Подведение промежуточных итогов

Пусть нам необходимо создать отчет, содержащий:

– список сотрудников по подразделениям;

– фонд заработной платы по подразделениям;

– среднюю зарплату по подразделениям;

– фонд заработной платы предприятия.

1. Выполните на вкладке Создание группы Отчеты команду Мастер отчетов.

2. Перенесите в список Выбранные поля все поля из запроса Зарплата, а из таблицы Штатное расписание – поле Подразделение и нажмите кнопку Далее[А1].

3. В следующем окне предлагается выбрать вид представления данных. По заданию данные должны быть сгруппированы по подразделению. Поэтому в списке источников данных слева выберите таблицу Штатное расписание, при этом в окне справа появится уровень группировки по полю Подразделение. Нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне предлагается добавить дополнительные уровни группировки. Оставьте данные окна без изменения и нажмите Далее.

5. Затем выберите сортировку по полям Должность, Фамилия, Имя и Отчество по возрастанию. В этом же окне нажмите кнопку Итоги… Для поля Зарплата поставьте галочки в столбцах, озаглавленных Sum (для вычисления суммы) и Avg (для вычисления среднего значения) (рис. 5.6), выберите опцию Показать: данные и итоги. Нажмите ОК и Далее.

6. На следующем экране мастера укажите макет Структура, Ориентация – книжная и нажмите Далее. Выберите понравившийся стиль, например Стандартная и нажмите Далее. Сохраните отчет под именем Зарплата сотрудников по подразделениям.

Рис.5.6. Окно выбора итогов

 

Теперь придадим отчету более привлекательный вид.

1. Перейдите в режим конструктора отчета (рис.5.7). В области заголовка отчета измените название на Список сотрудников по подразделениям.

 

 

Рис.5.7. Конструктор отчета Зарплата сотрудников по
подразделениям

 

2. Передвиньте элементы отчета к левому краю. Увеличьте размер шрифта поля Подразделение. Содержимое и подписи полей Должность, Фамилия, Имя, Отчество выровняйте по левому краю, а поля Оклад по званию, Оклад, Зарплата – по правому.

3. Перейдите в область примечания группы 'Код'. Удалите первую надпись " Итоги для….". Надписи Sum и Avg переименуйте соответственно на: Суммарная зарплата по подразделению и Средняя зарплата по подразделению.

4. Для полей Sum-Зарплата и Avg-Зарплата в Окне свойств справа от отчета, на вкладке Макет установите поочередно свойство Формат поля – Денежный (рис. 5.8).

Рис.5.8. Выбор формата поля для полей Sum-Зарплата и
Avg-Зарплата

 

5. Область примечаний группы сделайте по вертикали немного больше, чтобы одна группа отделялась от другой пустыми строками.

6. Перейдите в область примечаний отчета. Переименуйте надпись ИТОГО в ФОНД ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ.

7. В области примечаний отчета для поля
Зарплата ИТОГО Sum также установите Формат поля – Денежный.

8. На вкладке Конструктор в группе Режимы выберите из списка команду Представление отчета (рис. 5.9).

Рис.5.9. Окончательный вид отчета Зарплата сотрудников
по подразделениям