Частина 2

Вишня В.Б., Косиченко О.О.

ІнформаційнЕ забезпечення
юридичної діяльності

навчальний посібник для студентів

Дніпропетровськ-2012

УДК 681.324(075)

Вишня В. Б., Косиченко О. О. " Інформаційне забезпечення юридичної діяльності" (Частина 2), 2012, 156 с., ил.

 

 

Рецензенти:

· Алексєєв М.О, доцент, кандидат технічних наук, завідуючій кафедри програмного забезпечення комп’ютерних систем Національного гірничого університету.

 

· Габринець В. О, професор, доктор технічних наук, завідувач кафедрою " Інформаційних технологій та інформаційних систем" Дніпропетровського регіонального інституту державного управління Національної Академії державного управління при Президентові України.

 

 

Навчальний посібник призначений для вивчення курсу " Інформаційне забезпечення юридичної діяльності". Посібник (частина 2) складається з 4 розділів, в яких докладно розглянуті відповідні теми названого курсу. Наведено багато прикладів і вправ для самостійної роботи, що буде корисним для вивчення викладеного матеріалу.

 

Розраховано на студентів ННІ “Правознавство” очного та заочного навчання. Бібліогр. 9 назв.

 

Друкується за рекомендацією Вченої Ради Дніпропетровського державного університету внутрішніх справ.
Вступ

 

В розділах посібника користувачі зможуть отримати поглибленні знання: зі створення інформаційних систем ділового та юридичного призначення у середовищі СУБД MS Access, зі створювання електронних шаблонів з полями форм для юридичних та інших документів, зі створення серійних документів на основі злиття табличних даних та зразка основного документа, зі створювання та використовування макросів для автоматизації підготовки документів у MS Word та MS Excel. Крім того у посібнику розглянуто вивчення використання програми MS Outlook, яка входить у склад MS Office, архівація файлів та захист від комп'ютерних вірусів.

 

1. Створення інформаційних систем у MS Access.

 

Вивчення MS Access по трудомісткості і кількості нових понять на рівні користувача складніше, ніж MS Word і MS Excel. До виконання завдань необхідно обов'язково ознайомитися з теоретичними основами баз даних і порядком виконання основних операцій у СУБД MS ACCESS. ­Обсяг, у якому потрібно вивчити СУБД MS Access наступний:

· Інтерфейс MS Access. Проектування бази даних. Структура бази даних.

· Таблиці. Основні типи полів таблиць. Ключові поля. Складені ключі. Властивості полів таблиць. Поняття маски і формату. Заповнення таблиць даними

· Схема даних БД. Створення і використання зв'язків між таблицями. Властивості зв'язків.

· Поняття запиту до БД. Найпростіші запити, що використовують одну таблицю. Сортування, умови відбору, параметри. Різні види запитів - вибірки, створення таблиць, відновлення, додавання, видалення на прикладі однієї таблиці. Запити, побудовані з використанням більш ніж однієї таблиці. Різні види запитів. Групові функції в запитах. " Построитель" виражень.

· Форми. Створення простих форм для введення даних у довідники за допомогою майстра. Розходження між формами " у стовпець", стрічковий і табличний. Властивості форми і полів у формі, їх зміни в режимі конструктора. Самостійне створення форми. Уведення довідкових даних з використанням форм.

· Різні елементи конструктора форм: написи і поля, вимикачі, групи і перемикачі, прапорці і малюнки, лінії, прямокутники. Використання у формах списків і полів зі списком.

· Підлеглі форми. Створення складних форм. Поля зв'язку основної і підлеглої форм. Створення підлеглої форми, заснованої на запиті з умовою, прив'язаним, до поля основної форми.

· Звіти. Створення простих звітів за допомогою майстра. Розходження між звітами " у стовпець", стрічковим і табличної. Властивості звіту і полів у звіті, їхньої зміни в режимі конструктора. Самостійне створення простих звітів. Сортування й угруповання і властивості груп.

