Функции базы данных
Используются для анализа данных (и вычислений) из списков или баз данных. Список – это совокупность данных, связанных однотипностью информации. При выполнении таких операций, таких как поиск, сортировка или подведение итогов, список автоматически обрабатывается как база данных (БД). Каждая строка в БД является записью, а столбцы – полями. Заголовки столбцов БД (верхняя строка) являются именами полей. При создании БД (списка): 1. На листе не следует помещать более одного списка. 2. Между списком и другими данными листа нужно оставлять хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец. 3. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. 4. Данные в полях одного столбца должны быть одного типа.
Функции БД в общем виде записываются так: ИМЯ_ФУНКЦИИ (база_данных; поле; критерий) База_данных – это интервал ячеек, содержащий исходные данные. Этот интервал должен включать строку с именами полей. Поле – это имя столбца, по которому производятся вычисления. Аргумент «поле» может быть задан как текст, например «№ группы», или как номер поля: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля, или как ссылка на ячейку, в которой находится имя поля. Критерий – это адрес диапазона, содержащего условия.
Правила создания критерия: 1. Критерий состоит из 2-х и более ячеек. 2. В первой ячейке находится имя поля, а в последующие заносятся условие. 3. Условие может быть текстом, числом, датой или логическим выражением. 4. Критерии могут быть простыми (содержат одно условие) и сложными (два и более условий). 5. Критерий может содержать возвращенное формулой значение. В этом случае первая ячейка не заполняется, но при указании диапазона ссылка на нее обязательно дается.
Примеры критериев: Простой критерий
При задании такого критерия будут обрабатываться все записи, соответствующие условию, т.е. с фамилией Иванов. Сложный критерий
Данный критерий соответствует логическому условию И, следовательно оба условия должны выполняться одновременно, в этом случае запись будет обрабатываться.
Критерий соответствует логическому условию ИЛИ. Т.е. если выполняется хотя бы одно из условий, запись будет обработана.
Критерий, содержащий в условии формулу, аналогичен критерию ИЛИ, рассмотренному ранее. Использование критериев будет далее рассмотрено на примере.
Наиболее часто используемые функции в данной категории: БДСУММ – суммирует числа в полях столбца записей базы данных, удовлетворяющих условию. БИЗВЛЕЧЬ – извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному критерию. БСЧЁТ – подсчитывает количество числовых ячеек в выборке из заданной базы данных по заданному критерию. БСЧЁТА – подсчитывает количество непустых ячеек в выборке из заданной базы данных по заданному критерию. ДМАКС – возвращает максимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных. ДМИН – возвращает минимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных. ДСРЗНАЧ – возвращает среднее значение выбранных фрагментов базы данных.
Пример. Рассмотрим использование функции БДСУММ. Например, необходимо подсчитать общую сумму выплат сотрудникам второго подразделения, для данных, представленных в таблице 3. Если бы требовалось, определить сумму выплат для всех сотрудников, мы воспользовались бы функцией СУММ из категории математические.
Таблица 3 – Таблица данных
Рисунок 2 – Задание критерия
Затем, установив курсор в любую свободную ячейку списка, выполним задание (с помощью мастера составим формулу), рис. 3:
Рисунок 3 – Диалоговое окно мастера функции БДСУММ
Результат выполнения задачи (рис. 4): Рисунок 4 – Результат, полученный при использовании функции БДСУММ
|
