Унифицированная система документации и организация документопотоков

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксирован­ном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в со­ответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документы, содержащие исходные данные организаций и пред­приятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяют­ся на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним докумен­там относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной доку­ментации. Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается в соответствии с Общегосударственным классификато­ром управленческой деятельности — ОКУД код, который располага­ется в верхней правой части документа.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской.

Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, орга­низации, работающего, 'оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и ко­личественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенк­латурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несу­щих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).