Информационные технологии - инструмент формирования управленческих решений

 

Организации различных типов и сфер деятельности можно пред­ставить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы по­средством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги. В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, госу­дарственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются резуль­татом принятия того или иного управленческого решения. Процесс принятия управленческих решений (в том числе в области управления персоналом) рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управлен­ческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инст­рументов анализа финансово-хозяйственной деятельности предпри­ятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление эконо­мической информации внешним поотношению к фирмепользова­телям — государственным органам, инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках дос­таточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основ­ные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализирован­ных показателей, характеризующих различные стороны функциони­рования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управ­ления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач ис­пользуется текущая оперативная информация о состоянии экономи­ческого объекта и внешней среды.

 

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планиро­ванию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосроч­ного стратегического планирования, среднесрочного тактического пла­нирования и оперативного регулирования деятельности организации.

 

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей выс­шего ранга. За счет организации информационной технологии обес­печивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегиче­ского уровня управления являются:

• определение системы приоритетов развития организации;

• оценка перспективных направлений развития организации;

• выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения по­ставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная техно­логия обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный дос­туп и сортировку информации по ключевым факторам, которые по­зволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями информационной технологии долго­срочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организа­ции с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Такие модели (в том числе модели кадрового контура) должны учитывать:

• особенности развития рыночных отношений в стране;

• возможные перспективные виды продукции (товары и услуги) и виды производственных ресурсов относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

• наличие и развитие кадровых ресурсов;

 

Учет перечисленных факторов в модели функционирования инфор­мационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на ис­пользовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия реше­ний. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия ре­шений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего глав­ную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стра­тегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, ос­новной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедре­ния стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.

 

2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизиро­ванной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

• обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

• создание потенциала для развития организации;

• создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе разви­тия организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контро­ля, принятия решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспече­ние доступа к архивной информации, принятие тактических управлен­ческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использо­вании моделей, отражающих реальные факторы и условия возмож­ного развития деятельности организаций и предприятий, в значи­тельной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направле­ниям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информаци­онной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знании, системы поддержки принятия решений и т. д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы под­держки принятия решений имеют достаточно мощный аналитиче­ский аппарат с несколькими моделями. Основными характеристика­ми таких систем являются:

• возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

• возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

• гибкость и адаптируемость к изменению условий;

• технология, максимально ориентированная на пользователя.

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений являет­ся основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутин­ных операций по решению различных функциональных задач эко­номического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциа­ла. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управ­ления следует отнести:

• получение прибыли за счет реализации запланированных зара­нее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода произ­водства от запланированного;

• выработку и реализацию решений по устранению или мини­мизации нежелательных отклонений.

Функционирование информационной технологии в контуре те­кущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режи­ме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соот­ветствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организаци­ей и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляют­ся данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еже­недельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формирова­нии строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструмен­тальных средств для текстовой, табличной, графической и статисти­ческой обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.