Для вивчення основних навичок роботи з MS Access у цьому посібнику використана предметна область – спрощена задача про облік операцій із клієнтами деякої фірми. Аналоги цієї задачі існують як у юридичної, так і в комерційній діяльності. Цей приклад обраний по одній простій причині. В даний час у діловому світі швидко розвивається використання інформаційних систем для керування відносинами з замовниками - клієнтами. Це так називані системи керування відносинами з замовниками (CRM - customer relationship management). Функції цих систем - аналіз клієнтської бази даних, класифікація замовників, їхнє ранжирування, простежування історії відносин фірми та клієнтів, моделювання варіантів поводження та інші задачі, а в остаточному підсумку – поліпшення роботи фірми, поліпшення якості обслуговування клієнтів і збільшення прибутку. Такі системи у своєму розвитку стають не просто інформаційними, а інформаційно-аналітичними, що допомагають підготовляти і приймати найкращі рішення в процесі керування.

У нашій, спрощеної постановці база даних складається з двох взаємозалежних основних таблиць і декількох простих таблиць-довідників, яки будемо використовувати для заповнення таблиць даними. Потім задача одержує подальший розвиток. Будуть створені необхідні запити, форми, звіти і т.п.

Після пророблення всіх практичних робіт, у підсумку, студент повинний уміти:

· створювати базу даних і її таблиці.

· зв'язувати таблиці в схему даних.

· створювати форми введення (прості і складні).

· за допомогою запитів створювати розрахункові завдання.

· створювати звіти різного типу

1.1. ПРАКТИЧНі ЗАНЯТТЯ №1- №2 (4 години)

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ БАЗИ ДАНИХ та ЗАПОВНЕННЯ ЇХ даними

Протягом цих занять будуть вивчені питання створення файлу БД, створення й заповнення таблиць БД. По-перше необхідно ознайомитися з основними поняттями СУБД MS Access по методичним вказівкам і довідковій системі MS Access. Потім необхідно створити і відредагувати багато-табличну базу даних.

 

1.1.1. Підготовка до ПРАКТИЧНИХ занять. ЗАГАЛЬНІ теоретичні відомості.

Цей розділ необхідно прочитати в першу чергу, потім перейти до практичної роботи до розділів 5 і 6.

Основні визначення

Сучасні інформаційні системи характеризуються великими обсягами збережених даних, їх складною організацією, а також високими вимогами до швидкості й ефективності обробки цих даних. Це стає можливим тільки при використанні спеціальних програмних засобів - систем управління базами даних (СУБД).

База даних (БД) - це пойменована сукупність даних, що відносяться до визначеної предметної області.

Система управління базами даних - це комплекс програмних і мовних (мовні засоби – це мови програмування, яки можна використовувати в середовищі СУБД, наприклад VBA, SQL та інші) засобів, необхідних для створення, обробки баз даних і підтримки їх в актуальному стані.

Основна особливість СУБД – це наявність процедур для введення і збереження не тільки самих даних, але й описів їхньої структури.

Майже всі сучасні СУБД засновані на реляційної моделі даних. Назва " реляційна " зв'язане з тим, що кожен запис у кожної таблиці такій базі даних містить інформацію, що відноситься (related) тільки до одного інформаційного об'єкта (наприклад у таблиці Клієнти кожна запись містить інформацію про тільки одного клієнта ). Крім того, з даними про два інформаційні об'єкти можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значеннях зв'язаних між собою даних.

Усі дані в реляційноїБД представлені у виді таблиць. Кожен рядок таблиці містить інформацію тільки про один об'єкт і називається записом. Стовпець таблиці містить однотипну для всіх записів інформацію і називається полем.

Для успішного функціонування бази даних важлива правильна організація даних у ній. При визначенні структури даних у базі виділяють наступні основні поняття:

Клас об'єктів - сукупність об'єктів, що володіють однаковим набором властивостей.

Наприклад, у базі дані фірми по обліку операцій із клієнтами класами об'єктів є:

• клас об'єктів - клієнти,
• клас об'єктів - операції.

Для кожного окремого об'єкта з даного класу об'єктів у таблиці створюється окремий запис.

Властивість (атрибут) - визначена частина інформації про деякий об'єкт. Зберігається у виді стовпця (поля) таблиці. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові - це властивості (поля) для об'єкта Клієнт.

Зв'язок ( відношення ) - спосіб, яким зв'язана інформація про різні об'єкти.

