Пример построения документа табличной формы

Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения до­кумента от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документы, циркулирующие в системе управления, образуют ин­формационные потоки. Информационный поток — группа или совокуп­ность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, ха­рактеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие различные функции управле­ния, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутрен­ние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулиру­ют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отража­ют потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизон­тальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организа­ции, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции пла­нирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Потоки обратной связи формируются в основном во время вы­полнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении раз­личных хозяйственных операций. Часть из них носит распоряди­тельный, часть — осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различ­ные организации, заинтересованные в получении результатной ин­формации о финансовом положении дел на предприятии. К ним от­носятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, постав­щики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, вы­ставки продукции, социологические опросы, справки, а также раз­личные сведения.

Совокупность внутренних (прямых и обратных) и внешних информационных потоков образуют Информационный контур управления. В задачах управления персоналом – соответственно, информационный контур управления персоналом.