Информационное обеспечение

 

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Примечание. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в гл. 2.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

§ к унифицированным системам документации;

§ к унифицированным формам документов различных уровней управления;

§ к составу и структуре реквизитов и показателей;

§ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

§ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

§ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

§ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

§ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример 3.10. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

 

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

§ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

§ классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. рис. 3.2). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

§ понять специфику и структуру ее деятельности;

§ построить схему информационных потоков;

§ проанализировать существующую систему документооборота;

§ определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Примечание. Стеорией и технологией построения информационно-логической модели можно познакомиться в гл. 15.

 

Для создания информационного обеспечения необходимо:

§ ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

§ выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

§ совершенствование системы документооборота;

§ наличие и использование системы классификации и кодирования;

§ владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

§ создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.