Свойства документного потока
Документный поток характеризуется мощностью, т. е. числом документов, транслируемых (транспортируемых) в единицу времени. Из других характеристик важны направления потока (поток может быть прямоточным, или поступательным; челночным, или поступательно-возвратным; возвратным; встречным; поперечным и т д.), количество перевалочных пунктов на его пути (они усложняют структуру потока и задерживают пересылку документов, поэтому их должно быть как можно меньше), ритм (степень насыщенности потока в единицу времени; неоправданные сбои, резкое возрастание объема документов равно нежелательны), шум (семантический - отвлечение документоведа на посторонние дела, помехи в его работе; физический - звук свыше 40-80 децибел), наложение потоков в пространстве и во времени (когда по одному каналу одновременно в нарушение технологии передаются разнородные документы - это тоже помехи или шум; бывает, однако и польза от наложения разнокачественных потоков: совмещение работы над документом с прослушиванием функциональной музыки, восприятием цветового дизайна и т.п.). Оптимизация документных потоков – область технологии формирования документного ресурса.
ТРАНЗИТНЫЕ ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ КАНАЛЫ В случае территориальной ''разнесенности'' документа и пользователя протяженность потока удлиняется, на его пути возможны промежуточные пункты, на каждом этапе могут возникнуть профилированные службы со своим штатом специалистов для оптимальной организации документопотока. При этом такие службы – их правомерно считать транзитными дентальными - есть и неразветвленные, и очень сложные, оснащенные мощной техникой и имеющие собственную сеть по всему миру. Курьер В простейшем случае функцию транспортирования документов выполняет курьер – лицо, ответственное за непосредствeнное вручение документа адресату. В учреждении этим занимается специальный рассыльный, разносящий документы из канцелярии в структурные подразделения. В малом учреждении эта функция поручается секретарю. Широко распространена практика, когда, наоборот, сотрудники структурных подразделений регулярно посещают канцелярию для получения корреспонденции. В крупных государственных и военных учреждениях особо важные документы доставляет фельдъегерь. В значительной части случаев доставку вновь созданных документов заказчикам документопроизводитель осуществляет собственными силами. В этом случае он представляет собой не только генерализационную, но и транзитную систему. В настоящий момент последняя функция генерализационных документальных систем усилилась: развиваются прямые поставки собственным транспортом литературы подписчикам из издательств и редакций. К этой же категории относятся сообщения, поступающие по телефону, компьютеру. Основной поток документов проходит через два наиболее распространенных канала — почту и книготорговлю.
Почта Почта является основным транзитным каналом, по которому перемещаются документные ресурсы, создаваемые в генерализационных, а также хранимые в терминальных системах. Наибольший удельный вес в почтовых отправлениях занимает переписка — частная и служебная. Наиболее активны в этом отношении Соединенные Штаты Америки, где ежегодно свыше 160 млрд. писем и бандеролей направляется внутренним и внешним абонентам. На каждого жителя приходится в среднем по 160 писем в год. Посредством почты население в США и Великобритании решает большинство деловых вопросов, таких, как регистрация фирм, уплата налогов, оплата коммунальных услуг. На втором месте в мире в начале 1990-х гг. был Советский Союз, почтовая связь которого реализовывала свыше 60 млрд. почтовых отправлений. Через почту осуществляется у нас доставка писем, телеграмм, прессы, денежных переводов. Почтовое ведомство располагает собственной мощной транспортной системой: автофургонами, железнодорожными вагонами и целыми почтовыми поездами, почтовой авиацией и т. д. В настоящее время переписка и телеграфные контакты россиян сократились в 6 раз по сравнению с 80-ми гг., но основные функции транзитной документально-коммуникационная транспортная система сохранила, добавив к ним некоторые новые: почта заключает договоры с рекламными агентствами и распространяет их продукцию. Стремительно развивается электронная почта.
|
