Делопроизводство

Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием "документ" определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия "управление", "информация", "делопроизводство", "документ" органически взаимосвязаны.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

На практике я работала с такими документами как:

 

1. Заявление о постановке на государственный кадастровый учет объекта недвижимости.

Образец:

┌─────────────┬────────────────────┐

│Лист N ______│Всего листов _______│

┌─────────────────────┬──┬───────────────────────┴─────────────┴────────────────────┤

│ 1. ЗАЯВЛЕНИЕ <1> │2 │Заполняется специалистом органа кадастрового учета <2> │

│____________________ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤

│(полное наименование │ │регистрационный N ________________________________________│

│____________________ │ │количество листов заявления ______________________________│

│ органа кадастрового │ │количество прилагаемых документов ___, листов в них ______│

│ учета) │ │подпись _____________ ____________________________________│

│____________________ │ │"__" ____________ ____ г. │

├────┬────────────────┴──┴──────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.1 │Прошу поставить на государственный кадастровый учет в соответствии с│

│ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │прилагаемыми документами │ │ земельный участок, │ │ здание, │ │ сооружение,│

│ │ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ │┌─┐ ┌─┐ │

│ ││ │ помещение, │ │ объект незавершенного строительства, расположенный(ое) <3>:│

│ │└─┘ └─┘ │

│ │______________________________________________________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.2 │Прошу выдать кадастровый паспорт указанного объекта недвижимости в количестве│

│ │____ экз. <4> │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.3 │Форма предоставления и способ получения кадастрового паспорта │

├────┼───┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде бумажного документа в органе кадастрового учета <5> _______________│

│ │ │__________________________________________________________________________│

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде бумажного документа почтовым отправлением по адресу: ______________│

│ │ │__________________________________________________________________________│

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде электронного документа по адресу электронной почты: _______________│

├────┼───┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 3 │СВЕДЕНИЯ О ЗАЯВИТЕЛЕ ИЛИ ПРЕДСТАВИТЕЛЕ ЗАЯВИТЕЛЯ │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.1 │Сведения о заявителе (физическом лице) │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Фамилия, имя, отчество <6> ___________________________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Вид документа, удостоверяющего личность ______________________________________│

│ │Серия ___________ и номер ________________ документа, удостоверяющего личность│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Кем выдан документ, удостоверяющий личность __________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Дата выдачи документа, удостоверяющего личность "__" __________ ____ г. │

│ │СНИЛС <7> ____________________________________________________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.2 │Сведения о заявителе (юридическом лице, органе государственной власти, органе│

│ │местного самоуправления) │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Полное наименование __________________________________________________________│

│ │_______________________________________ ОГРН <8> _____________________________│

│ │Дата государственной регистрации <8> "__" ______ ____ г. ИНН <8> _____________│

│ │Страна регистрации (инкорпорации) <9> ________________________________________│

│ │Дата и номер регистрации <9> "__" ___________ ____ г. ________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.3 │Сведения о представителе заявителя │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Фамилия, имя, отчество <6> ___________________________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Вид документа, удостоверяющего личность ______________________________________│

│ │Серия ___________ и номер ________________ документа, удостоверяющего личность│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Кем выдан документ, удостоверяющий личность __________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │Дата выдачи документа, удостоверяющего личность "__" __________ ____ г. │

│ │Реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя ______│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │СНИЛС <7> ____________________________________________________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.4 │Сведения об адресе и номере телефона заявителя и (или) представителя │

│ │заявителя │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Заявитель: номер телефона ______________, почтовый адрес _____________________│

│ │_______________________, адрес электронной почты _____________________________│

│ │Представитель заявителя: номер телефона ___________, почтовый адрес __________│

│ │____________________, адрес электронной почты ________________________________│

│ │ │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 4 │ДОКУМЕНТЫ, ПРИЛАГАЕМЫЕ К ЗАЯВЛЕНИЮ <10>: │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 5 │ПОДПИСЬ <11> │

│ ├───────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────┤

│ │___________ __________________________________│ │

│ │ (подпись) (инициалы, фамилия) │дата "__" __________ ____ г. │

│ │_______________________________________________│ │

└────┴───────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────┘

 

--------------------------------

<1> Указывается наименование органа кадастрового учета, осуществляющего государственный кадастровый учет объектов недвижимости на территории кадастрового округа, в винительном падеже с предлогом "в".

<2> Строка "регистрационный N" заполняется по книге учета заявлений; в строке "подпись" проставляются подпись специалиста органа кадастрового учета, принявшего и зарегистрировавшего заявление, его фамилия и инициалы.

<3> Адрес (местоположение) земельного участка указывается в соответствии с межевым планом. Адрес (местоположение) здания, сооружения, помещения, объекта незавершенного строительства указывается в соответствии с техническим планом.

<4> Указывается требуемое количество экземпляров кадастрового паспорта объекта недвижимости, но не более двух экземпляров.

<5> Указывается полное наименование органа кадастрового учета, осуществляющего государственный кадастровый учет объекта недвижимости на территории кадастрового округа, в пределах которого расположен объект недвижимости.

<6> Отчество указывается при наличии.

<7> Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) указывается, если на заявителя (его представителя) законодательством Российской Федерации распространяется обязательное пенсионное страхование. Указывается при наличии.

<8> Заполняется российским юридическим лицом. Органом государственной власти, органом местного самоуправления не заполняется.

<9> Заполняется иностранным юридическим лицом.

<10> Указываются наименование, реквизиты документа и наименование органа (организации), выдавшего такой документ.

<11> При представлении (направлении) заявления юридическим лицом (органом государственной власти, органом местного самоуправления) указываются также полное наименование должности, занимаемой в организации (органе государственной власти, органе местного самоуправления) уполномоченным лицом, подписавшим заявление (если данное лицо является работником организации, органа государственной власти, органа местного самоуправления).

 

Примечание.

Если заявление заполняется заявителем самостоятельно на бумажном носителе, напротив выбранных сведений в специально отведенной графе проставляется знак:

"V"

 

┌───┐

(│ V │).

└───┘

Заявление на бумажном носителе оформляется на стандартных листах формата A4. При недостатке места на одном листе для размещения реквизитов заявление может оформляться на двух и более листах. На каждом листе указывается его порядковый номер. Нумерация листов осуществляется по порядку в пределах всего документа арабскими цифрами. На каждом листе также указывается общее количество листов, содержащихся в заявлении.

При оформлении заявления заявителем или по его просьбе специалистом органа кадастрового учета с использованием компьютерной техники могут быть заполнены строки (элементы реквизита), имеющие отношение к конкретному заявлению. В этом случае строки, не подлежащие заполнению, из формы заявления исключаются, кроме реквизита 2 (отметки о регистрации заявления). Заявление оформляется на один объект недвижимости. Оформление одного заявления для постановки на государственный учет нескольких объектов недвижимости допускается, если в результате преобразования одновременно образовано несколько объектов недвижимости.

2.Заявление о государственном кадастровом учете изменений объекта недвижимости.

Образец:

Приложение N 2

к Приказу Минэкономразвития России

от 30 сентября 2011 г. N 529

 

┌─────────────┬────────────────────┐

│Лист N ______│Всего листов ______ │

┌─────────────────────┬──┬───────────────────────┴─────────────┴────────────────────┤

│ 1. ЗАЯВЛЕНИЕ <1> │2 │Заполняется специалистом органа кадастрового учета <2> │

│_____________________│ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤

│(полное наименование │ │регистрационный N ________________________________________│

│_____________________│ │количество листов заявления ______________________________│

│ органа кадастрового │ │количество прилагаемых документов ___, листов в них ______│

│ учета) │ │подпись _____________ ____________________________________│

│_____________________│ │"__" ____________ ____ г. │

├────┬────────────────┴──┴──────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.1 │Прошу осуществить государственный кадастровый учет изменений объекта│

