Создание структуры источника данных

1) Активизируйте кнопку на появившейся панели Окно диалога «Слияние» (либо вызовите его через меню Сервис ® Слияние).

2) В появившемся окне нажмите на кнопку Получить_данные.

3) В открывшемся списке выберите строку Создать_источник_данных.

4) Появится окно «Создание_источника данных», в котором слева можно видеть список уже готовых полей. Существует возможность добавлять и удалять поля из списка, формируя необходимую структуру источника данных.

5) Оставьте пункты: имя, фамилия, адрес 1 (переименуйте в адрес), город.

6) Добавьте поле «Пол». Поменяйте местами поля «Фамилия» и «Имя».

Примечание. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с цифры. В имени поля можно использовать буквы, цифры, знаки подчеркивания «_». Пробелы в имени поля не допускаются.

7) Нажмите на кнопку Оk. Появится окно Сохранить_источник_данных. Сохраните его. Оно будет иметь расширение.doc.

8) Word выводит сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных. Нажмите кнопку Правка_источника_данных. Появится диалоговое окно для ввода информации о приглашенных.

9) Введите 3 – 4 записи. После заполнения каждой записи нажимайте на кнопку Добавить.

10) После ввода информации о всех приглашаемых на день открытых дверей сохраните источник информации на диске.

 

Вставка полей слияния

1) В окне Слияние включите режим редактирования основного текста письма.

2) Установите текстовый курсор в том месте письма, где надо расположить определенное поле (пока кроме имени).

3) Активизируйте кнопку Поля_слияния и выберите из списка нужное поле.

4) Для обращения используйте перед именем приглашаемого какое-либо прилагательное, например, «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Для этого нажмите кнопку Поле и выберите из списка строку IF...THEN...ELSE (вставка условий в текст письма).

5) Появится диалоговое окно.

6) Щелкнув мышью в окошечке «Поле», выберите «Пол».

7) В списке сравнить установите Равно.

8) Вполе Сравнить с чем введите мужской пол (точно так, как вы писали в полях документа источника данных).

9) Вполе Вставить текствведите «Уважаемый (- ая)».

10) Вставьте Поле слияния Имяпосле данного обращения.

11) Сохраните текст письма.

Осуществление слияния

Для слияния можно использовать два вариантов.

1. Использовать кнопки на панели инструментов:

а) слияние с проверкой ошибок – кнопка Поиск_ошибок;

б) слияние в новый документ;

в) слияние при печати, если необходимо сразу выводить на печать;

г) слияние (варианты слияния).

2. Использовать меню Сервис→ Слияние→ Объединить.

 

Задание 3. Разослать 5 писем, одно из них на электронный адрес преподавателя.