Создание итогового запроса
Если полностью заполнить данными таблицу «Книги в продаже», введя параметры всех книг, имеющихся в продаже, то можно узнать, например, средний объем книги или среднюю цену. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу. Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех категорий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изменении ассортимента и поставщиков. 1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск > Программы > Microsoft Access). 2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Открыть базу данных», выберите ранее созданную базу «Книготорговля» и щелкните на кнопке «ОК». 3. В окне «Книготорговля»: база данных откройте панель «Таблицы». Выберите таблицу «Книги в продаже». 4. Щелчком на значке «Конструктор» откройте таблицу в режиме проектирования – нам это необходимо для создания дополнительного поля «Категория», в котором будут храниться данные о том, к какой категории относится то или иное издание. 5. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Наименование) и нажмите клавишу INSERT. 6. Введите имя нового поля – «Категория» и определите его тип — «Текстовый». 7. Закройте окно «Конструктора». При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы. 8. Откройте таблицу «Книги» в продаже и наполните ее содержанием, введя для каждой категории необходимые модельные данные. Цены на издания для каждой категории проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять – в формировании итогового запроса они участвовать не будут. 9. Закройте таблицу «Книги в продаже». 10. Откройте панель «Запросы» щелчком на одноименной кнопке окна «Книготорговля»: база данных. 11. Выполните двойной щелчок на значке «Создание запроса в режиме конструктора». В открывшемся диалоговом окне «Добавление таблицы» выберите таблицу «Книги в продаже», на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно «Добавление таблицы». 12. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы «Книги в продаже»: Категория, Наименование, Цена. 13. Для поля Цена включите сортировку по возрастанию. 14. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке «Групповые операции» или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки «Групповые операции». Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение «Группировка». 15. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – «Категория»), оставьте в строке «Групповые операции» значение «Группировка». Для остальных полей щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле. 16. Для поля Цена выберите итоговую функцию Avg для определения средней стоимости изданий в категории. 17. Для поля Наименование выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество книг, относящихся к каждой из категорий. 18. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: «Средняя цена книги». Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает. 19. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Microsoft Access.
|