│ │недвижимости с кадастровым номером ____________________________ в соответствии│

│ │с прилагаемыми документами в связи с <3>: │

├────┼───┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │изменением площади и (или) изменением описания местоположения границ│

│ │ │земельного участка _______________________________________________________│

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │изменением категории земель, к которой отнесен земельный участок │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │изменением вида разрешенного использования земельного участка │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │уточнением местоположения расположенного на земельном участке с│

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │кадастровым номером _______________ │ │здания, │ │ сооружения, │ │ объекта│

│ │ │ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ │ │незавершенного строительства │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │изменением площади │ │ здания, │ │ сооружения, │ │ помещения │

│ │ │ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │изменением назначения │ │ здания, │ │ сооружения, │ │ помещения │

│ │ │ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │изменением этажности │ │ здания, │ │ сооружения │

│ │ │ └─┘ └─┘ │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │изменением материала наружных стен здания │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ ││ │ образованием, │ │ изменением, │ │ прекращением существования части с│

│ │ │└─┘ └─┘ └─┘ │

│ │ │учетным номером _______________ объекта недвижимости │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │изменением адреса правообладателя │ │ земельного участка, │ │ здания, │

│ │ │ └─┘ └─┘ │

│ │ │┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ ││ │ сооружения, │ │ помещения, │ │ объекта незавершенного строительства │

│ │ │└─┘ └─┘ └─┘ │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │исправлением кадастровой ошибки в сведениях государственного кадастра│

│ │ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │недвижимости о │ │ земельном участке, │ │ здании, │ │ сооружении,│

│ │ │ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ │ │┌─┐ ┌─┐ │

│ │ ││ │ помещении, │ │ объекте незавершенного строительства │

│ │ │└─┘ └─┘ │

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │изменением иных сведений _________________________________________________│

│ │ │ указываются сведения об объекте недвижимости │

│ │ │┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ ││ │ земельного участка, │ │ здания, │ │ сооружения, │ │ помещения, │

│ │ │└─┘ └─┘ └─┘ └─┘ │

│ │ │┌─┐ │

│ │ ││ │ объекта незавершенного строительства │

│ │ │└─┘ │

├────┼───┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.2 │Прошу выдать кадастровую выписку об указанном объекте недвижимости в│

│ │количестве ____ экз. <4> │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│1.3 │Форма предоставления и способ получения кадастровой выписки │

├────┼───┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде бумажного документа в органе кадастрового учета <5> _______________│

│ │ │__________________________________________________________________________│

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде бумажного документа почтовым отправлением по адресу: ______________│

│ │ │__________________________________________________________________________│

│ ├───┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │ │В виде электронного документа по адресу электронной почты: _______________│

├────┼───┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ 3 │СВЕДЕНИЯ О ЗАЯВИТЕЛЕ ИЛИ ПРЕДСТАВИТЕЛЕ ЗАЯВИТЕЛЯ │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.1 │Сведения о заявителе (физическом лице) │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Фамилия, имя, отчество <6> ___________________________________________________│

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Вид документа, удостоверяющего личность ______________________________________│

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Серия ___________ и номер ________________ документа, удостоверяющего личность│

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Кем выдан документ, удостоверяющий личность __________________________________│

│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Дата выдачи документа, удостоверяющего личность "__" __________ ____ г. │

│ │СНИЛС <7> ____________________________________________________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.2 │Сведения о заявителе (юридическом лице, органе государственной власти, органе│

│ │местного самоуправления) │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Полное наименование __________________________________________________________│

│ │______________________________________________________________________________│

│ │_______________________________________ ОГРН <8> _____________________________│

│ │Дата государственной регистрации <8> "__" ______ ____ г. ИНН <8> _____________│

│ │Страна регистрации (инкорпорации) <9> ________________________________________│

│ │Дата и номер регистрации <9> "__" ___________ ____ г. ________________________│

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│3.3 │Сведения о представителе заявителя │

├────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Фамилия, имя, отчес