Студопедия — Казань 2012 г
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Казань 2012 г

Отчет по лабораторной работе 7-8

Microsoft Access

 

Выполнили:

студенты группы 4312 Задворнов М., Тимохин П.

 

 

Казань 2012 г.

Лабораторная работа 7-8

Цель работы: Изучить Microsoft Access. Создание базы данных. Мастер таблиц (с его помощью можно создавать некоторые часто встречающиеся структуры данных)

В меню Файл в разделе Создание щелкните на пункте Новая база данных.

Откроется окно диалога Файл новой базы данных.

Сохраните новую БД В поле Имя файла введите имя Контакты. Затем щелкните по кнопке. Создать. Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных. Пока в этой базе данных нет ни одного объекта

Щелкните на вкладке Таблицы.

Дня запуска мастера создания таблиц, дважды щелкните на значке Создание

таблицы с помощью мастера

В первом окне мастера нужно указать подходящую структуру и выбрать в ней

необходимый набор полей. Выберите положение переключателя Деловые. В списке Образцы таблиц выберите пункт Контакты. Щелкните на пункте Имя списка Образцы полей. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо, чтобы добавить выбранное поле в структуру создаваемой таблицы. Добавьте в список Поля новой таблицы поля Фамилия, Адрес ^ Название Компании и Рабочий Телефон. Щелкните на кнопке Далее.

В поле второго окна мастера введите слово Контакты, которое будет играть

роль имени таблицы. Затем щелкните на кнопке Далее,

В третьем окне мастера щелкните на кнопке Готово. Мастер сгенерирует

таблицу и откроет ее в режиме ввода данных.

Таблицы данных

Щелкните на поле Имя и введите какое-нибудь имя. Access автоматически добавит в таблицу- первую запись, а строка новой записи сместится вниз. Введите фамилию в поле Фамилия. Заполните все остальные поля первой записи.

Щелкните на поле Имя последней строки и введите имя еще одного человека, его фамилию, адрес, название компании и телефон. Добавьте подобным образом несколько записей.

Щелкните на заголовке Фамилия правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать.

Введите слово Название, которое заменит подсвеченный заголовок Фамилия.

Повторив шаги 3 и 4. верните столбцу название Фамилия.

Щелчком на кнопке Первая запись переместите указатель текущей записи в начало таблицы.

Два раза щелкните на кнопке Следующая запись, чтобы перейти к четвертой записи.

Щелкните на кнопке Удалить запись панели инструментов.

В появившемся окне запроса, информирующем о невозможности отмены операции удаления записи, щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость удаления.

Обратите внимание, что ключевое поле Код_Контакты автоматически заполняется некоторыми числами. Эти числа не обязательно образуют непрерывную последовательность. Единственным условием является их уникальность. Содержимое ключевого поля различно для всех записей таблицы, что позволяет однозначно идентифицировать запись.

 

 

Вид из конструктора.

В результате получаем следующую таблицу «Контакты».

Структура таблицы £С помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи всех случаев контакта с людьми из первой таблицы).

Щелчком на кнопке Окно базы данных переключитесь на список таблиц базы данных.

Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора Окно

конструктора состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойства выделенного поля.

Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.

Щелкните на ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь

необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип

данных н выберите пу нкт Дата/время (Date/Time).Нажмите клавишу Tab и ввезите расшифровку назначения поля: Дата тт *

Такие описания вводить не ооязагтеаьно, во их наличие помогает разобраться в струк^! таблицы.

Щелкните на второй ачейке столона Имя поля и введите имя Описание.

g) Задайте для второго поля тип Текстовый.

Укажите назначен не по» Поиск работы.

Кроме даты и описания контакта таблица данных должна содержать

информацию о том, с кем вы контакти^ювали. Но список людей хранится в таблице Кшпдкты поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакты. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Кэд&энтакты соответствующей записи таблицы Контакты.

Добавьте еще одно поде с именем Кой Контахты и типом Числовой (Number).

Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списка позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индоссированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик (AutoN umber).

Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кишке Ключевое поле (Primary

Key). На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

! 5) Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.

