Створення проміжного звіту

Проміжний звіт дозволяє провести обчислення над кожною групою записів, створених в результаті сортування, — не поважно, поодинці ним скільком полям. Обчислення можуть бути результатом дії однієї з дванадцяти функцій, з них найбільш корисними є СУМ, СРЗНАЧ і СЧЕТ. Після сортування, приведеного як приклад, ви могли б підсумувати поле Зарплата для кожного Відділу, щоб побачити, скільки грошей вирушає на виплату зарплати для кожного відділу компанії. Якщо ви також хочете підрахувати число людей в кожному відділі, вам необхідно повторити наступну процедуру, зберігши перший звіт і додавши до нього нову інформацію. Перш ніж приступати до створення будь-якого проміжного звіту, необхідно відсортувати базу даних, щоб розбити записи на групи, над якими потім можна було б проводити дії, наприклад складання, підрахунок, знаходження середнього арифметичного і так далі Отже, завершивши сортування, виберіть на вкладці

Данные у групі Структура Промежуточные итоги.

У діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте пропоновані дії.

1. Клацніть за випадним списком опції При каждом изменении в і виберіть поле, сортування по якому створює найбільші за розміром групи записів.

2. У списку Операция вкажіть потрібну операцію.

3. У списку полів опції Добавить итоги по помітьте ті поля, до яких слід застосувати вказану функцію. Наприклад, якщо вибрали функцію СУММ, слід вибрати поля з чисельними даними, а якщо ви вибрали СЧЕТ, можете вибрати будь-яке поле, оскільки Excel просто підрахує, скільки полів входить в створені в результаті сортування групи.

4. За умовчанням опція Заменить текущие итоги є включеною. Це означає, що, якщо ви вже створювали звіт з проміжною сумою по даній базі даних, він буде видалений і замінений тим, який ви зараз створюєте. Відключите цю опцію, якщо ви додаєте новий рівень (дрібнішу проміжну суму) до існуючого звіту.

Отже, що ж тепер робити з кнопками в лівій стороні електронної таблиці? Ви можете клацнути по ним, щоб розкрити або прибрати окремі частки звіту. Якщо ви бажаєте побачити всі подробиці звіту — кожен запис і всі проміжні суми, — клацніть по кнопці 3. Якщо ж хочете побачити тільки суми (як показано на наступній ілюстрації), клацніть по кнопці 2. Якщо ж вам потрібна тільки спільна сума без всяких пояснень, клацніть по кнопці 1.

Кнопки із знаками плюс і мінус зліва дають можливість розкрити або прибрати окремі розділи звіту. Наприклад, якщо ви хочете бачити тільки суми, а деталі по конкретних записах вам не потрібні, розкрійте одну з сум, щоб проглянути подробиці, а останні залиште згорнутими. Клацніть по значку плюс напроти тієї суми, яку хочете розкрити. Значок перетвориться на мінус, означаючи, що всі доступні дані вже відображуються.

Рада., Щоб видалити проміжний звіт з вашої бази даних, просто виберіть на вкладці Данные у групі Структура Промежуточные итоги.

У діалоговому вікні, що відкрилося, клацніть по кнопці Убрать все в діалоговому вікні, що з'явилося. Діалогове вікно буде негайно закрито, а всі проміжні підсумки будуть видалені з вашої бази даних.