Управлінський цикл: поняття, етапи. Підготовка, прийняття управлінського рішення та організація його виконання.

Термін “управлінський цикл” згадувався дещо раніше. Тепер прийшла черга детально розібратись з ним, оскільки вважливість його для управління важко переоцінити. Для з’ясування змісту управлінського циклу дуже важливим є поняття “рішення”, з якого необхідно і розпочати.

Поняття рішення багатозначне. Під рішенням розуміють знаходження певного варіанту дій і сам процес діяльності та її кінцевий результат.

Розглядаючи поняття “управління”, ми зазначали, що це діяльність особливого роду. Кожен вид діяльності має свою технологію, тобто певну послідовність виконуваних операцій.

Таку ж технологію має і управлінська діяльність, яка відома у науці під назвою управлінський цикл.

Управлінський цикл – повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління.

Щодо складу управлінського циклу, то у спеціальній літературі наводиться багато думок.

З точки зору болгарського вченого М. Маркова управлінський цикл складається з наступних етапів:

1. Мета.

2. Проблемна ситуація.

3. Управлінське рішення.

4. Очікуваний стан.

З точки зору Зеленевського Я. (Польща) управлінський (за автором організаційний) цикл складається з визначення мети, планування процесу діяльності, вишукування ресурсів і створення необхідної організаційно-технічної бази, реалізація, контроль.

З точки зору сучасної науки управління, структура управлінського циклу має наступний вигляд:

1. Формування мети;

2. Підготовка і прийняття рішення;

3. Організація виконання рішень (організація соціальної дії);

4. Аналіз результатів.

1. Формування мети. Ця процедура є початковою стадією управлінського циклу і охоплює кілька операцій – діагноз стану системи та керованого об’єкта; виявлення, усвідомлення та формування проблеми, постановка мети.

Діагноз стану системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми і формувати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно.(Стосовно органів ДПС України це проявляється у постійному справлянні на середовище функціонування управлінських впливів, спрямованих на попередження і виявлення порушень податкового законодавства, що не можливо без діагностики об’єкту, уточнення цілей тощо.)

Проблема – це стан, що відображає відмінності між бажаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реальними результатами її функціонування.

Проблемні ситуації виникають постійно внаслідок дії об’єктивних і суб’єктивних факторів. Наприклад, проблему у діяльності органів ДПС України можуть створювати суперечності або “білі плями” у податковому законодавстві, недостатня укомплектованість кадрами або неналежна їх кваліфікація тощо

Науково–обґрунтований аналіз достатнього обсягу вихідної інформації є базою для формування проблеми або проблем. Цей же аналіз дає можливість із загального обсягу вирішити головну проблему та сформувати пріоритетну мету діяльності органів ДПС України. Звичайно, одночасно аналізуються і враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Мета повинна чітко відповідати вимогам законодавства та вимогам вищих органів управління.

2.Підготовка і прийняття управлінського рішення передбачає:

- висунення управлінських гіпотез;

- оперування інформацією;

- збирання, обробку, аналіз, оцінку управлінських гіпотез;

- підготовка (розробка) варіантів рішення;

- оцінка варіантів рішень, вибір оптимального варіанту;

- оформлення вибраного варіанту у вигляді проекту рішення;

- обговорення проекту рішення;

- погодження проекту рішення із зацікавленими особами;

- прийняття рішення (надання йому юридичної сили);

- доведення рішення до організаторів виконання та виконавців.

Управлінська гіпотеза – один з варіантів мети припустимої безпосередньої діяльності щодо розв’язання проблеми.

Суб’єкт управління може висунути безліч обґрунтованих гіпотез, з яких, як правило, прагнуть вибрати оптимальну.

Не можна визнати правильним зосередження уваги лише на одній гіпотезі, оскільки це призводить до висунення суб’єктивної, нереальної, недостатньо обґрунтованої мети управління.

Оперування інформацією – надзвичайно відповідальна стадія управлінського циклу, по суті, це інформаційно-аналітична робота. Тут та чи інша гіпотеза остаточно переводиться в ранг мети предметної управлінської діяльності.

Після обробки зібраної інформації, її аналізу, формування висновків та завдань, перевірки висунутих управлінських гіпотез переходять до розробки варіантів рішень, оцінки кожного з них і вибору оптимального. Складність завдання полягає у тому, що необхідно врахувати багато різноманітних факторів: економічних, політичних, психологічних, правових та інших. Як правило, увага активізується на найбільш істотному з них.

Зупиняючи свій вибір на певному варіанті рішення, суб’єкт управління не може бути впевнений, що його реалізація не зустрінеться з перешкодами та непереборними складнощами, передбачити які було неможливо. Як один з виходів може бути експериментальна перевірка.

Наступні стадії не передбачають великих особливостей і проявляються більш-менш виразно, залежно від характеру, складності, масштабності рішення, що приймається.

Стадія – прийняття рішення у більшості випадків означає підписання або затвердження його керівником (суб’єктом управління, тобто йому надається юридичної сили. Тому від суб’єкта управління, який має право прийняття такого рішення, незважаючи на узгодження інших зацікавлених суб’єктів, вимагається самостійного ретельного вивчення та аналізу проблеми.

Доведення до виконавців управлінського рішення – відповідальна стадія процесу управління, від якої залежить отримання виконавцем рішення у такому вигляді, у якому воно було прийняте суб’єктом управління. Суб’єкт управління вживає заходів щодо своєчасного, повного доведення свого рішення до виконавців, що створює передумови до ефективного його виконання.