Зміст, основні характеристики процесу управління.

Процес управління посідає у системі управління особливе місце. Якщо механізм управління характеризує основоположні, фундаментальні категорії системи управління, то процес управління реальне життя системи.

У процесі управління діють і взаємодіють елементи системи управління, тому процес управління означає постійне виникнення якісно нових ознак у системі управління. Процес управління, порівняно з іншими категоріями системи управління, має більш творчий характер. Тут більше суб’єктивізму, тут важче знайти суворі правила та принципи, а характер конкретної ситуації набирає дуже великого значення.

Таким чином, на підставі вище зазначеного можна зробити висновок:

Процес управління – це діяльність об’єднаних, у певну структуру, суб’єктів та об’єктів управління, спрямована на досягнення поставлених цілей управління шляхом реалізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.

Ця діяльність має макроплан – процеси між всіма або групами органів управління та мікроплан – процеси всередині органу управління, на окремо взятому робочому місці і т. ін.

Процес управління має три основні характеристики: змістовну, організаційну та технологічну.

Змістовна характеристика або зміст процесу управління визначається характером розв’язуваних проблем і являє собою сукупність стадій (операцій), які характеризують послідовність якісних змін робіт у процесі управління. У зв’язку з цим розрізняють:

- методологічний зміст процесу управління - передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які відображають специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних станів: перший - підготовка та прийняття управлінського рішення; другий - організація виконання управлінського рішення;

- функціональний зміст – виявляється у масштабній послідовності та реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організації, регулювання і контролю;

- економічний зміст – втілюється у формі визначення економічних потреб, оцінці, розподілі та використанні ресурсів;

- соціальний зміст – визначається тим, що суб’єктом та об’єктом соціального управління завжди є людина;

- організаційно -правовий зміст процесу управління виявляється у послідовності використання організаційних важелів впливу: регламентування, нормування, інструктування, відповідальності з відповідним правовим закріпленням;

- інформаційний зміст полягає – полягає у нерозривному зв’язку процесу управління та процесів добування, передавання та обробки інформації.

У багатьох джерелах використовується і така характеристика процесу управління, як його властивості. Процес управління, безумовно, володіє такими специфічними властивостями, як, наприклад, безперервність, циклічність, послідовність, мінливість (динамічність), сталість.

Безперервність відображає необхідність постійності управлінської діяльності. Ця властивість по-різному виявляється залежно від рівня управління. В системі органів ДПС ця властивість процесу управління певною мірою реалізується, зокрема, черговими частинами.

Циклічність виявляється у закономірному повторенні етапів та стадій процесу управління все в нових і нових циклах. Результатом управлінської діяльності є переведення керованої системи, або її частини, в новий стан, що приводить до постановки нової мети управління або до корегування попередньої. При цьому стадії і етапи управлінського циклу повторюються. Іноді нема необхідності в зміні мети управління. В цьому разі процес управління повторює цикл, спонукаючи до пошуків найбільш ефективних шляхів досягнення раніш поставленої мети.

Послідовність характеризує певний порядок здійснення етапів та стадій процесу управління. Як правило, процес управління стає менш ефективним, якщо при його здійсненні не дотримують певної послідовності або не виконують деяких його стадій та груп операцій. Нерідко рішення розробляються без врахування реальних умов. При такому підході відсутня або слабко виражена стадія аналізу ситуації, що іноді призводить до волюнтаризму. Можлива також інша крайність, коли рішення розробляються тільки на ситуаційній основі, без достатнього з’ясування цілей. Тоді рішення бувають суперечливими, позбавленими довгострокової орієнтації. Мета систематизує сукупність рішень, додає їм загальну спрямованість; ситуація визначає практичну значущість рішення. Кожна стадія процесу управління е обов’язковою, також як і послідовність їх виконання.

