Ввод данных в ячейки таблицы

3 Выполнение операций с БД.

 

1 Создание таблицы БД в режиме конструктора

База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях, например, телефонный справочник – это БД телефонных номеров объектов, список студентов группы – БД студентов, составляющих академическую группу и т.д.

Access - это система управления базами данных (СУБД), т.е. комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции (вырезать, копировать, вставить данные из любого приложения Windows и др.) выполняются по одним правилам. Данные Access просто комбинировать с данными СУБД Paradox, Dbase, с табличным процессором Excel.

Access - это реляционная СУБД (от англ. relation- отношение) Это означает, что БД может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной

таблицей Excel - в системе адресации - в таблице Excel адресуется и обрабатывается каждая ячейка отдельно, а в таблице БД – текущая запись со всеми полями. Второе отличие - в таблицу Excel можно сразу вводить любые данные, а в таблице БД её полям сначала нужно задать тип вводимых данных. Третье отличие – файл Excel сначала создаётся, а потом сохраняется командой Сохранить (Сохранить как…), а для БД Access сначала в

памяти создаётся своя папка, а затем в неё автоматически сохраняются все её таблицы, формы, запросы и отчёты.

По умолчанию БД, созданные в Access 2002 сохраняются в формате

Access 2000 для совместимости их с предыдущими версиями программы, Access 2000 и Access 97. Для использования всех средств Access 2002 нужно установить в компьютере соответствующий формат командой Сервис\Параметры\вкладка Другие, в поле Формат файла по умолчаниюраскрыть список форматов и выбрать Access 2002, затем нажать клавиши Применить и ОК.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей – Мастера, Шаблоны, Выражения, встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий программировать сложные процедуры обработки данных и др.

Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект, выполняя всю черновую работу. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Шаблон – заготовка базы данных конкретного типа (Склад, Контакты, Ресурсы, Расходы и др.), в которой уже созданы таблицы с заданными полями, формы, отчёты и форматы вывода отчётов на печать. Пользователю остаётся только заполнить таблицы БД своими данными. При необходимости можно выбрать поля таблицы и форматы распечатки из предлагаемых списков, ненужные таблицы шаблона БД можно удалить.

Построитель выражений используется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.

БД может содержать следующие составляющие - таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле.

Таблица – массив для хранения данных, состоит из записей (строк) и полей (столбцов) в таблице данных Access

Запрос – средство обработки данных в таблице, служит для просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц БД.

Форма – фрагмент таблицы данных, служащий для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.

Отчёт – средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.

Объект – идентификатор, формула, рисунок, диаграмма, таблица,

отчёт, форма и др. элемент данных или БД.

Структура таблицы БД и типы данных. Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Структура таблицы определяется:

названиями полей, из которых она состоит,

типами полей и

размерами полей.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя (название), которое может содержать не более 64 символов (нельзя использовать символы!,., %, $, #) и задаётся один из основных типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.

В табл. 1. представлены типы данных Access и их описание.

Таблица 1

Тип данных	Описание
Текстовый	Текст или числа, не используемые в вычислениях, например, номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числа различных форматов, используемые в математических расчетах
Дата/время	Значения даты и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Числа в денежном формате и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Длинные текстовые данные, для хранения комментариев; до 2 16 = 65535 символов
Счетчик	Последовательные числа, автоматически назначаемые записям - порядковые номера записей. В таблице может быть только одно поле этого типа, оно выступает в качестве ключевого и его значения счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений: True (Истина) и False (Ложь)
Поле объекта OLE	Объект (например, таблица Ms Excel, документ Ms Word, рисунок, звукозапись или др. данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access из другого приложения

 

 

Гиперссылка	Ссылка на другой файл или место на Web-странице, позволяет перейти от поля к сведениям из другого файла. Это строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки, который может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Вставка адреса гиперссылки в поле или в элемент управления выполняется командой Вставка\ Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, которое значения из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

создание пустой таблицы в Access возможно четырьмя способами:

Использование Мастера БД для создания всей базы данных (содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы) за одну операцию. Мастер БД может только создавать новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу;

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества предлагаемого списка;

Режим таблицы. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

Режим конструктора. Определение всех параметров макета таблицы.

Режим конструктора является основным, т.к. позволяет не только создавать пустую таблицу, определять все параметры её макета, но и изменять таблицы, созданные другими методами (с помощью мастера БД, мастера таблиц и в режиме таблицы) – изменять и добавлять поля, устанавливать значения по умолчанию, ограничения, маски ввода и др.

2 Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения

в этом поле появляются автоматически).

Основные операции при вводе данных:

если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Esc также восстанавливает удалённое значение;

если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение;

выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2;

выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца;

выделенная ячейка при нажатии клавиши Del очищается;

перемещение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [ ];

перемещение по записям осуществляется клавишами-стрелками вверх и вниз;

перемещение в первую ячейку записи производится клавишей Home, в последнюю - клавишей End.

для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо во вкладке Общиепоставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.

Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Профессия.

Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя.

параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Мужв поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля Пол примут значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого пола.

Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа

данных (кроме типа данных Счетчик ) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные вообще не существуют.

3 Выполнение операций с БД

1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами Del (символ справа) или Backspaсе (символ слева) и ввести новые данные.

Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space (Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей.

Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды Правка\Найти. Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть пункт меню Правка и выполнить команду Найти. В появившемся окне ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.

Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в пункте меню Правка выполнить команду Заменить, в появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменитьили 3аменить все.

2 Сортировка данных. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи\ Сортировка\Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки - данные отобразятся в отсортированном порядке.

В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца. записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по второму столбцу и т.д. Для восстановления прежнего порядка записей используется команда меню Записи\ Удалить фильтр.

3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр