Введення даних у таблицю

Типи даних

У комірки можна вводити два типи даних - константи і формули. Константи розділяються на три категорії: числові, текстові, значення дати і часу. Числові значення можуть містити тільки цифри від 0…9 і спеціальні символи +, -, Е, е, (),., $, %, /. Текстові дані можуть містити будь-які символи.

 

Введення чисел і тексту

Для введення даних в комірку необхідно поставити маркер на відповідній комірці і ввести з клавіатури необхідну інформацію. При цьому дані, що вводяться, автоматично відображаються в рядку формул. Для зберігання в комірці введених даних натиснути клавішу Enter або будь-яку клавішу керування курсором. При цьому дані фіксуються в комірці і постійно в ній зберігаються.

 

Спеціальні символи при використанні числових даних:

· якщо введення починається зі знака «-», то число вважається негативним;

· символ Е и е використовується при застосуванні чисел у експоненціальній формі. Наприклад: 5Е(-8) = 0,00000005;

· якщо введення починається зі знака «$», те введене значення приймає грошовий формат;

· якщо введення закінчити знаком «%», то введене значення приймає відсотковий формат;

· якщо при введенні використовувати символ «/» і почати введення з прогалини або 0, введені дані будуть відображатися як простий дріб.

 

Особливості введення тексту

· Текст, що не може бути відображений в одній комірці, виводиться, перекриваючи сусідні комірки. При введенні тексту в сусідню комірку, що перекривається, довгий текст обрізається. При цьому текст в комірці зберігається і виводиться цілком у рядку формул.

· Довгий текст в комірці можна побачити, якщо розширити ширину стовпчика, клацнувши двічі мишею по його правій межі.

· Перенос тексту на другій рядок в межах комірці можна включити Þ Формат Þ Ячейка Þ Выравнивание Þ встановити прапорець Переносить по словам.

 

1.6 Автоматизація введення даних

Автозаміна

При введенні тексту слово або вираз, які часто використовуються, можна вставляти, за допомогою автозаміни: при введенні визначеної комбінації символів після натискання клавіші Пробіл, вводиться необхідне слово, вираз.

Створення елементів авто заміни

1. Сервис  Автозамена.

2. У полі Заменять: ввести комбінацію символів автозаміни.

3. У полі На: ввести, на що замінити зазначену вище комбінацію символів.

4. Кнопка Добавить.

ОК.

Видалення непотрібної комбінації символів

1. Сервис Þ Автозамена.

2. У вікні вибрати комбінацію символів що видаляються.

3. Удалить.

ОК.

Введення даних в діапазони комірок

1. Виділити діапазон комірок.

2. Ввести дані у першу комірку.

3. Натиснути клавішу Enter.

4. Ввести дані.

5. Натиснути клавішу Enter.

6. І так далі поки не буде заповнено всі комірки позначеного діапазону, при цьому частка комірок може не заповнюватись.

Для введення того самого значення відразу в декілька комірок:

· позначити комірки;

· ввести дані у першу комірку діапазону позначених комірок;

· при натиснутій клавіші CTRL натиснути клавішу Enter.

 

Автозаповнення комірок.

за допомогою миші однаковими даними:

1. Позначити першу комірку, з якої починається заповнення;

2. Ввести дані у комірку;

3. Встановити курсор миші на кут комірки, маркер прийме вид +;

4. Перетягнути маркер заповнення на потрібне число комірок;

5. Відпустити мишу для автоматичного введення.

за допомогою команд меню:

1. Виділити діапазон комірок;

2. Ввести дані в першу комірку;

3. Меню Правка Þ Заполнить Þ Прогрессия Þ у вікні Прогрессия вибрати розміщення, вид прогресії, її крок Þ ОК;

4. У виділені комірки вводяться дані відповідно до зазначених параметрів.

 

1.17 Використання списків

Введення елементів списку

1. Поставити курсор у відповідний комірці;

2. Ввести перший елемент послідовності (при необхідності два елементи);

3. Маркер заповнення протягнути в потрібному напрямку.

 

Створення списків для введення послідовної інформації

1. Сервис Þ Параметры Þ Списки;

2. У вікні ввести нову послідовність даних через прогалину або крапку (текстових, числових, тощо);

3. Кнопка Добавить.

 

1.18 Редагування таблиці

Додавання рядків (стовпчиків):

1. Встановити маркер на рядок (стовпчик), перед яким потрібно вставити рядок (стовпчик).

2. Меню Вставка Þ Строки (Столбцы) або у контекстному меню вибрати команду УдалитьÞ встановити прапорець - строку (столбец) або у контекстному меню вибрати команду Добавить ячейкуÞ у вікні Добавление ячеек встановити прапорець - строку (столбец).

Вилучення рядків (стовпчиків):

1. Встановити маркер на рядок (стовпчик), що потрібно видалити;

2. Меню Правка Þ Удалить Þ у вікні Удаление ячеек вибрати рядок (стовпчик) Þ ОК або у контекстному меню вибрати команду УдалитьÞ у вікні Удаление ячеек встановити прапорець строку (столбец).

 

Копіювання, переміщення даних

Виконується звичайними методами

1 - за допомогою буфера обміну;

2 - за допомогою команд меню Правка;

3 - за допомогою контекстного меню;

4 - за допомогою клавіш клавіатури (CTRL-C копіювати, CTRL-X вирізати, CTRL-V вставити);

5 - перетягуванням – копіювання при натиснутій клавіші CTRL,переміщення без натискання клавіші CTRL;

 

Копіювання (переміщення) даних на інший лист перетягуванням:

1. Виділити дані, що необхідно скопіювати (перемістити);

2. При натиснутій клавіші CTRL-ALT потягти комірки на потрібний лист;

3. Після переходу на інший лист, коли дані займуть необхідне положення відпустити клавіші CTRL-ALT.

Очищення змісту комірок

1. Правка Þ Очистить Þ

Все - вилучається зміст і форматування позначених комірок, крім ширини стовпчиків і висоти рядків;

Форматы - вилучаються усі формати без вилучення змісту;

Содержимое - вилучається зміст без вилучення форматів.

Крім того для очищення позначених комірок можна використовувати клавішу DEL.

 

1.19 Форматування комірок

Рекомендації по виконанню форматування комірок

1. Форматування комірки можливо тільки в режимі перегляду змісту комірки.

2. Комірка зберігає встановлені параметри форматування, поки не змінити параметри форматування або не вилучити їх.

3. Якщо необхідно встановити однакові параметри форматування для декількох комірок, то треба позначити комірки та виконати форматування.

 

Форматування за допомогою панелі інструментів

Стандартна панель Форматирование дозволяє встановлювати наступні параметри форматування за допомогою відповідних кнопок:

· для змісту комірки-тип шрифту, його розмір, колір та нарис, вирівнювання змісту у комірці;

· встановлювати формати даних - грошовій, відсотковий;

· поєднувати комірки з одночасним вирівнюванням змісту по центру;

· змінювати відступ даних від лівої межі у межах комірки;

· збільшувати та зменшувати кількість десяткових знаків після коми.