Проектирование экранных форм электронных документов

 

Использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных. По статистике более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорогостоящее дело (в мире в год – 50 млрд. дол).

Уменьшение потока бумажных форм на предприятиях возможно следующими способами:

· переход от бумажных форм документов к электронным;

· применение эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с полями, оставленными для заполнения пользователем.

 

Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

 

Электронная (безбумажная) технология – это работа с электронными формами, начиная с этапа заполнения и заканчивая этапом извлечения данных и их сбора в определенной базе данных.

 

Достоинства электронных форм:

· легко поддаются модификации (с помощью графических инструментов проектирования форм)

· включают интеллектуальные элементы, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников

Недостаток электронных документов:

· неполная юридическая проработка процесса подписи формы, т.е. использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

1. создание структуры ЭД, которое заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств;
2. определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Технология проектирования экранных форм:

1. Определение перечня макетов экранных форм:

· по каждой задаче проектировщик анализирует постановку задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией.

· определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет.

В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов.

 

 

2. Определение содержания макетов экранных форм:

Содержание макетов – это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией и типы форматов этих полей. Определяется на основе анализа состава реквизитов первичных и результатных документов.

3. Выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры. Под логическим проектированием макетов понимают распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне.

При построении макетов первичных документов используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа.

При построении макетов документов с постоянной информацией применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации записей информационной базы.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

4. Программирование разработанных макетов экранных форм и их отладка.

В процессе проектирования и программирования макетов необходимо выделить две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

· иметь хороший обзор;

· не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков;

· каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

· должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

· продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

· текущее время и дата должны проставляться автоматически;

· общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

· цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

· цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

 

Служебная часть макета помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

· производить откат на одно поле назад;

· отказываться от ввода;

· производить загрузку введенной записи в базу данных;

· выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.