Поняття зв'язку. Типи зв'язків між об'єктами БД.

Основними структурними компонентами бази даних є таблиці. При визначенні складу таблиць треба керуватися правилом:

у кожній таблиці повинні зберігатися дані тільки про один клас об'єктів.

Якщо в базі даних потрібно зберігати дані про декілька об'єктів, то необхідно створювати декілька таблиць. Наприклад, в одній таблиці не можна зберігати анкетні дані клієнта і види товарів, з якими він виконував операції, тому що це властивості різних класів об'єктів.

Зв'язок між таблицями здійснюється за допомогою загальних полів.

Зв'язки між будь-якими двома таблицями бази даних відносяться до одного з трьох типів:

· " один-к-одному" (" один -до-одного") (1: 1),

· " один-ко-многим) (" один -до-багатьох") (1: М),

· (" много-ко-многим") (" багато -до-багатьох") (М: М).

Зв'язок типу " один-к-одному" (1: 1)

При цьому типі зв'язку кожний запис в одній (із двох зв'язаних) таблиці відповідає не більш одному запису в іншій таблиці і назад. Цей вид зв'язку зустрічається досить рідко, в основному в тих випадках, коли частина інформації про об'єкт або рідко використовується, або є конфіденційної. Така інформація зберігається в окремій таблиці, що захищена від несанкціонованого доступу.

Зв'язок типу " один-ко-многим" (1: М)

При такому типі зв'язку кожний запис в головній (батьківської) таблиці відповідає кількам записів у зв'язаній з нею підлеглій (дочірньої) таблиці. Кожному запису в підлеглій таблиці відповідає тільки один запис у головній таблиці. Це найбільш розповсюджений тип зв'язків. Для його реалізації використовуються дві таблиці. Одна з них представляє сторону " один" – головна таблиця, інша - сторону " много" – підлегла таблиця.

Наприклад, потрібно мати інформацію про клієнтів і результати операцій з ними (дата, сума і т.д.). Якщо все це зберігати в одній таблиці, то обсяг таблиці (кількість полів кількість записів) невиправдано зросте, тому що в ній для кожного запису про чергову угоду повинні повторюватися всі анкетні дані про клієнта. Оскільки Клієнт і Операції - це різні класи об'єктів, тому і їх властивості повинні зберігатися в окремих таблицях.

Рішенням цієї задачі є створення двох таблиць (поки тільки двох). Умовно назвемо їх Клієнти й Операції. У кожній з них зберігаються відповідні властивості (атрибути). Для зв'язку цих таблиць потрібно використовувати тільки частину інформації про клієнта, з яким виконується операція. Але вона повинна однозначно визначати кожного клієнта серед усіх. Такою інформацією може з'явитися, наприклад, Код Клієнта (він унікальний для кожного клієнта). У таблиці з боку " один" (у нашому прикладі Клієнти) такі поля називаються ключовими. Основна вимога до значень у ключових полях - це їхня унікальність для кожного запису (тобто вони не повинні повторюватися у таблиці).

Зв'язок типу " много-ко-многим" (М: М)

При такому типі зв'язку безлічі записів в одній таблиці відповідає безліч записам у зв'язаній таблиці. Більшість сучасних СУБД безпосередньо не підтримують такий тип зв'язку. Для його реалізації такий зв'язок розбивається на два зв'язки типу " один-ко-многим";. Вводиться одна додаткова таблиця. Відповідно, для збереження інформації будуть потрібні вже три таблиці: дві з боку " много" і одна з боку " один". Зв'язок між цими трьома таблицями також здійснюється по загальних полях. Використання зв'язків такого типу виходить за рамки нашої роботи.

Зв'язки між таблицями встановлюються також у наступних випадках:

· при побудові, запитів до створеної БД

· шляхом зв'язування таблиці БД з таблицею іншої бази даних.

Відзначимо, що в реляційній базі даних можуть бути й окремі таблиці, не зв'язані з жодною інший таблицею.

