Совершенствование коммуникативных процессов в организации

Следующие принципы являются полезными для организации эффективных коммуникаций, так как они концентрируют внимание на четырех решающих направлениях:

- качество сообщения;

- условия приема;

- поддержание целостности организационных усилий;

- использование преимуществ неформальной организации.

Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между персоналом в процессе сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия или организации.

Следующий важный принцип - принцип стратегического использования информационной организации. Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Рассмотрим способы улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

Эффективное общение невозможно без умения слушать.

Прояснение идей перед их передачей означает, что необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые необходимо сделать объектами передачи.

Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, менеджер добьется большей ясности и понимания его слов.

Установление обратной связи важно, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение менеджера, принятое получателем, истолковано в том смысле, который менеджер изначально ему придавал.

Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – получение ответов на поставленные вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит менеджеру оценить, в какой мере воплощается то, что он собирался сообщить.

В коммуникативном поле большой организации (компании) важнейшим моментом является взаимодействие менеджера по коммуникациям и менеджера по персоналу по развитию и совершенствованию информационного поля. Регулирование информационных потоков - руководители на всех уровнях организации должны знать потребности в информации как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных; менеджер должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации или компании.

Управленческие действия - регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий менеджера по совершенствованию коммуникаций.

Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Еще один вариант системы обратной связи – это опрос работников.

Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию коммуникаций в организациях.

Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации работникам в нужное время. Необходимо разработать такую сеть коммуникаций, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

В информационном обществе актуальность коммуникаций многократно возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все менеджеры работают, обмениваясь информацией друг с другом и с подчиненными. Требования к формированию коммуникативного поля, менеджерам по коммуникациям и специалистам по связям с общественностью становятся более высокими.

Для менеджера по коммуникациям – управление коммуникациями, в известной степени управление людьми и информацией, которой люди обмениваются. В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования на самых различных уровнях и абсолютно во всех сферах деятельности.

Сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействия. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником другого подразделения - коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга и наличие одного невозможно без другого. Подводя итоги, необходимо отметить, что функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. Таким образом, менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникаций для успешного осуществления своей профессиональной деятельности, а менеджер по коммуникациям координировать и совершенствовать все виды взаимодействия по обмену информацией.

Резюме:

Деловые коммуникации – это процесс взаимодействия, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата, т. е. это целенаправленное взаимодействие.

В современных условиях создание универсальной и удобной в использовании системы коммуникаций во многом определяет успех менеджмента.

В управлении персоналом выделяют разные стороны в процессе коммуникации: коммуникативную; интерактивную; перцептивную.

Менеджеры находятся в центре большинства коммуникаций на предприятиях и в организациях, они функционируют и как получатели, и как отправители сообщений.

Установление обратной связи позволяет подтвердить факт получения и установить адекватность понимания переданной информации.

Инновации в области информационных технологий способствуют совершенствованию коммуникаций в организациях.

Вопросы для самопроверки

1. Какие этапы выделяются в процедуре коммуникаций в процессе управления?

2. Назовите, пожалуйста, разные стороны коммуникаций в процессе управления персоналом.

3. Как структура организации может влиять на процесс коммуникаций?

4. Какие принципы являются важными для организации эффективных коммуникаций в организации?