Access cnpocinr о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.

В открывшемся окне диалога введите имя Список.

! 8) Щелкните на кнопке ОК.

d. Список подстановки (заполним таблицу Список конкретной информацией).

В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

Добавьте несколько записей.

Числа в столбце КодКонтакты должны соответствовать номерам записей таблицы Контакты. описывающих людей. с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать згу операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

Щелкните на кнопке Вид (View) панели инструментов. Откроется окно конструктора таблицы.

В списке типа данных для поля КооКонтакты выберите пункт Мастер подстановок.

В первом окне мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса (I Want The Lookup Column To Look Up The Values in The Table Or Query) и шелкните на кнопке Далее. Три положения переключателя второго окна мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных кроме таблицы Стиок содержит только один объект —таблицу Контакты. которая и окажется выбранной в окне мастера

Щелкните на кнопке Далее. Третье окно мастера предлагает выбрать из таблицы Контакты поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле КодКон такты, то есть одноименное поле таблицы Контакты.

Щелкните на пункте Жод_Мшшшшы.

Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численногозначения, помещаемого из поля Код_Контакты таблицы Контакты в поле Код_Конмакты таблицы Список.

Добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) пункты Фамилия и Имя.

Затем щелкните на кнопке Далее.

В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец КодКонтакты, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код Контакты, и щелкните на кнопке Готово.

В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

Параметры списка подстановки появятся на вкладке Подстановка (Lookup). Если вы знакомы с языком структурированных запросов SQL, то сможете разобраться в запросе Источник строк (Row Source), который формирует таблицу подстановки.

til Щелкните на кнопке Вид, чтобы снова переключиться в режим ввода данных,

ip Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии,

соответствующие этим числам, хотя само значение поля Код_Контакты не изменилось. Access автоматически ищет соответствующую запись таблицы Контакты по числу, содержащемуся в поле Код Контакты, и выводит в ячейку текст поля Фамилия — второго поля таблицы Контакты из выбранных в окне мастера подстановки. Давайте попробуем добавить в таблицу Список еще одну запись.

Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату» 10.10.97.

Нажмите клавишу Tab и напечатайте текст Письмо с предложениями о сотрудничестве.

Снова нажмите клавишу Tab и щелкните на появившейся кнопке раскрывающегося списка Теперь вы можете выбирать людей из списка подстановки, сформированного на базе полей Фамилия и Имя таблицы Контакты.

211 Щелкните на втором пункте списка.

Access автоматически отыщет в таблице Контакты значение поля

Код Контакты для записи, содержащей информацию о Петре Петрове, и введет найденное число в поле Код_Контакты таблицы Список. Это значение останется скрытым. Вместо него в ячейке таблицы Список появится соответствующая фамилия, взятая из таблицы Контакты. е. Связь таблиц

Выберите команду Сервис > Схема данных. Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных. Линия связи соединяет поля Код^Контакты таблицы Контакты и Контакт таблицы Список. Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакты может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.

Удалим связь, а затем создадим ее заново: Щелчком выделите линию связи. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да. Связь исчезнет. Поместите указатель мыши на пункт Код_Контакты таблицы Контакты. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Контакт таблицы Список. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Создать. Связь появится вновь.

Чтобы настроить параметры связи, выполните следующие шаги.

Дважды щелкните на линии связи. Откроется окно диалога. Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу. В открывшемся окне диалога выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных и щелкайте на кнопке Добавить. Получив все необходимые таблицы, закройте окно диалога кнопкой Закрыть.

Установите флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакты с подходящим значением поля Код_Контакты.

Установите флажок Каскадное удаление связанных записей. Теперь при удалении записи таблицы Контакты (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контиты на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, запрещено Установка фяжш Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении пот* Код Контакты таблицы Контакты будут автоматически обновляться одноименные пил* § соответствующих записях таблицы Список.

Щелкните на кнопке ОК.

Закройте окно Схема данных.

Таблица «Список»

Возможность выбора из выпадающего списка.

Вид из конструктора.

Связь данных.

В окне базы данных дважды щелкните на значке таблицы Контакты в открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о налични связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

Щелкните на знаке «плюс» записи для Петра Петрова. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Код Контакты которых равно величине одноименного поля записи для Петра Петрова

Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов с еще одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Чтобы сделать работу со списком контактов более продуктивной, следует изменить типы данных некоторых полей.

13» В окне базы данных выделите таблицу Список и щелкните на кнопке

Конструктор, расположенной в верхней части окна Выбранная таблица откроется в режиме конструктора

Описание контакта может быть достаточно длинным, а максимальная длина текстовых полей ограничена 256 символами. Поэтому измените тип поля Описание на Поле MEMO.

Щелкните на поле Дата

Для удобства прочтения даты контакта измените формат ее отображения, выбрав в раскрывающемся списке Формат поля пункт Длинный формат даты.

Введите в поле Значение по умолчанию функцию DateO, которая возвращает текущую дату'. В некоторых случаях требуется не только задать тип данных поля, но н ограничить его возможные значения некоторым интервалом или более сложным правилом отбора Такое правило вводится в поле Условие на значение. Предположим, вы точно знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 января 1999 г Чтобы избежать ошибок, можно заставить Access сообщать вам о вводе неверной даты. Для этого выполните следующие шага

Щ В поле Условие на значение щелкните на кнопке построителя выражений.

Откроется окно диалога Для задания условий иди значений определенных параметров Access предлагает большой набор математических операций и функций. Построитель выражений помогает ориентироваться во всем многообразии функций Access. Верхнее прокручивающееся поле построителя содержит конструируемое выражение. Его можно изменять как путем непосредственного редактирования текста, так и с помощью других кнопок и списков построителя.

Необходимо, чтобы дата записи была позднее, то есть больше, даты 1 января 1999 г. Поэтому шелкните на кнопке >, чтобы добавить нужное условие.

Теперь нужно указать дату1, с которой выполняется сравнение. Для этого следует воспользоваться специальной функцией, преобразующей строковую константу в лату в формате Access.

Дважды щелкните на палке Функции в левом списке построителя выражений.

Щелкните на палке Встроенные функции, чтобы вывести список стандартны* функций Access.

В среднем списке выберите категорию Дата/время.

Двойным щелчком на имени функции Date Value добавьте ее в поле выраженн*. Вместо заполнителя аргумента «stringexpr» нужно ввести конкретную дату' в строковой формате.В пшс вьфхкенкя шс-ччком выделите текст «stringexpr», а зятем напечатайте *1-1.99*.

Щелкнкге на кнопке ОК.

271 В поле Сообщение об ошибке введите текст Неверная дата, который будет

появляться при вводе даты, более ранней, чем I января 1999 г

28) Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора В окне запроса на

обновление структуры таблицы щелкните на кнопке Да По причине добавления условий на значения доля Дата Access запросит о необходимости проверки содержимого этого поля в уже имеющихся записях таблицы. Щелкните на кнопке Нет, чтобы не выполнять проверку.

Ограничение на ввод даты.

Индекс Для ускорения поиска данных о конкретном человеке в таблице Контакты удобно рассортировать записи по алфавиту. Чтобы назначить сортировку по полю Фамилия, выполните следующие шаги)

5 * В окне базы данных щелкните на значке таблицы Контакты,

Щелчком на кнопке Открыть откройте таблицу в режиме редактирования.

В окне таблицы щелкните на заголовке Фамилия, чтобы выделить столбец.

Щелчком на кнопке Сортировка по возрастанию упорядочите записи столбца

фамилии таблицы по алфавиту.

Вставьте в таблицу еще несколько человек с фамилией Петров. Например, Василий Петров. Николай Петров и Игорь Петров. Добавляйте записи в указанном порядке.

Чтобы обновить сортировку, закройте окно таблицы Контакты и вновь откройте таблицу. Фамилии упорядочены по алфавиту, но имена людей расставлены в с^спорядке. Если бы в тагище было несколько сотен людей с фамилией Петров, то поиск нужтюго человека существенно бы осложнился. Чтобы выполнить сортировку сразу по нескольким ккхзям, следует воспользоваться сложным индексом. Его настройка выполняется посредством следующих действий.

