Лекция №1. Современные правила оформления деловых документов

Одной из форм делового общения является деловая письменная речь, служащая для фиксации управленческой, деловой и служебной информации. Данная информация излагается в документах. Документом принято называть материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования[Введенская и др.]. Документ составляется и оформляется в соответствии с особенностями официально-делового стиля.

Все типы деловых документов характеризуются прежде всего унификацией и стандартизацией. Унификация документов означает регламентацию видов документов, приведение к единообразию их формы, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация обеспечивается системой стандартных языковых моделей, языковых клише. Стандартизация официальных документов – это установление в государственном масштабе оптимальных правил по разработке и оформлению документов, которые принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Разработанные единые правила и требования к содержанию, построению и оформлению документов излагаются в нормативных актах – государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и учреждений (СТП). Выполнение правил и требований обеспечивает:

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное их исполнение;

3) организацию быстрого поиска документов;

4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для сокращения затрат.

С точки зрения стиля изложения информации документы должны соответствовать четырем основным требованиям: точности, достоверности, полноты и лаконизма.

Поскольку текст документа должен обеспечивать однозначность прочтения, его язык не допускает возможности различного толкования фактов. Ясность и недвусмысленность языка достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, строгое соответствие обозначаемому. Она достигается точностью словоупотребления, использованием слов в соответствии с их лексическим значением, с учетом их многозначности. Под коммуникативной точностью подразумевается точность реализации замысла автора документа. При нарушении предметной и коммуникативной точности содержание документа воспринимается с трудом или может быть неверно истолковано.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно давать непредвзятую, беспристрастную оценку событий, отражая фактическое состояние дел.

Требование полноты предполагает наличие в документе информации, достаточной для принятия обоснованного решения. При недостаточности информации возникает необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приводит к затратам времени на неоправданную переписку.

Для облегчения восприятия документа важно соблюдать требование лаконизма, то есть стремиться передавать информацию в максимально краткой (возможной для данной речевой ситуации) форме. Это требование должно сочетаться с требованием полноты информации. Лаконизм достигается предельной четкостью выражения мысли. Установлено, что оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц.

Необходимым условием правильного построения текста документа является также его композиционная стройность и логичность. Композиция (структура) текста документа – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. Содержание одноаспектного документа ограничивается рассмотрением одного вопроса, например, изложение просьбы, рекомендация, сообщение о предстоящей презентации и т.п. В многоаспектных документах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать одновременно напоминание, просьбу и предложение. В таких документах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абзаца.

Особое значение при составлении документов имеют реквизиты. Эффективность письменного делового общения напрямую зависит от того, насколько правильно и точно они оформлены. Ошибки в оформлении реквизитов лишают документ юридической силы. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который располагается в строго определенном месте бланка или листа документа. В зависимости от вида и содержания документа количество реквизитов бывает различным. Полный перечень реквизитов состоит из 31 пункта. Для оформления документа какого-то определенного вида необходимы не все реквизиты. Перечень реквизитов конкретного документа и порядок их расположения определяется Стандартом.

Рассмотрим особенности обязательных и некоторых наиболее часто встречающихся реквизитов.

1) Адресат. Этот реквизит располагается в правом верхнем углу листа документа.Документ может быть адресован в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование организации пишется в именительном падеже. Например:

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Если же документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации пишется в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:

Министерство науки и образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Начальнику Управления Н.П. Голубеву

Если документ адресован лицу с указанием должности, то наименование организации входит в состав наименования должности, и название организации отдельно не указывается:

Ректору Российского университета дружбы народов

проф. В.М. Филиппову

Если адресат документа – частное лицо, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

2) Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в центре страницы. Например:

ПРИКАЗ

3) Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например:

ПРИКАЗ

о создании аттестационной комиссии

 

- чего (кого), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

4) Текстдокумента оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату составления документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

5) Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности располагается слева, подпись и ее расшифровка – на том же уровне справа. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко

Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.С. Долгих Г.Н. Дронов

6) Дата. Дата, наряду с подписью, является важнейшим реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Дата должна быть расположена слева, на уровне несколько ниже подписи (под указанием должности лица, подписавшего документ). Датой документа является дата его подписания, утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2014 года следует написать так: 01.09.2014. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 сентября 2014 г.

7) Печать необходима в ряде специальных документов, связанных с финансовыми операциями, а также иных, предусмотренных действующим законодательством. Круглой или гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица.