Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Microsoft Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Создадим отчет, выводящий информацию о родственниках сотрудников:

1. Перейдите в ленте на вкладку Создание.

2. Щелкните по кнопке Мастер отчетов группы Отчеты.

3. Добавьте в список Выбранные поля из таблицы Карточка сотрудника поля Фамилия, Имя, Отчество, из таблицы Родственники сотрудника все поля, кроме поля Код.

Поле Код содержит служебную информация, предназначенную для обеспечения связи данных таблиц. Поэтому помещать такие поля в отчет не имеет смысла.

Щелкните на кнопке Далее.

4. Выберите вид представления данных – Карточка Сотрудника и нажмите Далее.

5. В следующем окне диалога не добавляйте уровней группировки. Щелкните на кнопке Далее.

6. Четвертое окно мастера позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в первом списке имя поля Степень родства, щелкните на кнопке сортировки справа от списка, чтобы сортировка производилась по убыванию, и вновь на кнопке Далее.

Следующее окно позволяет выбрать вид макета для отчета и ориентацию страницы.

7. Выберите макет Структура и щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне мастера выберите стиль оформления Стандартная. Затем щелкните на кнопке Далее.

9. В последнем окне мастера отчетов введите имя отчета Родственники сотрудников и щелкните на кнопке Готово.

Мастер сформирует отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра (рис.5.1): сначала фамилия, имя, отчество сотрудника, информация о его родственниках, затем располагаются теже данные, касающиеся второго человека, и т.д.

Рис.5.1. Фрагмент отчета, сформированного мастером