Сортировка по фамилии и имени.

Щелчком на кнопке Вид переключитесь в режим конструктора.

§| Чтобы открыть окно индексов таблицы Контакты щелкните на кнопке

Индексы панели инструментов. В окне индексов есть список со столбцами названия индекса, имени поля, по которому выполняется индексация, и режима сортировки (по возрастанию или по убыванию). Мастер таблиц при создании таблицы Контакты индексировал ее по трем полям: ЯазешшгКампанш/^ Фамилия. Код_Кон такты, добавив индексы с именами

соответственно: НажаныеКомпании, Фамилия и PrimaryKey. Последний из трех индексов является ключом таблицы, однозначно идентифицирующим ее записи. Все имеющиеся индексы гфостые. то есть назначают сортировку только по одному полю. Чтобы записи с одинаковыми фамилиями располагались по алфавиту имен, следует модифицировать индекс Фомшыя, добавив в него условие сортировки по полю Имя. Для 'этого выполните следующие шаги.

Щелкните правой кнопкой мыши на той строке, которая расположена ниже

строки индекса Фямизия.

Выберите в контекстном меню команду Добавить строки, чтобы вставить одну

пустую строку.

В новой строке щелкните на кнопке раскрывающегося списка ячейки Имя поля.

Выберите пункт Имя. В столбце Порядок сортировки автоматически появится

вариант По возрастанию.

Закройте окно индексов.

Щелкните на кнопке Вид., чтобы переключиться в режим редактирования

таблицы.

15} Ответьте Да на запрос о необходимости сохранения таблицы. Теперь имена

оказались выстроенными по алфавиту. g. Контрольное упражнение

I * Access автоматически обновляет файл базы данных. Чтобы сохранить его

исходный вгфнант. в Проводнике создайте копии файлов Контакты.mdb и Список.т<1Ь соответственно файлы Контакты__копия.тЬс1 и Список_копия.таЬ. Закончив контрольное упражнение, переименуйте файлы Контакты_копия.т(х! и Список_копия.тЬс! обратно в Контакты mdb и CmtcoK.mdb.

•>i Откройте тааншу Контакты в режиме конструктора.

Измените тип данных поля Лорес на Поле MEMO.

Ограничьте дянну текстового поля Имя величиной 30 символов параметр определяет дянну паяя?

Поле Фамияыя является ключевым. Запретите Access добавлять в Контакты записи с пустым полем Фами.п*я. Как запретить добавление пустого поля? ^

Закройте конструктор и сохраните структуру таблицы.

71 Создайте новую таблицу с именем Мгтоо.

В конструкторе добавьте в нее поле МетооЮ с типом данных Счетчик и Вариант с типом Текстовый. Первое из них сделайте ключом таблицы.

Переключитесь в режим редактирования и введите в таблицу три записи в по* Метод которых введите слова Телефон, Письмо, Факс. Эта таблица будет хранить возможны? способы контакта,

С помощью конструктора добавьте в таблицу Список поле МетодШ с числовым типом.

С помощью мастера подстановки назначьте этому полю подстановку состоящую из полей Метод и Вариант таблицы Метод. Как сделать, чтобы в список подстановки кроме названия метода выводился его кодовый номер?

Таблица «Метод».

 

В имеющихся записях таблицы Список введите значение в новое поле, выбрав его в списке подстановки.

Закройте базу данных. Какие операции закрывают базу данных? к. Мастер запросов

В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

Дважды щелкните на значке Создание запроса с помощью мастера.

В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера выберите таблицу Список.

В списке Доступные поля щелкните на строке Дата.

Щелкшпе на кнопке >, чтобы переместить выделенное поле в список Выбранные поля.

Повторяя шаги 3-5. добавьте в список Выбранные поля поле, Описание таблицы Список. а также поле Фамилия таблицы Контакты.

Щелкните на кнопке Далее.

Введите имя запроса Перечень контактов и щелкните на кнопке Готово.

