ИЗМЕНЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Иногда в процессе эксплуатации базы данных необходимо внести незначительные изменения в структуру таблиц для добавления новых полей и расширения хранимой информации. Это в свою очередь приводит к редактированию форм ввода и возможно других связанных объектов базы данных. Данная ситуация является исключительной и должна учитываться на стадии проектирования, но, ввиду изменяющихся требований пользователей, может иметь место.

Предположим нам необходимо добавить к имеющейся базе данных Кадры дополнительные поля Фотография и Телефон. При этом поле Фотография будет добавлено в таблицу Карточка сотрудника, а поле Телефон в таблицу Адреса сотрудников.

1. Откройте с помощью контекстного меню в области переходов таблицу Карточка сотрудника в режиме Конструктор.

2. Добавьте в конец списка имеющихся полей новое поле с именем Фотография.

3. В колонке Тип данных укажите тип Вложение. Как уже упоминалось ранее тип поля Вложение позволяет сохранять в базе данных различные файлы рисунков, документов и т.п. Согласно рекомендациям компании Microsoft данный тип поля наиболее подходит для хранения фотографий.

4. Закройте таблицу Карточка сотрудника и сохраните сделанные изменения.

5. Следующим шагом откройте таблицу Адреса сотрудников в режиме Конструктор.

6. Добавьте поле Телефон. В колонке Тип поля укажите Текстовый. В разделе Свойства поля задайте для свойства Размер поля - 12.

7. Закройте таблицу Адреса сотрудников и сохраните сделанные изменения.

Чтобы обеспечить возможность ввода данных во вновь созданные поля необходимо добавить их в существующую форму Карточка сотрудника, предварительно обновив источник записей формы.

1. Откройте форму Карточка сотрудника в режиме Конструктор.

2. Освободите область данных для размещения новых полей, выровняв и распределив имеющиеся поля по левой стороне формы.

3. Щелкните мышкой вне светлой области поля формы. В ленте на вкладке Конструктор в группе Сервис выполните команду Страница свойств. На экране появится Окно свойств (рис. 7.1).

4. На вкладке Данные в свойстве Источник записей нажмите на кнопку мастера справа от поля.

Рис.7.1. Окно свойств формы Карточка сотрудника

 

5. Появится окно Карточка сотрудника: построитель запросов (рис. 7.2).

Рис.7.2. Окно построителя запросов

6. Щелкните по полю Фотография таблицы Карточка сотрудника и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перенесите его в последний пустой столбец конструктора.

7. Проделайте такую же операцию с полем Телефон таблицы Адреса сотрудников.

8. Закройте построитель запросов, подтвердив сделанные изменения. Закройте Окно свойств.

9. В ленте на вкладке Конструктор в группе Сервис выполните команду Добавить поля. На экране появится окно Список полей (рис. 7.3).

Рис.7.3. Окно Список полей формы Карточка сотрудника

 

10. Удерживая нажатой левую кнопку мыши на имени поля Фотография перенесите его из списка полей в область данных формы. Проделайте туже операцию с полем Телефон.

11. Измените размеры поля Фотография и скомпонуйте имеющиеся поля в форме согласно рисунку 7.4.

12. В ленте на вкладке Упорядочить группы Макет элемента управления выполните команду Переходы.

13. В окне Последовательность перехода переместите поле Телефон с последнего места перед полем Фотография. Подтвердите изменения нажатием кнопки ОК.

14. Закройте форму и сохраните результаты.

Рис.7.4. Форма Карточка сотрудника после добавления новых полей

 

15. Откройте форму Карточка сотрудника в режиме ввода данных. Заполните для всех записей пустые поля Телефон и Фотография. Для добавления файла с фотографией используйте контекстное меню поля Фотография.