Структура СУБД MS Access

 

MS Access - це функціонально повна реляційна СУБД, що працює в середовищі операційної системи Windows (98, 2000, XP). MS Access дозволяє створювати складні бази даних, при цьому визначається структура таблиць і зв'язки між ними. MS Access має систему створення запитів, звітів і форм будь-якої складності. У Access, як у будь-якому додатку Windows, можна використовувати всі можливості обміну даними між додатками Windows (DDE і OLE), що дозволяє включити в базу даних графічну і звукову інформацію з інших додатків. У Access база даних містить у собі всі об'єкти, зв'язані зі збереженими даними.

Об'єктами MS Access є:

· таблиці, що є основними об'єктами, у них зберігаються дані, які можна переглядати, редагувати, додавати.

· форми, за допомогою яких можна виводити дані на екран у зручному виді, переглядати і змінювати їх.

· запити – які дозволяють цілеспрямовано і швидко вибирати і необхідну інформацію з таблиць і робити з нею необхідні дії.

· звіти – за допомогою яких можна створювати різні види інформаційних документів для друку.

· макроси і модулі, що дозволяють автоматизувати роботу з базою даних.

Всі об'єкти Access зберігаються в одному файлі з розширенням mdb, наприклад, файл БД з іменем Робота з клієнтами.mdb. В інших СУБД збереження усіх об'єктів бази даних може бути організоване інакше.

Початок роботи з MS Access

 

Після запуску MS Accessна екрані з'явиться робочий екран програми MS Access, у верхньому рядку якого розташоване Головне меню, а під ним панель інструментів. Вона містить кнопки, що дублюють дії команд головного меню. (За допомогою команди Вид ® Панели инструментов ® Настройка можна самостійно визначити, яки з них будуть відображені на екрані.)

Рис. 1. Початкове вікно MS Access.

У середній частині робочого екрану розташоване початкове вікно, що складається з двох полів. Верхнє поле " Создание базы данных " пропонує створити нову БД і містить дві кнопки для вибору способу її створення: за допомогою " Конструктора" - (Новая база данних) чи за допомогою майстра - (Мастера, страницы и проекты баз данных). Нижнє поле цього вікна пропонує відкрити вже створену раніше БД – (Открыть базу данных)

 

Після вибору варіанту Нова база даних та Access запитує ім'я для файлу, у якому буде зберігатися та створюватися база даних і відкриває вікно Файл новой базы данных. Ви вводите ім'я вашої майбутньої БД, вибираєте місце на жорсткому диску для його збереження й ОК. Далі створюються необхідні об'єкти БД (таблиці, зв'язки між таблицями та інше). Зверніть увагу, що в MS Access ім'я файлу задається перед створенням нової бази, а не після того, як вся робота виконана й залишається тільки зберегти результат (як, наприклад ми робимо, в MS Word або MS Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення збереження даних. Всі зміни, внесені в базу даних, відразу ж відображаються й у її файлі (а тому програмі MS Access із самого початку треба знати імена файлу бази даних, яка ще буде створена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).

Після вибору варіанту Мастера, страницы и проекты баз данных Accessзапрошує створити базу даних, використовуючи деякі стандартні теми додатків зі своєї бібліотеки. Ці додатки містять у собі весь необхідний набір об'єктів: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі. З запропонованих прикладів можна вибрати придатний і на його основі створити свою БД. Після цього користувачу залишається тільки ввести в таблиці потрібні дані.

Майстер баз даних не може враховувати всі нюанси конкретного застосування БД, тому створений в такий спосіб варіант БД можна відкоригувати, використовуючи Режим Конструктора для потрібних об'єктів БД.

Створення нової бази даних за допомогою Конструктора

Після запуску Access потрібно клацнути на кнопці Новая база данных у вікні Miсrosoft Access і в запропонованому діалоговому вікні задати ім'я для файлу БД. Після цього на екрані з'являється вікно бази даних (Мал.2), з якого можна одержати доступ до всіх її об'єктів: таблицям, запитам, звітам, формам, макросам, модулям.

 

Для створення нової таблиці потрібно вибрати об'єкт Таблицы і вибрати спосіб створення таблиці – Создание таблицы в режиме Конструктора.

Потім з'являється вікно Новая таблица, де вибираємо Конструктор.

Рис.2. Вікно " Новая таблица "

Після цього Access виводить вікно Конструктора таблиці (Рис. 3), у якому задаються імена, типи і властивості полів для створюваної таблиці.