Запрос «перечень контактов»

i. Конструктор запросо€ (Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных)

Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор. В верхней части окна конструктора отображаются списки полей таблиц, к которым обращается запрос, и связи между таблицами. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Чтобы добавить в запрос еще одно поле, выполните следующие шаги.

Переместите указатель на пункт Имя таблицы Контакты.

Нажмите кнопк> мыши и перетащите поле Имя в верхнюю ячейку четвертой строки бланка запроса. Его имя появится в этой ячейке, а имя соответствующей таблицы — во второй ячейке того же столбца. Третья строка бланка запроса позволяет сортировать результат запроса по тому или иному полю.

В раскрывающемся списке третьей ячейки третьего столбца бланка выберите пункт По возрастанию.

Назначьте тот же режим сортировки для поля Имя. Теперь записи результата запроса будут упорядочены по алфавиту фамилий и имен. Имеющийся вариант связи добавляет в результат запроса только те записи связанных таблиц, в которых значения полей Код_Контакты равны. Так как для некоторых людей из таблицы Контакты нет записей в таблице Список, то информация о таких людях не включается в результат запроса Чтобы запрос возвращал данные даже о тех Людях (включенных в таблицу Контакты). с которыми не

было никаких контактов, нашедших отражение в таблице Список, следует изменить парасгры ^^шкнсния.

Дважды щелкните на линии связи.

?) В открывшемся окне диалога Параметры объединения выберите положение

переключателя Объединение всех записей из "Контакты" и только тех записей из “Список*, ь которых связанные поля совпадают (Include All Records From "Контакты” And Only Those Records From "Список" Where The Joined Fields Are Equal).

S) Щелкните на кнопке ОК. На одном конце линии связи появится стрелка,

указывающая на смену режима объединения.

ОД Щелчком на кнопке Вид панели инструментов запустите запрос повторно.

Закройте окно запроса.

И) В ответ на вопрос о необходимости сохранения новой структуры запроса

ответьте Да.

j Уаовие отбора (Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать т таблицы

не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, вас могут заинтересовать контакты, приходящиеся на декабрь 1999 года. Давайте модифицируем запрос добавлением соответствующего условия отбора)

Выделите в окне базы данных значок запроса Перечень контактов.

Щелкните на кнопке Конструктор.

В бланке запроса щелкните на ячейке Условие отбора первого столбца правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Построить. Откроется окно построителя выражений.

В левом списке построителя щелкните на папке Операторы.

В среднем списке выберите категорию Сравнения.

Ь) В правом списке дважды щелкните на пункте Between, чтобы добавить этот

оператор в ноле формулы.

Щелчком выделите в поле формулы первый местозаполнитель «Выражение*

(«£хрг»1

В левом списке построителя выражений двойным щелчком откройте папку

Функции.

Щелкните на папке Встроенные функции, содержащей стандартные функции

Access.

В среднем списке построителя выражений щелкните на пункте Датагвремя

(Data/Time).

В правом списке дважды щелкните на функции DateValue. чтобы заменить ею местозаполнитель «Выражение».

Нажмите два раза клавишу —>, выделив местозаполнитель «stringexpr*.

Введите текст " 1.12.99".

Повторяя шаги 7-13, замените второй местозаполнитель «Выражением на выражение DateValue ("31.12.99rt). У вас должна получиться формула Between DateVaiue (*1.12.99") And DateValue ("31.12.99"). Она проверяет условие нахождения даты в интервате отдо 31 декабря 1999 г., то есть отбирает те записи, значение поля Дата которых относится к декабрю 1999 г.

Щелкните па кнопке ОК. Построенная формула появится в ячейке Условие отбора первою столбца бланка запроса. При выборе записей, относящихся к одному месяцу, точная дата контакта может оказаться несущественной. Совсем выбросить это поле из бланка запроса нельзя, так как оно необходимо для реализации условия отбора. Однако любое поле можно скрыть, то есть не включать в результат запроса.

Сбросьте флажок Вывод на экран первого столбца запроса.

Щелчком на кнопке Запуск панели инструментов выполните запрос.


Запрос с условием «перечень контактов». Вид из конструктора.

 

Итоговый запрос (Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из люден. вкдюченных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия).

