Общие приемы создания сводных таблиц в MS Excel 2003

Сводные таблицы – это мощное средство обработки данных, с помощью которого можно одновременно подвести итоги, отсортировать список и произвести фильтрацию. К тому же сводные таблицы позволяют представлять одни и те же данные по-разному.

Рассмотрим создание сводной таблицы на конкретном примере.

1. Из папки Задания к контрольной работе по информатике \ Таблицы откройте файл Perif.xls. Выберите лист «Принтеры».

2. Выделите таблицу (или любую ячейку списка).

3. В меню Данные выберите команду Сводная таблица. Откроется диалоговое окно Мастера сводных таблиц. Так как нужно построить сводную таблицу на основе списка (базы данных) рабочего листа Excel, то оставьте активной первую опцию диалога (рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно мастера сводных таблиц

4. Укажите вид создаваемого отчета – сводная таблица. Нажмите кнопку Далее.

5. На следующем шаге (шаг 2) в диалоговом окне в поле Диапазон уже должен быть введен адрес Вашего списка (Вы ведь предварительно выделили его, и тем самым он задан системе) (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диапозон, содержащий исходные данные

6. Нажмите кнопку Далее. В третьем окне определяем расположение сводной таблицы – либо на новом листе, т.е. будет вставлен новый лист перед активным, в него-то и будет помещена сводная таблица, либо на уже существующем листе. Выберите пункт существующий лист, а затем в появившемся окне укажите Лист 2 и щелчком мышки выделите ячейку A1 на этом листе. Нажмите кнопку – Готово. На экране появится макет для будущей сводной таблицы (рисунок 3).

Рисунок 3 – Макет сводной таблицы

7. Помимо таблицы Вы увидите панель инструментов «Сводные таблицы», с помощью которой можно быстро изменить сводную таблицу.

8. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите левой кнопкой мыши поля с данными, которые требуется отобразить в строках (поле Наименование), в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля строк». Если список полей не отображается, то щелкните в рамку областей перетаскивания сводной таблицы и убедитесь, что кнопка Отобразить список полей , на панели инструментов нажата.

9. Перетащите поле Тип в область столбцов (“Перетащите сюда поля столбцов”), а поле Сумма в область элементов данных. В этом случае для каждого типа принтера будут просуммированы затраты на покупку единиц одинакового наименования.

10. Сравните полученную таблицу с таблицей, приведенной ниже (рисунок 4).

Рисунок 4 – Итоговая сводная таблица