Мінливість (динамічність) виявляється в постійній зміні процесу управління за його спрямованістю, проблематикою та характером перебігу, в активній взаємодії його різних етапів, стадій, операцій. Процес управління здійснюється в усій системі управління, і цей вплив залежно від мети буде різним для різних частин системи. Крім того, пін постійно змінює свою головну орієнтацію, відшукуючи вузькі та слабкі місця в керованій системі або виявляючи послаблення зв’язків при зміні зовнішніх умов функціонування системи. Відповідно до специфіки розв’язуваної проблеми по-різному відбувається процес управління по етапах, стадіях, за операціями. Властивість мінливості, яку іноді ще називають гнучкістю процесу управління, певною мірою визначає оперативність управління, що дуже важливо для ефективності всієї управлінської діяльності. Безперечно, така мінливість має визначені межі, чому сприяє інша властивість процесу управління – сталість.

Сталість виявляється у виникненні в процесі управління і відповідному закріпленні певних форм та каналів його перебігу. Це виявляється, наприклад, у структурі системи управління, що закріплюється в організаційних актах, її стабілізації, і служить організуючим фактором процесу управління.

Деякі автори, характеризуючи змістовну сторону процесу управління, виділяють види процесів управління. На їхню думку, в різних умовах процес управління може бути побудований різними способами при збереженні всіх його специфічних властивостей. Це дозволяє класифікувати процеси управління, виділити найбільш типові їх види:

цільовий тин процесу управління (має місце тоді, коли в процесі управління, незалежно від його масштабів, умов та особливостей, мета відіграє провідну роль і визначає характер усіх управлінських дій);

програмний тип процесу управління заснований на ретельній розробці конкретних завдань, що розподіляються між ланками системи управління з вказівкою послідовності їх виконання. Сукупність таких завдань, що ведуть до реалізації поставлених цілей, називається програмою.

ситуаційний тип процесу управління має місце тоді, коли меті в процесі управління не надається великого значення і її статус не дуже високий (характеризується також тим, що він виникає як би по ситуації, при якій із неї ж головним чином виходить і пошук проблеми, і розробка рішення);

лінійний тип процесу управління (характеризується суворою послідовністю здійснення його етапів та стадій і використовується тоді, коли є повна та достатня визначеність відносної мети впливу, ситуації і т. д.);

коригований тип процесу управління (характеризується необхідністю додаткового коригування кожної стадії процесу управління після проходження попередньої стадії);

розгалужений тип процесу управління (полягає в методологічному розподілі робіт на окремі частини на певних стадіях);

пошуковий тип процесу управління (виходить із повної ясності мети управління, але неможливості оцінити ситуацію та сформулювати проблему. В цьому випадку рішення виробляється на основі мети та найбільш загальної оцінки ситуації і вже потім на основі рішення уточнюється ситуація)[26, с. 213].

Організаційна характеристика процесу управління охоплює ряд моментів:

- наявність характеристики учасників процесу управління та визначення порядку їх взаємодії;

- визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління шляхом передбачення стандартних управлінських дій. Перелік таких дій залежить від змісту процесу управління, а також завдань, поставлених перед ним;

- організація процесу управління описує його як змінювані у часі етапи та стадії процесу, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінського рішення.

Технологічна характеристика процесу управління включає компоненти:

1. Організацію системи управлінської інформації. Управлінська інформація – це сукупність зведень про стан об’єкта і суб’єкта управління;

2. Діловодство (документування та документообіг). З метою раціоналізації потоків документованої інформації (постанов, наказів, розпоряджень, рішень, вказівок, статутів, положень, інструкцій, актів, приписів, протоколів, звітів, повідомлень, звернень тощо) їх регламентують шляхом визначення отримувача, відправника та номенклатури документів. У принципі схема документування зв’язків повинна відповідати структурі органу управління та зовнішнім його зв’язкам;

3. Процедури, що розробляються для всіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оперативної наради, засідання колегії, пресконференції тощо. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає наявність наборів різних управлінських процедур;

4. Т ехніка управління – знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніка управління може умовно розбиватися на три групи: матеріальні носії інформації, засоби перетворення інформації, засоби оснащення (обладнання, приміщення, споруди та засоби для створення нормальних умов праці).

До носіїв інформації можна віднести як безпосередньо доступні людині, так і носії, що використовуються технічними засобами (паперові, магнітні носії, що використовуються на базі лазерної та цифрової техніки тощо)

До засобів перетворення інформації відносять засоби механічного та логічного перетворення інформації, а також універсальні комплекси (АСУ, технічні комплекси організаційної техніки, локальні, корпоративні інформаційні мережі тощо).