- справочные данные об организации;

— 10- наименование вида документа;

— 11- дата документа;

— 12- регистрационный номер документа;

— 13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— 14- место составления или издания документа;

— 15- адресат;

— 16- гриф утверждения документа;

— 17- резолюция;

— 18- заголовок к тексту;

— 19- отметка о контроле;

— 20- текст документа;

— 21- отметка о наличии приложения;

— 22- подпись;

— 23- гриф согласования документа;

— 24- визы согласования документа;

— 25- оттиск печати;

— 26- отметка о заверении копии;

— 27- отметка об исполнителе;

— 28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— 29- отметка о поступлении документа в организацию;

— 30- идентификатор электронной копии документа.

Общие требования к оформлению реквизитов документа

01 Государственный герб Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным Конституционным Законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ. Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

02 Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.

04 Код организации

Код по ОКПО — Общероссийскому классификатору организаций и предприятий имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

08 Наименование организации

Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство высшего образования РФ

Государственная сельскохозяйственная академия

Сельскохозяйственный институт

Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка.

Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:

Энский государственный университет

(ЭГУ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.

Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.

09 Справочные данные об организации

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в Интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

10 Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

11 Дата

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, для протокола- дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08. 08. 2003. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003. 08. 22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003.

В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

12 Регистрационный номер документа

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: № 06-11/137, где 06 — индекс структурного подразделения, 11 — номер дела по номенклатуре, 137 — порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02 — 13/36 от 04.09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

14 Место составления или издания документа

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Энск; г. Тара Энской области; с. Ивановка Любинского района Энской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства (Москва), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

15 Адресат

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

— наименование учреждения, организации или предприятия (в им. пад.);

— наименование структурного подразделения (в им. пад.);

— указание должности получателя (в дат. пад.);

— инициалы и фамилия (в дат. пад.);

— почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221.

В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

 — наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

 — улица, № дома, № квартиры;

 — населенный пункт (город, поселок);

 — область, край, республика;

 — страна (для международных писем);

 — почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

 

пр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434, г. Энск 644050;

 

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:

 

Козлову Геннадию Петровичу ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64, г. Тара Энской области 646017

 

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:

T. Petrov 36-14 М. Ordinka Moscow Russia 119215

При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:

Издательский дом «Партнер»

В структурное подразделение:

ООО «Тема» Отдел рекламы Начальнику отдела Н.А. Петрову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:

Завод «Луч» Генеральному директору И.С. Соловьеву

 

Генеральному директору завода «Луч» И.С. Соловьеву   ул. Восточная, 183, Москва, 117134

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1, 5–2, 0 интервала. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.

Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.

Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:

Генеральным директорам производственных объединений

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:

Главному редактору Издательского дома «Дрофа» Н.С. Селиванову

16 Гриф утверждения документа

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия Личная подпись А. Б. Сидоров ____ ___________2003

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН Приказом директора предприятия от 05. 08. 2003 № 15

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

 

УТВЕРЖДАЮ Директор завода «Луч» Личная подпись А. Б. Сидоров ____ _______________2003

17 Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе.

Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Например:

К. А. Воробьеву. Прошу подготовить проект контракта к 26. 01. 2003 Личная подпись А.В. Фролов 06. 01. 2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

18 Заголовок к тексту

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным