Основные сведения. Для повышения эффективности деятельности предприятия предложен ряд методик и поддерживающих их программных средств

Для повышения эффективности деятельности предприятия предложен ряд методик и поддерживающих их программных средств, которые позволяют минимизировать риск и решать ключевые вопросы, возникающие на различных этапах реорганизации бизнес-процессов предприятия.

На первом этапе необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Один человек, как правило, не обладает всей информацией о работе предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, как организована деятельность на каждом рабочем месте. Руководитель предприятия представляет, как работает организация в целом, но не в состоянии знать особенности деятельности всех рядовых сотрудников. Рядовой сотрудник хорошо разбирается в своих обязанностях, но плохо знает, как работают его коллеги.

Поэтому для анализа деятельности предприятия нужно создать модель его деятельности, описывающую все значимые аспекты его работы. Многие корпоративные информационные системы зарубежных производителей (SAP R/3, BAAN и др.) имеют в своем составе специальные средства для проведения обследования предприятия и построения модели его деятельности.

Наиболее известной и распространенной является предложенная в 70-х годах XX века Дугласом Россом (Douglas Ross) методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique). В начале 90-х годов в США на основе SADT был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0 (http: //www.idef.com). Программа BPwin является инструментальным средством, полностью поддерживающим стандарт IDEF0.

Основная идея методологии SADT – построение древовидной функциональной модели предприятия. Сначала функциональность предприятия описывается в целом, без подробностей. Такое описание называется контекстной диаграммой. Взаимодействие с окружающим миром описывается в терминах входа (данные или объекты, потребляемые или изменяемые функцией), выхода (основной результат деятельности функции, конечный продукт), управления (стратегии и процедуры, которыми руководствуется функция) и механизмов (необходимые ресурсы). Кроме того, при создании контекстной диаграммы формулируются цель моделирования, область (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точка зрения (позиция, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

Затем общая функция разбивается на крупные подфункции. Этот процесс называется функциональной декомпозицией. Каждая подфункция декомпозируется на более мелкие – и так далее до достижения необходимой детализации описания. Модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием какой-либо функции или работы (activity).

Работы на диаграммах изображаются в виде функциональных блоков – прямоугольников. Каждая работа представляет какую-либо функцию (например: «Получить компоненты», «Обслуживание клиента» и т.д.). Стрелки обозначают объекты или информацию, связывающие работы между собой и с внешним миром. После каждого сеанса декомпозиции автором диаграммы формируется папка–набор документов, в который входит сама диаграмма и дополнительные отчеты, которая направляется эксперту в данной предметной области. На уровне контекстной диаграммы это может быть управляющий предприятием, на уровне первой декомпозиции – начальник отдела и т.д., вплоть до рядового исполнителя. Прежде чем декомпозировать далее, на текущем уровне необходимо внести в диаграмму все замечания экспертов.

В результате получается полностью адекватная системе модель, которая позволяет наглядно представить существующие недостатки, перенаправить и усовершенствовать бизнес-процессы, провести анализ стоимости производства, а также послужить основой для создания информационной системы.

BPwin позволяет создавать модели бизнес-процессов. В одной модели в дополнение к IDEF0 он поддерживает еще два стандарта моделирования – DFD (Data flow diagramming) и IDEF3. Каждая из этих трех нотаций позволяет рассмотреть различные стороны деятельности предприятия. Диаграммы IDEF0 предназначены для описания бизнес-процессов на предприятии. Они позволяют понять, какие объекты или информация служат сырьем для процессов, какие результаты производят работы, что является управляющим фактором и какие ресурсы для этого необходимы. Нотация IDEF0 позволяет выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности предприятия. Диаграммы потоков данных (DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, или workflow diagramming. IDEF3 использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов.

В результате обследования предприятия строится функциональная модель AS-IS (Как есть), отражающая текущее состояние бизнес-процессов предприятия. Анализ модели AS-IS позволяет выявить наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время) и т.д.

Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (Как будет) – модели новой организации бизнес-процессов. Модель ТО-ВЕ нужна для оценки последствий реорганизации, анализа альтернативных путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая.

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для количественной оценки эффективности построенной функциональной модели: 1) стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC); 2) свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP).

Обычно стоимостный анализ применяется для того, чтобы понять происхождение затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-engineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение реальной себестоимости продукта, выявление работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь) и т. д., в каждой из моделей модели AS-IS или ТО-ВЕ. Стоимостный анализ позволяет оценить, каковы будут последствия внедрения информационной системы, действительно ли это приведет к повышению производительности и экономическому эффекту и к какому именно.

BPwin позволяет делать достаточно эффективные оценки стоимости, но при этом не претендует на высокую точность таких оценок. Если стоимостных показателей недостаточно, возможно внесение собственных измерителей – свойств, определенных пользователем (UDP).