Сохранение результатов работы.

Система предоставляет широкие возможности работы с папками, содержащими подборки интересующих пользователя документов, и с закладками, которыми отмечаются важные фрагменты текста. В одну папку можно сохранять различные виды информации (нормативные документы, комментарии, консультации, формы деловых бумаг и др.), а с помощью закладок зафиксировать свой комментарий к фрагменту текста. Папками можно обмениваться с коллегами - предусмотрена функция экспорта/импорта папок и закладок. При подготовке собственных документов на основе информации из системы применяются специальные инструменты для выделения, копирования и переноса в Word фрагментов текста.

 

Составляя подборку документов по правовой проблеме, вы можете действовать несколькими способами: искать документы с помощью Карточки поиска или воспользоваться Правовым навигатором.

Если из полученной подборки наибольший интерес представляют не все, а лишь некоторые конкретные документы, полезно сохранить их отдельно, создав свою собственную папку документов. В любой момент ее можно дополнить другими документами. Например, это могут быть документы, полученные в ходе анализа связей внутри информационного массива.

Созданная вами папка документов готова для работы в любой момент, что существенно экономит время. Действительно, эти документы не нужно снова искать, ведь они могли быть получены «не за один шаг»: как в ходе поиска, так и в ходе анализа материалов.

Папки документов являются едиными для всего информационного массива. Это значит, что в одной папке можно хранить документы из любых разделов: и нормативные акты, и консультации, и формы документов и т.д. Папки можно объединять в группы, что сходно с привычным способом хранения файлов в компьютере.

В ходе анализа документов требуется тщательное изучение многих текстов.В этом случае будет удобно расставить в текстах Закладки, а потом обращаться сразу к ним, не просматривая документ вновь. К закладкам можно добавлять свои собственные комментарии, таким образом привязав их к контексту. Наконец, чтобы процитировать документ в своем материале, его можно перенести в Word (весь или по частям).

Как сохранить: 1) кнопка «Добавить» на панели быстрого доступа; 2) справа щелкнуть на нужную иконку: «Создать папку» или «Создать группу папок»; или же можно дополнить уже существующие папки: 3) Выбрать «Добавить в: (Закладки и документы; Папки; Документы на контроле)». Документы на контроле: при добавлении документы в этот раздел, при входе в систему вы будете получать уведомления о произошедших событиях, таких как: изменение статуса этого документа, внесение изменений, появление новой редакции и т.п.

Созданные папки можно просмотреть, щелкнув на кнопку «Избранное» на панели быстрого доступа.

 

Вопрос № 46

Справочная правовая система Гарант»

Справочная правовая система «Гарант» распространяется с 1990 г. и вполне заслуженно пользуется широкой популярностью у большого числа пользователей на рынке СПС. Ее разработала и распространяет компьютерная фирма-разработчик справочных правовых систем — Научно-производственное предприятие (НПП) «Гарант-Сервис». Первая массовая коммерческая информационно-правовая система в России.

Фирма активно сотрудничает с Правовым управлением Государственной думы и рядом других государственных учреждений и организаций. Она обладает высокотехнологичным и наукоемким производством с большим штатом сотрудников в Москве и широкой сетью представительств в России и за рубежом.

Система «Гарант» представляет собой справочную систему, которая обеспечивает поиск и работу с различными документами правового характера. В систему входят нормативные документы, комментарии и разъяснения, судебная и арбитражная практика, а также толковые словари.

Для бухгалтера особенно интересным может оказаться словарь «Финансы, налоги, бухучет». В системе «Гарант» имеются следующие виды поиска:

• по реквизитам;

• ситуации, источнику опубликования, классификатору (прав.навигатор);

•толковому словарю.

Система имеет механизм периодического обновления информационных баз, поэтому вы все время будете в курсе последних изменений в законодательстве.

Работая в системе «Гарант», вы открываете необходимые вам документы, просматриваете их на экране и при необходимости печатаете на принтере. В систему встроен мощный механизм поиска, позволяющий эффективно искать в информационной базе различные документы.

В системе «Гарант» имеется целая группа малых и больших информационно-правовых блоков, из которых пользователь может выбрать необходимые ему по роду деятельности и составить индивидуальный комплект, в котором будет осуществляться сквозной поиск документов.

