Формирование дел

 

1. Укажите, что называется делом в делопроизводстве:

а) совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, хранящиеся в организации;

б) совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

в) совокупность документов или документ, относящийся ко всем участкам деятельности, помещенные в отдельную обложку.

 

2. Формирование дел – это:

а) группировка документов в дела;

б) группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел;

в) систематизация исполненных документов внутри дела;

г) группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

 

3. Документы формируются в дела в соответствии:

а) с перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения;

б) с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

в) с инструкцией по делопроизводству данной организации;

г) с номенклатурой дел организации;

д) с положением об организации.

 

4. В организациях формирование дел осуществляется:

а) в структурных подразделениях;

б) в канцелярии;

в) у секретаря руководителя;

г) по месту создания или исполнения документов.

 

5. Укажите, в каком порядке формируют в дела протоколы:

а) по хронологии;

б) по алфавиту авторов;

в) по алфавиту решаемых вопросов;

г) по номерам.

 

6. Отчеты за 2007 год, составленные в 2008 году, будут помещены в дело:

а) 2008 года;

б) 2007 года;

 

7. Укажите, как правильно подшить в дело документ-ответ при переписке:

а) по дате регистрации;

б) по регистрационным номерам;

в) вслед за инициативным документом.

 

8. Укажите, для каких дел составляется внутренняя опись:

а) для всех дел;

б) для дел, содержащих особо ценных документы;

в) для распорядительных документов организации;

г) для дел, сформированных по видам документов.

 

9. Укажите, какой документ составляется по окончании формирования дела:

а) внутренняя опись документов;

б) лист-заместитель;

в) лист-заверитель;

г) карта-заместитель.

ТЕСТ «ЧЕТЫРЕ ТИПА " БУМАЖНЫХ НЕУДАЧНИКОВ"»

С помощью предлагаемого теста проверьте свое отношение к работе с документами. Отметьте тот ответ, который полностью отражает ваше отношение к ситуации.

	Совершенно справедливо	Пожалуй, справедливо	Не совсем так	Совершенно не так
Группа 1
Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону
Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам
Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а вид непрочитанных бумаг меня раздражает
Группа 2
Мне приходится преодолевать внутренне сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ
Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные
Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной
Группа 3
Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону
Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне
Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации
Группа 4
Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах
Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад
Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону

 

Теперь подсчитайте набранные вами очки: за каждый ответ «Совершенно справедливо» полагается 3 очка, за «Пожалуй, справедливо» ­– 2 очка, за «Не совсем так» – 1 очко, за «Совершенно не так» – 0 очков. Суммировать очки надо отдельно по каждой группе вопросов.

Если по первой группе вы набрали 7 и более очков, то вы скорее всего «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой группе вопросов, значит вам присущи еще и черты «волокитчика». Это означает, что ваши репутация и карьера под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится ваша постоянная занятость, но ярлык «чистого служаки» отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.

Если вы набрали 7 и более очков по второй группе вопросов, то вы скорее всего «распасовщик». Конечно, делегирование обязанностей – одно из важнейших правил современной науки об управлении. Это может значительно облегчить вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем некоторые руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. А это нередко ставит под удар их самих, ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и «ушибаясь», вы постепенно овладеете искусством делегирования обязанностей, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.

Если вы набрали 7 и более очков по третьей группе вопросов, значит, вам присущи черты «антибюрократа» и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.

Наконец, если по четвертой группе вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие вашего личного присутствия. Если же вы набрали по этой группе 7 и более очков, значит, в вас, наоборот, слишком много от «волокитчика» и вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое делегирование обязанностей подчиненным.

Ну а если количество очков, набранное вам по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и колеблется от 3 до 5, это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия у вас ярко выраженных черт «бумажных неудачников».

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