В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора

3» В открывшемся окне диалога выделите строку Контакты

Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить.

Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога Добавление таблицы

Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора

Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле первого столбца конструктора

В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты

В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список.

В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция третьего столбца бланка запроса выберите пункт Min.

В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.

В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции

построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле.

Щелкните на кнопке Вид, чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код J<ohтакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих, данному человеку', то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса — это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата

В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата

Снова щелкните на кнопке Вид.

Закройте запрос.

Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да.

В окне диалога Сохранение (Save As) введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.

 

Итоговый запрос.

Итоговый запрос. Вид из конструктора.

. Запрос действия (Запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия. Предположим, что по каким-то причинам вам понадобилось скорректировать даты контактов, заменив во всех записях таблицы Список, относящихся к 1999 году, месяц ноябрь на декабрь. Подобную операцию трудно проделать вручную,- если в таблице содержится несколько тысяч записей. Запрос действия позволяет быстро решить поставленную задачу).

!§ В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.

Р Выделите таблицу Список, данные которой нужно обновить.

В палитре кнопки Новый объект выберите пункт Запрос. Откроется окно диалога Новый запрос. Подобное окно открывается и при щелчке на кнопке Создать окна базы данных. Оно позволяет выбрать наиболее удобный способ создания объекта.

Дважды щелкните на строке Конструктор. Таблица Список, выделенная в окне базы данных на шаге 2, автоматически появится в окне конструктора запросов.

Перетащите в бланк запроса поле Дата, значение которого нужно обновлять.

В палитре кнопки Тип запроса выберите пункт Обновление. Структура бланка запроса видоизменяется в соответствии с типом запроса. В бланке выбранного варианта запроса на обновление появляется поле Обновление (Update То), в которое нужно ввести новое значение поля. Чтобы изменить месяц даты с ноября на декабрь, достаточно прибавить к дате 30 дней.

Введите в ячейку Обновление формулу [Дата] +30.

Чтобы обновлялись только даты, относящиеся к ноябрю 2000 года, введите в

ячейку Условие отбора формулу Between DateValue ("1.11.99") And Date Value ("30.11.99“).

Закройте запрос, сохранив его под именем Обновление.

Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных и двойным щелчком на значке

Список откройте эту таблицу. В ней есть четыре записи, относящиеся к ноябрю 2000 года.

В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

Дважды щелкните на значке Обновление.

Ответьте Да на вопрос о необходимости запуска запроса действия. Access проинформирует вас об обнаружении четырех записей, удовлетворяющих условию отбора, и попросит подтвердить необходимость их изменения.

Щелкните на кнопке Да и изучите изменения, произошедшие с данными таблицы Список.

 

 

Обновление дат. Вид из конструтора.

 

 

т. Установка фильтра (Установка фильтра — простейший способ отбора части записей в таблице, запросе или форме. В этом упражнении с помощью фильтра будет выделено несколько записей таблицы Контакты)

].) В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем дважды на значке

Контакты.

В столбце Фамилия щелкните на ячейке с фамилией Петров.

Щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection). В результате видимыми останутся только те записи, в поле Фамилия которых присутствует значение Петров.

Чтобы отменить влияние фильтра, щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter,). Фильтр может быть и более сложным. Например, чтобы оставить все записи с фамилией Петров и непустым полем телефона, выполните следующие шаги.

Выберите команду Записи I Фильтр > Расширенный фильтр (Records > Filter > Advanced Filter/Sort). Откроется окно, похожее на конструктор запроса. Критерий равенства поля Фамилия значению Петров уже будет присутствовать в бланке фильтра.

Перетащите поле Рабочий Телефон во второй столбец бланка

В ячейку Условие отбора введите формулу oNull.

Значение любого пустого поля равно величине NulL Условие < >Null проверяет поле на неравенство величине Null, то есть отбирает все непустые поля.

Выберите команду Фильтр > Применить фильтр (Filter > Apply Filter/Sort). Настроенный фильтр будет применен к таблице Контакты. В результате в ней останутся только две записи.