Рис. 3. Вікно Конструктора таблицы

Ім'я поля не повинне перевищувати 64 символи і у ньому не можна використовувати символи: знак -!, крапку, прями дужки - [ ] і апостроф - ',

В імені поля можна використовувати пробіл, але тільки не на початку імені.

ПРИМІТКА: Якщо ім'я складається з двох чи більш слів, рекомендується їх записувати разом, роблячи перші букви слів заголовними, наприклад, словосполучення " загальна сума" як ім'я буде наступним: ЗагальнаСума. Такий підхід зв'язаний насамперед з тим, що якщо надалі прийдеться автоматизувати роботу бази даних у допомогою модулів запрограмованих мовою програмування Visual Basic for Applications (VBA), це не буде суперечити правилам іменування об'єктів програм.

Кожен рядок у стовпці Тип данных є полем зі списком, елементами якого є типи даних Access (таблиця 1). Тип поля визначається характером даних, що вводяться в його. Серед типів даних Access є спеціальний тип - Счетчик. У поле цього типу Access автоматично нумерує рядки таблиці в зростаючій послідовності. Редагувати значення такого поля неможливо!

Кожне поле має індивідуальні властивості, по яких можна установити, як повинні зберігатися, відображатися й оброблятися дані. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Для визначення властивостей поля використовується бланк Свойства поля в нижній частині вікна конструктора таблиць.

Размер поля - визначається тільки для текстових і Memo -полів; указується максимальна кількість символів у даному полі. За замовчуванням довжина текстового поля складає 50 символів

Формат поля – визначається для полів числового типу, типу Денежный, полів типу Счетчик і Дата/Время. Вибирається один з форматів представлення даних.

· Число десятичных знаков - визначає кількість розрядів у дробовій частині числа.

 

· Маска ввода - визначає шаблон для введення даних. Наприклад, можна установити роздільники (наприклад символ " - " або символ " / " при введенні телефонного номера

· Подпись поля - містить напис, що може бути виведена поруч з полем у формі чи звіті (даний напис може і не збігатися з ім'ям поля, а також може містити пояснення).

· Значение по умолчанию - містить значення, установлюване за замовчуванням у даному полі таблиці. Наприклад, якщо в поле Місто ввести значення за замовчуванням Дніпропетровськ, то при введенні записів про проживаючих в Дніпропетровську, це поле можна пропускати, а відповідне значення (Дніпропетровськ) буде введено автоматично. Це полегшує введення значень, що повторюються частіше інших.

· Условие на значение - визначає безліч значень, що користувач може вводити в це поле при заповненні таблиці. Ця властивість дозволяє уникнути введення неприпустимих у даному полі значень. Наприклад, якщо вартість операції з клієнтом не може перевищувати 15000 гр., то для цього поля можна задати умову на значення: < =15000.

· Сообщение об ошибке - визначає повідомлення, що з'являється на екрані у випадку введення неприпустимого значення.

· Обязательное поле - установка, що вказує на те, що дане поле вимагає обов'язкового заповнення для кожного запису. Наприклад, поле ДомашнійТелефон може бути порожнім для деяких записів (значення " Нет" в даній властивості). Поле Прізвище ні як не може бути порожнім для жодного запису (значення " Да").

· Пустые строки - установка, що визначає, чи допускається введення в дане поле порожніх рядків (" ").

· Индексное поле - визначає прості індекси для прискорення пошуку записів.

Для збереження структури таблиці потрібно ввести команду Файл/Сохранить й у вікні Сохранение ввести ім'я таблиці.
Таблиця 1. Типи даних MS Access.

Тип даних	Використання
Текстовый	Алфавітно-цифрові дані (до 255 символів)
Mеmо	Алфавітно-цифрові дані, тексти (до 64 000 символів)
Числовой	Різні числові дані (має кілька форматів: целое, длинное целое, с плавающей запятой
Дата/Время	дата чи час в одному з пропонованих Access форматів
Денежный	Грошові суми, що зберігаються з 8 знаками в десятковій частині. У цілій частині кожні три розряди розділяються комою.
Счетчик	Унікальне довге ціле, яке створюється Access для кожного нового запису
Логический	Логічні дані, що мають значення Истина чи Ложь
Объект OLE	Картинки, діаграми й інші об'єкти OLE з додатків Windows
Гиперссылка	У полях цього типу зберігаються гіперпосилання, що являють собою шлях до файлу на твердому диску, або адрес в мережах Internet чи Intranet.

ПРИМІТКА. Крім перерахованих вище типів даних у списку є елемент Мастер подстановок, що дозволяє представити значення полів у виді простого чи комбінованого списку. Додаткові властивості такого поля представлені на вкладці Подстановка вікна конструктора таблиць (буде розглядатися нижче)

Створення таблиць за допомогою " Мастера таблиц"

Створюючи таблицю за допомогою Мастера таблиц потрібно у вікні бази даних перейти на вкладку Таблицы, натиснути кнопку Создать і вибрати спосіб створення Мастер таблиц. Так само, як і Мастер баз данных, Мастер таблиц пропонує безліч готових структур таблиць по різним тематикам. Користувач може вибрати придатну таблицю і її поля. При необхідності створену в такий спосіб таблицю можна відкоригувати, відкривши її в режимі конструктора.

На відміну від Мастера баз данных, Майстер таблиць створює лише одну таблицю, яку потрібно доповнити безліччю інших необхідних об'єктів для одержання закінченого додатка.

Визначення ключових полів

При створенні багато-табличної бази даних важливо правильно задати ключ для кожної таблиці і визначити зв'язки між таблицями.

При створенні таблиці за допомогою Конструктора, Access може автоматично створити первинний ключ, поставивши перед першим зазначеним у структурі полем поле Код і задавши для нього тип Счетчик. Для цього при збереженні таблиці в запиті на автоматичне визначення ключа потрібно відповісти Да. Такий автоматично визначений ключ не буде коректний у більшості випадків. Ключ кожної таблиці повинний визначати сам розроблювач БД.

Для того, щоб визначити яке-небудь поле таблиці ключовим, потрібно установити курсор у рядку з ім'ям цього поля і натиснути на кнопку Ключевое поле - на панелі інструментів чи увести команду Правка / Ключевое поле. Після цього в рядку поруч з ім'ям цього поля з'явиться зображення ключа.

Ключ таблиці можна задати за значенням декількох полів. Для цього використовуючи додатково клавішу Ctrl варто виділити кілька полів і натиснути кнопку " Ключевое поле". У результаті ліворуч від кожного з виділених полів з'явиться маркер ключового поля , що інформує про те, що поле включене в первинний ключ таблиці.

Визначення зв'язків між таблицями

При реалізації відносин " один-ко-многим " і " много-ко-многим " усі дані розбиваються на кілька таблиць і визначаються ключові поля, що забезпечують зв'язок таблиць.

Для зв'язування таблиць велике значення має поняття відповідності типів даних: щоб зв'язати дві таблиці, поля для зв'язку повинні мати у більшості випадків одинакові типи даних.

Увага! Для полів типу Счетчик є свої особливості. Тільки одне з полів, що зв'язуються, може мати тип Счетчик. Справа в тім, що Счетчик є числовим полем, розміром " длинное целое ", але його особливість полягає в тім, що MS Access автоматично привласнює полю такого типу послідовні неповторювані цілі числа як значення. Оскільки значення поля типу Счетчик привласнюються автоматично, ми не можемо створити зв'язок, що поєднує два поля типу Счетчик. У цьому випадку в головній таблиці, пари таблиць яки зв'язуються, ключове поле повинне мати тип Счетчик, а в підлеглій таблиці з цієї пари відповідне поле повинне мати тип Числовой - довге ціле.

Зв'язки типу " один-ко-многим " (1: М) здійснюються завжди по унікальному ключі головної (" батьківської " таблиці). Ключем зв'язку (це вже буде зовнішній ключ!) у " дочірньої ", підлеглій таблиці є або деяка частина її унікального ключа (якщо він складається з декількох полів!), або поле, що взагалі не входить до складу первинного унікального ключа підлеглої таблиці.

Після визначення структури таблиць БД потрібно вказати Access спосіб, яким ці таблиці зв'язані.

Для визначення зв'язків потрібно перейти у вікно бази даних і виконати команду Сервис ® Схема данных на панелі інструментів чи натиснути кнопку Схема данных. Після цього Access відкриє вікно Схема данних і вікно Добавление таблицы. У вікні Добавление таблицы потрібно виділити імена таблиць, що додаються в схему даних, і натиснути на кнопку Добавить. Після цього вікно можна закрити.

У вікні Схема даних з'являться імена всіх зазначених таблиць разом зі списками полів. Імена загальних полів виділені напівжирним шрифтом. Потрібно виділити ключове поле таблиці, натиснути кнопку миші, перетягнути її курсор на аналогічне поле в таблиці, що зв'язується (підлеглої), після чого кнопку миші відпустити. У результаті з'явиться діалогове вікно Изменение связи (Рис. 4).

У цьому вікні Access заповнив перший рядок ім'ям поля, по якому зв'язувалися таблиці. Щоб у зв'язаних таблицях не порушувалася цілісність даних, потрібно клацнути по прапорці Обеспечение целостности данных.

Цілісність (" целостность" – рос.), від англ. integrity – недоторканність, схоронність) – розуміється як правильність даних БД у будь-який момент часу. Але ця мета може бути досягнута лише у визначених межах: СУБД не може контролювати правильність кожного окремого значення, що вводиться в базу даних (хоча кожне значення можна перевірити на правдоподібність). Наприклад, не можна знайти, що значення, що вводиться, 5 (номер дня тижня) у дійсності повинне бути 3. З іншого боку, значення 9 буде помилковим і СУБД повинна його відкинути. Однак для цього їй варто повідомити, що номера днів тижні повинні належати набору (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7). Підтримка цілісності бази даних може розглядатися як захист даних від невірних змін чи руйнувань (не плутати з незаконними змінами і руйнуваннями, що є проблемою безпеки). Сучасні СУБД мають ряд засобів для забезпечення підтримки цілісності (так само, як і засобів забезпечення підтримки безпеки).

Примітка: Підтримка зв'язаної цілісності даних означає, що Access при коректуванні бази даних забезпечує для зв'язаних таблиць контроль за дотриманням наступних умов:

· у підлеглу таблицю не може бути доданий запис зі значенням ключа зв'язку, що не існує в головній таблиці;

· у головній таблиці не можна видалити запис, якщо не вилучені зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці;

· зміна значень ключа зв'язку в записі головної таблиці неможлива, якщо в підлеглій таблиці є записи, зв'язані з нею.

Рис. 4. Діалогове вікно Изменение связей

Після цього Access унеможливить запис у не ключову таблицю такого значення загального поля, якого немає в таблиці ключової.

Після встановлення цілісності даних Access включає ще дві додаткові опції:

· " Каскадное обновление связанных полей" – це означає, що при зміні якого-небудь значення ключового поля в головній таблиці Access автоматично обновить значення цього поля для відповідних записів у всіх зв'язаних з нею підлеглих таблицях. Наприклад, якщо в одного з клієнтів у таблиці Клієнти змінився КодКліента, то він автоматично повинний помінятися й у таблиці Операції.

· " Каскадное удаление связанных полей" означає, що при видаленні одного із записів у ключовій таблиці будуть вилучені також записи в таблиці з боку " багато", що мають таке ж значення ключа. Наприклад, якщо з таблиці Клієнти видалити запис про одного з клієнтів, то усі записи про результати проведених з ним ділових операцій будуть вилучені автоматично. Каскадне видалення підлеглих записів виконується на всіх рівнях, якщо цей режим заданий на кожнім рівні.

ДЛЯ ЗАВЕРШЕННЯ ПРОЦЕСУ СТВОРЕННЯ ЗВ'ЯЗКІВ, потрібно клацнути по кнопці Создать. Access намалює лінію між таблицями у вікні Схема даних, що вказує на наявність зв'язку між ними. На кінці лінії в таблиці з боку " один" (Клієнти) буде намальована цифра 1, а на іншому кінці, у таблиці з боку " багато" (Операції) - символ нескінченності ¥;. Після закриття цього вікна усі встановлені зв'язки будуть збережені.

