Задачи и задания как инструменты менеджмента

Миссия и стратегические цели конкретизируются в виде задач и конкретных заданий.

Задачи представляют собой еще большую конкретизацию миссии фирмы. Цели указывают лишь желательное состояние, к которому стре­мится организация, тогда как задачи указывают на то, каким образом эти цели могут быть достигнуты.

Иногда в слово «задача» вкладывают иной смысл. В этом случае задача рассматривается как цель, которая должна быть достигнута к определенному моменту в будущем (то есть задача — это еще больше конкретизированная цель). Как правило, задача предполагает такую формулировку, которая позволяет осуществлять количественный конт­роль.

Необходимо иметь в виду, что понимаемая таким образом задача предписывается не работнику, а должности. Управление и организаци­онные структуры, особенно в большой организации, должны действо­вать бесперебойно. Именно по этой причине вырабатываются типич­ные требования к человеку, занимающему определенную должность. Если бы этого не было, то увольнение работника привело бы к нео­братимым последствиям. Типичность задач, приписываемых должности, позволяет организации спокойно пережить замену одного работника другим.

В частности, такая цель, как обеспечение высокого профессиональ­ного уровня преподавателей может быть разделена на ряд задач, ре­шение которых будет обозначать достижение данной цели:

• привлечение компетентных преподавателей;

• обеспечение высокой заработной платы, которая позволила бы преподавателям выполнять свои функции, не беспокоясь о до­полнительном заработке:

• помощь преподавателям в повышении квалификации (приобре­тение научной и методической литературы, участие в конферен­циях, командировки, практика в ведущих вузах страны и т. д.).

Как видно, одна стратегическая цель в нашем примере разделяется на несколько задач. Это совершенно естественно, так как задачи ука­зывают на то, каким образом следует достигать стратегических целей, что нужно делать для того, чтобы они были достигнуты. Если стратеги­ческие цели конкретизируют то состояние, к которому организация стремится, то задачи уже являются указаниями к действию.

Конкретные задания — это совокупность частных целей, резуль­тат еще большей (максимальной) конкретизации миссии фирмы. Если задачи лишь могут включать в свой состав количественные показатели, то конкретные задания должны их включать обязательно. Дело в том, что движение организации к основной цели должно эффективно и точно оцениваться на основании контроля за выполнением конкрет­ных заданий. Другими словами, выполнение всех конкретных заданий в том виде, в котором они были изначально сформулированы, является доказательством того, что миссия фирмы выполнена.

Конкретные задания обычно предполагают указания на срок, в те­чение которого они должны быть выполнены. Как правило, формули­ровка конкретных заданий опирается на анализ задач, которые стоят перед организацией. Конкретных заданий может быть на порядок боль­ше, чем стратегических целей и даже задач. Это не случайно, поскольку любая задача предполагает совершение множества действий, и чем лучше они будут конкретизированы, тем более эффективной будет деятель­ность организации.

Мы не будем перечислять все конкретные задания, вытекающие из задач вуза в нашем примере, а если просто подробно разберем одну из них — разработку курсов, соответствующих современному состоя­нию науки, то здесь возникает ряд вопросов. Во-первых, какие именно курсы следует разработать? Ответом на этот вопрос будет список дис­циплин. Во-вторых, к какому сроку это необходимо сделать? Целесо­образнее всего разработать эти курсы к началу учебного года. В-третьих, каким образом можно обеспечить и проконтролировать соот­ветствие курсов научным достижениям? Для этого, например, можно обсудить содержание курсов во время собраний, на которых все будут высказывать свое мнение и пожелания относительно их содержания. Кроме того, в вузе можно найти специалиста, который действительно компетентен и способен оценить курсы с этой точки зрения. Поэтому такого специалиста можно назначить ответственным за контроль за выполнением данной задачи. Наконец, разработанные программы мож­но передать на рецензирование крупным и признанным специалистам в разных областях: они смогут оценить соответствие курсов современ­ному состоянию науки и практики и укажут на возможные лакуны или ошибки. В этом случае возможна и дальнейшая конкретизация: до какого момента должны быть разработаны программы? кому именно их следует отправить на рецензирование?

Каким еще образом можно достигнуть указанной цели? Конечно, при помощи консультаций и педагогической практики в других вузах, при помощи участия с конференциях, а также посредством ознакомле­ния с последними работами в той или иной области исследований. А это значит, что для этого нужно создать условия (например, приобре­сти литературу или оказать преподавателям содействие в ее приобре­тении).

Такая конкретизация позволяет уже составлять план действий и назначать ответственных за реализацию этого плана. При этом конк­ретные задания целесообразно распределить по группам в зависимо­сти от их важности и срочности. Нередко для этого используют мето­дику, предложенную Эйзенхауэром.