КРАТКОСТЬКраткость — сестра таланта. Время вашего адресата не менее драгоценно, чем ваше. Конечно, не хочется часами просиживать над написанием письма (адресату тоже не хочется тратить часы на его прочтение). Короткие предложения облегчают восприятие и понимание. • предложение из 27 слов с первого раза понимают 4% читателей; • предложение из 17 слов с первого раза понимают 75% читателей; • предложение из 8 слов с первого раза понимают?5% читателей; Постарайтесь составлять предложения, в которых не более 20 слов. Пользуйтесь короткими словами и фразами — они дают больший эффект. Длинное слово Приобретать Осуществлять Исследовать Можете продолжить этот список? Фраза В настоящий момент В случае С удовольствием высылаем Письмо будет понятнее, если вы: Короткое слово Покупать Делать Изучать Сокращенный вариант Сейчас Если Высылаем • его озаглавили; • в логической последовательности разбили информацию на части; • использовали общепринятый язык, а не жаргон. Тон вашего письма, безусловно, имеет значение. Вам наверняка приходилось писать письмо-извинение; старайтесь сохранять позитивный настрой даже в таких случаях. Например: "Простите за неудобства Вашего размещения. Могу ли я пригласить Вас на ужин в Вашу честь?" Внимательно следите за тем, как вы формулируете свои предложения. Старайтесь, чтобы они не звучали слишком официально. Современные письма написаны профессионально и дружелюбно. Слишком много формальностей считается перебором и мало на кого производят благоприятное впечатление. ПУНКТУАЦИЯ В современном деловом письме знаков препинания меньше, чем было двадцать лет назад. Тогда запятые и точки ставились в адресах, приветствиях и в заключительных фразах. Сейчас знаками препинания пользуются только в тексте самого письма. Для обособления существительных в предложении используются запятые. "Мы проверим все пожарные выходы, огнетушители и оборудование для обеспечения безопасности". В современном письме точка с запятой ставится не слишком часто. Лучше начать новое предложение. Двоеточие ставится перед началом перечисления: "В цену включена: - вся бумага; - вся краска и эмульсия; - мастика; - работа". Апостроф указывает на принадлежность или используется при опущении одной буквы. John's car (машина Джона) The men's room (мужской туалет) "We don't want that!" (Нам этого не нужно) вместо "We do not want that" (Мы этого не хотим). ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА В вашей фирме наверняка есть "домашний стиль", образцы которого вы можете найти в своих файлах. Этот стиль достаточно гибок и позволит вам попробовать различные варианты внешнего оформления для разных видов писем. ПРОВЕРКА Проверка достоверности информации, содержащейся в письмах, перед подачей их на подпись — важная задача администратора. Менеджеров также следует поощрять к проверке — но не превращать ее в возможность внесения изменений! Проверьте: • оформление: хорошо ли оно, везде ли одинаковы интервалы? • пунктуацию и орфографию: нет ли ошибок? • имена/звания/адреса: все ли верно? Не полагайтесь исключительно на компьютерную систему проверки. Она проверит орфографию, но не сможет определить, правильно ли слово употреблено и поставлено в предложении. Прочтите письмо вслух или попросите кого-нибудь прочесть его вам, в то время как вы проверяете свой собственный экземпляр. Бывает трудно заметить ошибки в письмах, составленных собственноручно. Убедитесь, достаточно ли у вас экземпляров писем. КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ ОТЧЕТ Так же, как и при написании письма, первое, о чем вы должны подумать, приступая к работе над отчетом, это: • кто будет его читать? • что он/она уже знает об этой теме? • каковы цели отчета (я хочу продать, убедить и т. д.) Можно поразмышлять над тем, почему вас попросили составить отчет: • являетесь ли вы специалистом в этой области? • вы лучше всех в организации пишете отчеты? • вас попросили потому, что вы оказались "под рукой"? КАК СПЛАНИРОВАТЬ РАБОТУ НАД ОТЧЕТОМ • подумайте о сроке предоставления отчета • сколько времени займет сбор информации? • сколько времени займет структурирование и написание отчета? • сколько времени уйдет на проверку, редактирование, и, возможно, перепечатывание отчета? Как только вы ответили на эти вопросы, можно начать подготовку. Кто будет читать ваш отчет — "техник" или "гуманитарий"? Это важно для определения стиля окончательного варианта отчета. Так же, как при написании письма, можно составить схему. Воспользуйтесь листом бумаги и попытайтесь составить радиальный план. Теперь, когда все мысли на бумаге, можно приступать к следующему этапу.
|
