Методические указания по выполнению задания. При выполнении ситуационного задания студентам необходимо учитывать следующие коммерческо-правовые комментарии к построению и функциям отдельных структурных

При выполнении ситуационного задания студентам необходимо учитывать следующие коммерческо-правовые комментарии к построению и функциям отдельных структурных подразделений (служб).

ОПЕРАТИВНЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ СЛУЖБЫ. Количество и специализа­ция оперативных коммерческих служб во многом зависят от сег­ментации рынка, но в большинстве случаев учитывается и ряд других факторов:

- при осуществлении коммерческой фирмой закупки и сбыта ограниченного числа видов однород­ных товаров следует включать в организационную структуру управления предприятия коммерческие службы, специализированные по регионам;

- если номенклатура товаров фирмы достаточно широка, то в организационную структуру следует включать коммерческие службы, специализированные по видам товаров на все регионы, входящие в круг интересов фирмы, или определенные посредническими соглашениями с по­ставщиками;

- в случае закупок или сбыта, осуществляемых через круп­ные оптовые фирмы, целесообразно вы­делять в организационной структуре специальные службы по работе с такими контрагентами. Такая же целесообразность может возникнуть при исполнении сбытовых кооперационных соглашений с другими коммерчески­ми фирмами.

Каждая коммерческая служба должна включать 2-4 человека, которые не имеют официального лидера и работают коллективно. Служба несет солидарную ответственность за результаты своей деятельности. В среде такой службы возможно появление неформального ли­дера – более образованного, опытного и инициативного работни­ка, который может своим примером содействовать ускоренному профессиональному росту других членов группы. Он может быть повышен не в должности, а в звании с соответствующим матери­альным поощрением.

ОТДЕЛ КООРДИНАЦИИ ЗАКУПОК И ПРОДАЖ. Отделу коорди­нации закупок и продаж принадлежит важнейшая роль в орга­низации коммерческой деятельности, который, с одной стороны, работает в тесной связи со всеми другими специализированными отделами, с другой – с оперативными коммерческими службами.

Функции отдела координации закупки и продаж:

- распределение и контроль выполнения заданий оперативно-коммерческими службами;

- оперативное отслеживание своевременности закупок и поставок товаров для обеспечения обязательств фирмы перед ее покупателями или поддержания определенного резерва товаров на промежуточных складах;

- контроль единства условий кредитной политики оперативных коммерческих групп по регионам;

- подготовка предложений по изменению номенклатуры товаров или регионов работы оперативных ком­мерческих служб, а также по созданию специализированных ком­мерческих служб для работы с наиболее перспективными постав­щиками и покупателями.

ОТДЕЛ ТРАНСПОРТА И ТАМОЖЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ. Отдел транспорта и таможенных операций работает в подчинении коммерческого директора. В основные задачи отдела транспортных и таможенных операций входят следующие:

- разработка наиболее экономичных условий транспортиров­ки закупаемых и сбываемых фирмой товаров по непосредствен­ным обращениям оперативных коммерческих групп или через отдел координации закупок и продаж;

- таможенное оформление товаров, в том числе заполнение паспортов сделок при экспортных и импортных операциях;

- при необходимости организация сопровождения транспор­тируемых товаров;

- обоснование предложений по созданию таможенных зон и складов для импортируемых или экспортируемых товаров и уп­равление ими;

- заказ транспортных средств и фрахт морских, речных и воз­душных судов;

- обеспечение своевременности выполнения транспортных операций и получения транспортных документов;

- осуществление транспортного страхования грузов.

ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА ведет непрерывное изучение как рынка покупателей, так и рынка поставщиков товаров. На основании полученных данных руководство отдела готовит марке­тинг-директору предложения, среди которых могут быть:

- основанные на прогнозах развития рынка предложения по изменению номенклатуры товаров фирмы;

- предложения по замене одних поставщиков другими, пред­лагающими более конкурентоспособные и эффективные товары;

- предложения по замене сбытовых посредников и совершен­ствованию сбытовой сети;

- предложения по финансированию изготовителей с целью совершенствования выпускаемых ими или разработки новых, более конкурентоспособных товаров;

- предложения по выходу фирмы на новые перспективные рынки.

Отдел маркетинга и цен ведет досье конкурентных материалов на закупаемые и сбываемые фирмой товары. Он устанавливает связи с организациями, обладающими источниками цен и их ин­дексов, подключается, по возможности, к компьютерным инфор­мационным сетям для получения ценовой информации, занима­ется сбором сведений о фирмах продавцов и покупателей, банках и страховых компаниях.

ЦЕНОВАЯ СЛУЖБА оказывает оперативным коммерческим службам методические консультации по определению закупочных (импортных) и сбытовых (экспортных) цен, проверяет выполнен­ные оперативными коммерческими службами обоснования или расчеты цен и рекомендует их для утверждения руководству.

ОТДЕЛ РЕКЛАМЫ. Отдел рекламы выполняет следующие функции:

- ведет учет насыщенности и реактивности рекламы отдельных товаров и фирмы в целом;

- разрабатывает расцененный план рекламных мероприятий с обоснованием их необходимой насыщенности по времени и груп­пам сбываемых товаров;

- реализует утвержденный план рекламных мероприятий путем заключения договоров с рекламными компаниями;

- ведет самостоятельную рассылку рекламных материалов;

- подает заявки на участие во внутрироссийских и зарубеж­ных выставках и ярмарках, подписывает соответствующие дого­воры с их оргкомитетами или представительствами, обеспечива­ет поставки на выставки экспонатов, а также проспектов и катало­гов.

На средних по обороту фирмах возможно создание единого от­дела маркетинга и рекламы.

ОТДЕЛ РАБОТЫ С ПОСРЕДНИКАМИ разрабатывает стратегию и схему построения закупочных и сбытовых (экспортных) сетей. К этой работе привлекаются:

- отдел маркетинга и цен;

- отдел транспортных и таможенных операций;

- отдел организации технического обслуживания (если речь идет о торговле машинно-технической продукцией);

- отдел координации закупок и продаж и привлеченные им оперативно-коммерческие группы по той номенклатуре товаров и региону, в котором запланировано создание сбытовой сети.

При необходимости к этой работе привлекаются юридический и другие отделы. Отделу работы с посредниками поручается подбор фирм на роль коммерческих посредников, подготовка условий посредни­ческих соглашений и их согласование с заинтересованными под­разделениями фирмы. Отдел следит за выполнением взаимных обязательств посредниками, оперативно коммерческими группа­ми и другими отделами фирмы. Обычно переговоры по заключению посреднических соглаше­ний ведет маркетинг-директор. Оригиналы подписанных согла­шений хранятся в отделе работы с посредниками.

При разработке организационной структуры студентам следует учесть особенности работы предприятия на региональном рынке строительных материалов, наличие посреднической сети и необходимость координирования ее работы, наличия филиалов, разнообразие направление работы и другие факторы, влияющие на эффективность деятельности предприятия. Разработанная организационная схема должна быть оптимальна по количеству структурных подразделений (служб), по качеству и видам выполняемых функций.

Примерный вариант построения организационной структуры управления независимой коммерческой фирмы приводится в приложении 2.1.

Оформление студентами схемы организационного построения управления коммерческого предприятия должно соответствовать требованиям ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления, ГОСТ 7.1-84. «Библиографическое описание документа: общие требования и правила составления»; ГОСТ 7.12.77 «Со­кращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати». Документ должен быть выполнен на белой бумаге формата А4 (29, 7 x 21, 0 см). Текст документа может быть выполнен от руки чернилами (пастой) черного, фиолетового или синего цвета, или выполнен в виде рисунка на компьютере в текстовом редакторе Microsoft Word for Windows 6.0-7.0, 2000, XP. Подготовленная организационная схема управления коммерческим предприятием подлежит защите преподавателю на оценку.

Контрольные вопросы

1. В чем заключается сущность управления коммерческой деятельностью предприятия?

2. На основе каких принципов осуществляется управление коммерческой деятельностью предприятий?

3. Какие виды организационных структур управления коммерческой деятельностью предприятий Вы знаете?

4. Функции, выполняемые оперативными коммерческими группами и отделами.

Приложение 2.1.

Примерный вариант построения организационной