Комплект «Гарант-Максимум» включает в себя все блоки федерального и один блок регионального законодательств. В данный комплект входят документы по всем разделам законодательства: уголовное, административное и международное право, а также судебная и арбитражная практика и многое другое.

Некоторые специальные информационные блоки не имеют на сегодняшний день аналогов в других СПС. К ним относятся «Законодательство в схемах», «Проекты законов», «Законодательство России на английском языке».

При обновлении комплекта производится полная актуализация информационного банка данных. Таким образом, пользователь всегда работает с актуальной версией документа, но при желании может перейти по ссылке в предыдущую редакцию. Компания «Гарант» имеет более 230 представительств в 120 городах, поэтому новые версии СПС «Гарант» предоставляются пользователям в Москве и по всей территории России и СНГ одновременно.

Существующие специализированные комплекты ориентированы на руководящий состав организации, бухгалтеров, аудиторов, финансистов, юристов и т.д. Кроме того, в комплекты бесплатно, по желанию пользователя, записывается блок «архивы Гаранта».

При запуске информационной базы автоматически открывается основное меню, в котором представлены главные возможности системы. Из него можно перейти к разделам правовой и экономической информации, произвести поиск документов, обновить информационный банк.

Блок экономической информации содержит новости законодательства, бизнес-справки и календарь бухгалтера, в котором приведены сроки основных платежей в бюджет, а также производственный календарь, где дана информация о количестве рабочих дней в отчетных периодах.

Раздел «Формы документов» содержит типовые формы документов (договоры, бланки, доверенности, формы бухгалтерской и статистической отчетности), а также образцы деловых бумаг.

Если известны реквизиты документа, то для его поиска можно воспользоваться карточкой запроса, в других случаях вам поможет поиск по ситуации.

Бизнес-справки — это обобщенная в виде таблиц наиболее часто используемая информация: динамика индекса инфляции, официальные курсы валют, ставки налога на доходы физических лиц и др. В разделе бизнес-справок организован быстрый переход в к формам документов в формате MS Word и MS Excel.

В 2001 г. компания «Гарант» совместно с «Консэко Пресс» разработала и начала активно внедрять интересный проект — «Законодательство в схемах», который содержит более 2000 схем, а также «Законодательство в схемах. Налоги бухучет», который на сегодняшний день содержит более 1000 схем и таблиц.

Довольно часто возникает ситуация, когда при обращении к той или иной СПС пользователю известна только рассматриваемая проблема, а информации о формальных реквизитах документа нет. В таких случаях без мощной системы поиска по ситуации найти нужную норму права практически невозможно. В СПС «Гарант» эту задачу решает двухуровневый словарь ключевых слов («Энциклопедия ситуаций»).

В системе «Гарант» предусмотрена возможность отбора группы документов в соответствии с условиями, определенными пользователем. Данная функция называется фильтрацией. Также в системе имеется толковый Словарь «Бизнес и Право», содержащий основные бизнес-термины (на русском и английском языках), их толкования и перечисления названий документов, в которых эти термины присутствуют.

Для сохранения единого поискового пространства в системе «Гарант» выдержан единый принцип классификации. Одними из самых заметных особенностей классификатора являются его глубина и степень детализации на каждом уровне. Например, для рубрики «Бухгалтерский учет, аудит, статистическая отчетность» классификатор имеет в глубину шесть уровней, при этом на каждом уровне находится довольно большое число подуровней, что позволяет при поиске информации по теме значительно конкретизировать запрос.

Система «Гарант» характеризуется полноценной гипертекстовой структурой, благодаря которой пользователь может установить все взаимосвязи между документами. В среднем на каждый документ приходится 10 - 15 ссылок.

В сети Интернет на сервере фирмы «Гарант» представлено Российское законодательство. Система «Гарант» распространяется по сетям американской компании LEXIS-NEXIS. [1;137]

Особенности: 1) есть особый «поиск по ситуации»; 2) при наличии соответствующего банка – большое количество литературы, прессы, статей; 3) проекты законов; 4) русское законодательство на англ.языке.

Из принципиальных отличий систем можно выделить вид пользовательского интерфейса.

Вопрос № 47