Назначение справочников

Справочники необходимы для хранения информации, регулярно используемой при заполнении документов. Поскольку бухгалтеру часто приходится вводить одни и те же сведения (номера банковских счетов, наименования товаров, сведения о контрагентах и сотрудниках организации), все эти и подобные им, постоянно использующиеся сведения были вынесены в самостоятельный логический раздел информационной базы, который и получил название «Справочники».

В программе «1С: Бухгалтерия предприятия» справочники также служат для поддержки списков возможных значений субконто, т. е. для организации аналитического учета по счетам. Полный список имеющихся в программе справочников можно просмотреть с помощью команды меню Операции► Справочники. Например, справочник Физические лица содержит информацию о сотрудниках вашей организации (организаций), а справочник Контрагенты — сведения о поставщиках и покупателях вашей организации (рис. 2.1). Обратите внимание на пиктограмму в левом верхнем углу окна, говорящую о том, что открытое окно является окном справочника.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении реквизитов документов или других справочников. Некоторые справочники являются ключевыми и без них не обойтись при создании документов (например, Организации, Банки, Банковские счета, Валюты, Контрагенты, Номенклатура), другие не имеют непосредственного отношения к документам.

Рис. 2.1. Справочник Физические лица содержит информацию о сотрудниках вашей организации

 

В процессе работы информация, хранящаяся в любых справочниках, может быть дополнена или изменена.

Некоторые справочники могут включать в себя несколько подразделов, образуя многоуровневые справочники. Например, справочник Контрагенты может включать группы Банки, Покупатели, Поставщики, Собственные организации и др. (рис. 2.2). Наличие групп помогает лучше ориентироваться в большом количестве записей справочника.

Механизм подчиненных справочников позволяет связывать элементы справочников между собой. Выбор записи в справочнике-владельце определяет, какие записи будут отображены в подчиненном справочнике. Благодаря этому снижается риск указать неверную информацию при создании документов.

Рассмотрим пример. В документе Поступление товаров и услуг: покупка, комиссия поля Организация, Контрагент и Договор связаны между собой таким образом, что выбор значения в поле Договор однозначно определяет контрагента и организацию. Если поля Организация и Контрагент заполнены, выбор значения поля Договор происходит из списка договоров между указанными организацией и контрагентом (рис. 2.3).

Рис. 2.2. Многоуровневый справочник: записи для удобства объединены в группы

 

Рис. 2.3. Список договоров предлагается с учетом значений полей Организация и Контрагент

 

Если поле Контрагент не заполнено, при выборе договора сначала необходимо выбрать контрагента из соответствующего справочника, а затем — договор (рис. 2.4). Поля Организация и Контрагент после выбора договора заполняются автоматически.

Рис. 2.4. Чтобы выбрать договор, необходимо сначала указать контрагента, которому принадлежит этот договор

 

Как уже было сказано, команда меню Операции► Справочники выводит список всех доступных справочников программы. Кроме этого, конкретный справочник можно открыть, выбрав команду в соответствующем разделе главного меню программы. Например, справочники Контрагенты и Подразделения организаций открываются одноименными командами меню Предприятие; справочник Номенклатура — командой Предприятие► Товары (материалы, продукция, услуги) ► Номенклатура; справочник Валюты — командой Банк► Валюты; справочник Физические лица — командой Зарплата► Физические лица.

Обычно ввод данных в справочники не вызывает трудностей. Сложно только решить, с какого справочника начать. Посоветуем в первую очередь заполнять одноуровневые справочники: Валюты, Должности организаций, Подразделения организаций, Склады (места хранения). Данные из них используются при оформлении других справочников.

Рассмотрим более подробно некоторые из справочников.