С помощью команды Записи > Удалить фильтр (Records > Remove Filter/Sort) отмените фильтрацию.

п. Преобразование в запрос (К сожалению, назначение нового фильтра автоматически стирает все предыдущие, которые уже невозможно применить повторно. Если фильтр достаточно сложный, его многократная настройка может отнимать много времени, и вам, вероятно, захочется как-то спасти результат титанического труда. Access предлагает простой способ сохранения фильтров. Так как окно фильтра подобно конструктору запроса было бы логично записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора. Чтобы превратить фильтр в запрос, выполните следующие шаги).

Командой Записи > Фильтр > Расширенный фильтр активизируйте окно сложного фильтра, созданного в предыдущем упражнении.

Выполните команду Файл > Сохранить как запрос.

В открывшемся окне диалога введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.

Закройте окно фильтра

В окне базы данных появился новый запрос с названием Фильтр. Дважды

щелкните на значке этого запроса

Откроется окно результата выполнения запроса, записи которого будут повторять записи фильтрованной таблицы Контакты. Этим запросом можно пользоваться когда угодно, выводя на экран записи, отобранные по соответствующим критериям. Более того, любой запрос можно превратить в фильтр. Это делается следующим образом.

Щелчком активизируйте окно таблицы Контакты (если таблица закрыта, откройте ее).

Чтобы назначить новый фильтр (и стереть предыдущий), щелкните на ячейке с фамилией Петров правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Исключить выделенное. В таблице останутся только те записи, в поле Фамилия которых нет слова Петров.

Щелчком на кнопке Удалить фильтр отмените фильтрацию данных. Теперь давайте вернем прежний сложный фильтр.

Выберите команду Записи > Фильтр > Расширенный фильтр.

Выберите команду Файл > Загрузить из запроса

В открывшемся окне диалога выделите запрос Фильтр и щелкните на кнопке ОК. Старые условия фильтрации появятся в бланке окна фильтра Теперь для применения сохраненного фильтра достаточно щелкнуть на кнопке Применение фильтра панели инструментов.

л Контрольное упражнение

Запустите мастер запросов.

Добавьте в запрос поля Фамилия и Адрес таблицы Контакты. а затем поля Дата и Описание таблицы Список.

Настройте итоговый запрос, подсчитывающий количество записей. Как с помощью мастера создать итоговый запрос?

Переключитесь в режим конструктора.

Скройте третье и четвертое поля запроса

Закройте запрос, сохранив его под именем Количество записей.

 

Запрос «количество записей».

 

 

Вид из конструктора.

 

Откройте таблицу Список.

Включите фильтр, оставляющий только записи, относящиеся к фамилии Леонидов.

Откройте окно сложного фильтра.

Измените условие фи




<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Выводы по лабораторной работе | 

Дата добавления: 2015-06-15; просмотров: 264. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Шрифт зодчего Шрифт зодчего состоит из прописных (заглавных), строчных букв и цифр...

Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений...

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Предпосылки, условия и движущие силы психического развития Предпосылки –это факторы. Факторы психического развития –это ведущие детерминанты развития чел. К ним относят: среду...

Анализ микросреды предприятия Анализ микросреды направлен на анализ состояния тех со­ставляющих внешней среды, с которыми предприятие нахо­дится в непосредственном взаимодействии...

Типы конфликтных личностей (Дж. Скотт) Дж. Г. Скотт опирается на типологию Р. М. Брансом, но дополняет её. Они убеждены в своей абсолютной правоте и хотят, чтобы...

Экспертная оценка как метод психологического исследования Экспертная оценка – диагностический метод измерения, с помощью которого качественные особенности психических явлений получают свое числовое выражение в форме количественных оценок...

В теории государства и права выделяют два пути возникновения государства: восточный и западный Восточный путь возникновения государства представляет собой плавный переход, перерастание первобытного общества в государство...

Закон Гука при растяжении и сжатии   Напряжения и деформации при растяжении и сжатии связаны между собой зависимостью, которая называется законом Гука, по имени установившего этот закон английского физика Роберта Гука в 1678 году...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.013 сек.) русская версия | украинская версия