Розширені фільтри

На вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр клацнітьпо кнопці Дополнительно. З’явиться діалогове вікно Расширенный фильтр. Це засіб фільтрації дозволяє задати зразок, на відповідність якому буде перевірений кожен запис бази даних — не минулі перевірку записи відображуватися не будуть. Щоб виконати операцію розширеної фільтрації, виконайте пропоновані дії.

1. Додайте порожнього простору — три або чотири рядки — над рядком заголовків бази даних (на тому ж листі Excel), клацнувши на вкладці Главная у групі Ячейки на кнопку Вставить івібравши у меню, що розкривається, пункт Вставить строки на лист.

2. Скопіюйте назви полів у верхній рядок тільки що створеної області.

3. Наберіть дані зразка у вічко або вічка в одному або декількох полях.

4. Клацніть по будь-якому вічку бази даних і на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр клацнітьпо кнопці Дополнительно, щоб відкрити діалогове вікно Расширенный фильтр.

5. У розділі Обработка цього діалогового вікна вкажіть, де відображуватимуться результати фільтрації — на тому ж місці, де знаходиться база даних, або в якійсь іншій області. Якщо ви вважатимете за краще скопіювати результати фільтрації в інше місце, вкажіть його.

6. Клацніть по кнопці Диапазон условий і перетягнете діалогове вікно убік, щоб потім виділити вічка, які містять зразок даних. Діапазон, що виділяється, повинен включати заголовки стовпців плюс дані, введені в одному або більш полів.

7. Клацніть ОК. Діапазон умов відбору (ваш зразок) буде порівняний з базою даних, і відображуватися будуть тільки відповідні зразку записи.

 

Рада. Якщо після виконання операції розширеної фільтрації не відображується жодного запису, перевірте, чи немає друкарських помилок в назвах полів і даних зразка — це найбільш часта причина непрацездатності.

Створення зведених таблиць. За допомогою зведених таблиць зручно підсумовувати початкові дані, порівняти різні значення. Зведена таблиця створюється за допомогою мастера сводных таблиц на основі списку. Кнопка Мастер сводных таблиц и диаграмм знаходиться на панелі быстрого доступа. Якщо такої кнопки нема, тоді створіть ії за допомогою послідовного виконання

наступниї дій: клацніть по кнопці і у низу меню, що розкриється, клацніть по кнопці . У діалозі, що з’явиться, оберіть пункт , у списку Выбрать команды из віберіть Все команды і серед переліку усіх команд виберіть Мастер сводных таблиц и диаграмм. Клацніть по кнопці Добавить і по кнопці ОК. На панели быстрого доступа з’явиться кнопка Мастер сводных таблиц и диаграмм.

Створимо на листі робочої книги з ім'ям Список наступний список (мал. 10.10).

 

 

Мал. 10.10. Початкові дані для створення зведеної таблиці у вигляді списку

 

Знаходячись на листі Список виконаєте наступне:

Ø клацніть будь-яке вічко списку, далі клацніть на кнопці Мастер сводных таблиц и диаграмм на панелі быстрого доступа.

Ø у діалоговому вікні, що з'явилося, Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3 (мал. 10.11) поставте перемикач в групі Создать таблицу данных на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Office Excel і в групі Вид создаваемого отчета: сводная таблица, потім клацніть по кнопці Далее;

 

Мал. 10.11. Вікно діалогу Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3

Ø у діалоговому вікні, що з'явилося, Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2 из 3 (мал. 10.12) вкажіть діапазон початкових даних, виділивши його мишею, і клацніть по кнопці Далее;

Мал. 10.12. Вікно діалогу Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2 из 3.

Ø у діалоговому вікні, що з'явилося, Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3 (мал. 10.13) вибрати положення перемикача в групі Поместить в таблицу в: в существующий лист, потім клацніть вічко F1 і після цього клацніть по кнопці Готово.

Мал. 10.13. Вікно діалогу Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3.

Ø у діалозі, що з’явиться (мал. 10.14) Список полей сводной таблиц помітьте галочкою всі поля згідно мал. 10.14.

Мал. 10.14. Список полей сводной таблиц.

Ø на підставі списку полів (мал. 10.14), що показує поля для добавления в отчет, за допомогою списку полів звідної таблиці (мал. 10.14), що відкривається, перетягуємо назви полів в потрібні області Названия столбцов згідно (мал. 10.15).

Мал. 10.15. Нижня частина вікна Список полей сводной таблиц.

Ø В результаті на листі робочої книги, зачинаючи з комірка F1, буде створена звідна таблиця, показана на мал. 10.16.1, мал. 10.16.2, мал. 10.16.3, мал. 10,16.4, мал. 10.16.5, мал. 10.16.6, і мал. 10.16.7.

 

Мал. 10.16.1. Результат створення звідної таблиці (стовпці від F до O).

Мал. 10.16.2. Результат створення звідної таблиці (стовпці від P до AА).

Мал. 10.16.3. Результат створення звідної таблиці (стовпці від AВ до AL).

 

Мал. 10.16.4. Результат створення звідної таблиці (стовпці від AM до AX).

Мал. 10.16.5. Результат створення звідної таблиці (стовпці від AY до BJ).

Мал. 10.16.6. Результат створення звідної таблиці (стовпці від BK до BV).

 

Мал. 10.16.7. Результат створення звідної таблиці (стовпці від BU до CC).