Рис. 5. Схема даних

Використання режиму таблиці

Уведення, редагування і перегляд даних

Для здійснення цих дій потрібно відкрити базу даних у режимі таблиці:

• перейти у вікно бази даних на вкладку Таблицы
• виділити ім'я потрібної таблиці і клацнути по кнопці Открыть.

Використовуючи горизонтальну і вертикальну смуги прокручування, можна переміщатися на нові поля чи записи таблиці.

У режимі таблиці можна не тільки переглядати дані, але і редагувати їх. Для цього використовуються звичайні прийоми редагування і клавіші переміщення між записами.

Якщо потрібно видалити запис цілком, то потрібно виділити її і натиснути клавішу Delete.

Для вставки нового запису в середині таблиці потрібно виділити рядок, перед яким повинен розташуватися новий запис, і натиснути клавішу Insert. На порожньому рядку, що з'явиться, потрібно ввести дані.

Для виділення повного запису потрібно клацнути мишею на області маркірування даного запису.

Для виділення значення поточного поля використовується подвійний щиглик миші на ньому.

Після закінчення введення чи редагування даних таблиці потрібно виконати команду Файл/Сохранить записи. Для полегшення введення і редагування даних Access дає комбінації " гарячих" клавіш, призначення яких можна подивитися в розділі Работа с данными у довідкової системі Access.

Використання " Мастера подстановок" при введенні даних у таблиці

Мастер подстановок дозволяє формувати для потрібного поля список значень, що може містити дані іншої таблиці чи запиту, або складатися з фіксованого набору значень, який формується самим користувачем. В обох випадках Мастер подстановок полегшує введення даних, забезпечує їхню вірогідність. Взагалі, використання Мастера подстановок завжди підвищує якість даних бази даних.

Наприклад, у таблиці Клієнти поле ТипКлієнта можна заповнювати за допомогою додатково створеною таблиці-довідника ТипиКлієнтів. Це збавить від необхідності набирати на клавіатурі дані щораз при заповненні цієї таблиці, запобіжить від появи помилок при наборі і зробить уведення даних більш наочним. Можливий варіант і без створення додаткової таблиці, на підставі списку значень, який створив сам користувач, однак використання додаткової таблиці є більш універсальним і зручним методом.

Аналогічно при введенні даних у таблицю Операції при введенніданих у поле КодКієнта можна використовувати дані зі зв'язаної таблиці Клієнти. Для створення комбінованого списку потрібно ввійти в режим конструктора таблиці Операції, перейти в стовпчик Тип даних для поля КодКлієнта. Зі списку доступних типів полів вибрати елемент Мастер подстановок.

Перше діалогове вікно Мастера подстановок пропонує вибрати джерело формування списку: на основі даних таблицы/запроса або фиксированный набор значений. У даному випадку потрібно вибрати перший варіант, тобто на основі даних таблиці.

У наступному вікні з приведеного списку таблиц/запросов варто вибрати таблицу/запрос, що є джерелом даних для списку. У нашому прикладі такою таблицею є таблиця Клієнти.

У третім вікні Мастера подстановок зі списку Доступные поля потрібно вибрати поля, значення яких фігурують у списку. У даному випадку можна вибрати поля Прізвище й Ім'я, що зроблять список більш інформативним. Після цього можна натиснути кнопку Готово для завершення процесу проектування комбінованого списку. Зберігши проект таблиці, можна відкрити таблицю Операції і переглянути результат роботи.

Інша можливість використання Мастера подстановок - це створення списків з фіксованими значеннями. Він використовується в тих випадках, коли набір значень у поле строго обмежений. Наприклад, поле ТипКлієнта в таблиці Клієнти може мати обмежений набір значень (усі типи клієнтів з якими працює фірма (постійний, випадковий, тимчасовий, посередник, VIP-клієнт і т.п.). Ніяких інших значень у цьому полі бути не може. Щоб ввести однаковість у записах і уникнути помилок при введенні, це поле також можна представити у виді списку, який підготовлено Мастером подстановок. Процес створення списку схожий на описаний вище, але на першому кроці Мастера подстановок варто вибрати опцію Фиксированный набор значений. На наступному кроці потріб