Модель автоматизованої обробки облікової інформації на досліджуваному підприємстві

 

Модель автоматизованої обробки облікової інформації на ПАТ «Івано-Франківськцемент»побудована за трирівневою системою і дає змогу ознайомитися із загальними принциповими інформаційними та організаційно-технологічними аспектами автоматизованої системи обробки інформації (АСОІ). Кожний рівень вказує на стадії облікового процесу.

 

Рисунок 2.2 – Модель автоматизованої обробки облікової інформації на ПАТ «Івано-Франківськцемент»

 

На першому рівні формуються й обробляються первинні дані, виконуються розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ категорії І).

На другому рівні інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, дільницями обліку, виконуються контроль і аналіз. Саме на цьому рівні формується і відображується інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ категорії II).

На третьому рівні формуються зведені дані, здійснюються облік, контроль та аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства (АРМБ категорії III).

Одним із важливих моментів в організації комплексного підходу до автоматизації бухгалтерського обліку на ВАТ «Івано-Франківськцемент « як процесу є включення до єдиного інформаційного процесу виконання завдань внутрішнього аудиту, тобто контролю та аналізу. В умовах автоматизованої обробки облікових даних внутрішній аудит (контроль і аналіз) передбачає незалежну оцінку всередині підприємства для перевірки і визначення ефективності його діяльності. Мета внутрішнього аудиту — допомогти управлінському апарату ефективніше виконувати свої обов’язки завдяки таким заходам: автоматизації даних досліджень, аналізу, оцінюванню, поданню рекомендацій, порад та інформації по об’єктах, що перевіряються.

АРМБ в інформаційній системі ВАТ «Івано-Франківськцемент» будуються з розподіленими базами даних. Автоматизація обліку, контролю та аналізу з розподіленими базами даних має характеризуватися такими основними особливостями:

• поєднанням централізованого і децентралізованого управління засобами;

• вибором оптимальної структури розподілених баз даних;

• раціональним розміщенням у цих базах завдань і запитань;

• забезпеченням вірогідності облікової інформації, що передається та обробляється:

• здійснення контролю та аналізу безпосередньо на місці виникнення інформації.

Обліковий процес в умовах використання АРМ бухгалтера в ПАТ «Івано-Франківськцемент»організується як ланцюжок взаємопов’язаних робочих місць, куди включаються робочі місця бухгалтера та інших працівників, пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи: 1) підготовка інформації та її обробка; 2) систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, її контроль і аналіз; 3) формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.

На першому етапі враховують технічні, економічні й організаційні характеристики системи обліку, обсяг первинної інформації, територіальне розміщення місць збору та обробки первинної інформації; технічні характеристики АРМ бухгалтера, технологічні операції, які реалізуються на АРМ інших підсистем інформаційної системи. На другому і третьому етапах з технологічних операцій формуються технологічні ланцюжки, встановлюється певна послідовність їх виконання. При ньому набір технологічних ланцюжків якісно неоднорідний, оптимальність технологічного забезпечення зумовлює мінімальну кількість технологій, які реалізують усі необхідні умови збору, документування та підготовки даних. Усі технологічні ланцюжки мають бути спрямовані на єдиний набір необхідних елементів технічного, інформаційного та організаційного забезпечення.

Недоліком є те, що ПАТ «Івано-Франківськцемент»недотримується послідовності технологічних операцій за такими принципами: технологічна операція збору первинної інформації має бути першою в ланцюжку; первинну інформацію необхідно реєструвати на носії; кожному первинному носію визначається шлях реєстрації первинної інформації; первинний носій має бути першим в АРМ бухгалтера.

На підприємстві найпоширенішим є індивідуальне використання ПЕОМ на робочому місці користувача для розв’язування локальних завдань в структурних підрозділах, та швидкого доступу до інформації, що дає змогу застосувати персональну технологію оброблення даних. Водночас на різних рівнях у процесі оперативної взаємодії різних служб і виконавців відбувається обмін даними (інформаційний обмін), у зв’язку з чим виникає потреба колективно використовувати інформаційно-обчислювальні ресурси. Наприклад, спільне використання периферійного спорядження, підключення кількох ПЕОМ до спільного центру (головної ЕОМ), який реалізує функції колективної бази даних. Використання такої БД виключає дублювання, забезпечує оперативний вибір інформації, а також доводить переваги індивідуальної роботи на ПЕОМ з ефективним зверненням до великих БД.

Суттєвим критерієм інформаційної системи є створення локальних мереж: ПЕОМ, у яких ефективно поєднуються можливості ПЕОМ для персонального оброблення даних з перевагами розподіленого оброблення даних, що забезпечують колективне використання загальних інформаційних ресурсів для управління об’єктами.

У локальних мережах ПЕОМ тип взаємодії користувачів, за якого по каналах зв’язку відбувається обмін текстами, документами, іншою інформацією, реалізуються елементи «безпаперової» технології оброблення даних, для зручності використовується «електронна пошта» яка дає можливість підвищити швидкість обороту товарів та полегшити роботу з накладними. У таких мережах ЕОМ ефективно виконуються операції первинного введення даних до системи, провадиться діалогове та регламентне розв’язування завдань, виробляються і застосовуються управлінські рішення на підставі наскрізної інформаційної підтримки засобами БД мережі.

Як єдина система управління підприємством в цілому, так і управління її складовою частиною належить до багаторівневої ієрархічної системи. На кожному рівні цієї системи розв’язуються комплекси локальних (персональних) завдань за індивідуальними алгоритмами та даними, які лише в певній частині виходять на інформаційний обмін з іншими рівнями. Це зумовлює потребу створення автоматизованих обчислювальних систем, які охоплювали б усі рівні управління і забезпечували ефективне оброблення даних на кожному рівні, інформаційну взаємодію між рівнями, а також гнучкий доступ користувачів до загальносистемних обчислювальних та інформаційних ресурсів, що відповідає концепції багаторівневих розподілених автоматизованих систем оброблення даних.

До основних недоліків інформаційної системи на даному етапі впровадження можна віднести пріоритетну роль в перерозподілі інформації центрального комп’ютера системи. Відсутність прямого зв’язку між системами рівнів І та III не дають можливості приймати рішення обґрунтовані на незалежних даних первинного обліку. Це можна виправити встановивши такий зв’язок: відсутності зведеної бази всієї первинної інформації із структурних підрозділів. Це можна пояснити складністю комп’ютеризації у зв’язку з високими витратами та повільне впровадження інтернет-технології по області.

Отже, автоматизація бухгалтерських проведень в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу дає змогу:

• забезпечити повну відповідність номенклатури об’єктів обліку необхідному рівню узагальнення інформації;

• автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях; підвищити оперативність обліку;

• зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звітності;

• автоматизувати процес розрахунків показників;

• здійснювати введення інформації на місці її виникнення;

• спрощувати схему документообігу на підприємстві;

• безпомилково формувати бухгалтерські проведення;

раціоналізувати працю бухгалтерів.