Етапи робіт із впровадження інтегрованої системи управління
Проект по розробці й впровадженню ІСУ на підприємстві, як правило, ділиться на три фази: - Обстеження компанії. - Проектування. - Запровадження в дію. Обстеження компанії. На першій фазі взаємодії (обстеження) проводиться збір даних й аналіз діяльності підприємства, будується модель бізнес-процесів, визначаються основні елементи системи й технології управління, виробляється бачення майбутньої ІСУ, будується модель бізнес-процесів «як повинно бути», визначаються вимоги до майбутнього ІСУ. На основі цих вимог виробляється концепція розвитку ІСУ: етапи створення ІСУ, їхній зміст, способи адаптації діючих автоматизованих систем управління, модель впровадження (розробка замовленої системи або адаптація готового профамного пакету, або гібридна модель – частина системи розробляється на замовлення, частину охоплюється готовим пакетом). Проектування. Наступні конкретні кроки по вдосконаленню системи управління підприємством можуть бути визначені по закінченню першої фази взаємодії, коли буде проведене дослідження бізнесу компанії, визначені й погоджені шляхи організації системи управління й шляхи розвитку інформаційних технологій. Ескізний проект створюється на основі технічного завдання (ТЗ), збільшено описує управлінські й інформаційні взаємозв’язки в системі. Після узгодження ескізного проекту можна починати детальне проектування й впровадження виділених підсистем (по бізнес-процесах й/або підрозділам) з метою скорочення строків одержання реальної віддачі від впроваджуваних технологій. Відповідно до погодженої черговості впровадження розробляються детальні ТЗ на підсистеми й проводяться роботи із впровадження підсистем аж до завершення дослідної експлуатації. Основна робота, необхідна для розробки технічного завдання буде проведена при виборі системи, тобто на цьому етапі необхідно остаточно погодити й затвердити деталі, що стосуються підсистем. На кожну підсистему оформляється й затверджується ТЗ, що визначає порядок створення й вимоги до підсистеми. Пробне впровадження передбачуваної технології управління проводиться в ручному режимі по обраних напрямках діяльності. За результатами випробування проводяться необхідні зміни. Технічне проектування відібраної підсистеми здійснюється відповідно до затвердженого технічного завдання. На стадії проектування по підсистемах проводиться докладне моделювання бізнес-процесів і будується докладна модель бізнес процесів майбутньої системи управління. Технічний проект докладно описує робочі місця ІСУ, виконувані на них бізнес-операції, що відповідають їм, структури оброблюваних баз даних, взаємозв’язку даних й алгоритми їхньої обробки. Технічний проект повинен включати дані про обсяги й інтенсивність потоків оброблюваної інформації, кількості користувачів ІСУ й характеристиках необхідного устаткування й програмного забезпечення. Уведення інтегрованої системи в дію. На даному етапі проводиться реалізація/настроювання програмного продукту, здійснюється робота зі створення додаткових модулів відповідно до технічного проекту, наприклад, створення конвертерів, що дозволяють перетворити нормативно-довідкову інформацію й інші збережені дані з існуючої системи в необхідний формат. Із самого початку робіт з настроювання/реалізації інтегрованої системи управління проводиться навчання проектної групи замовника, що згодом буде супроводжувати створювану систему. Пробні пуско-наладочні роботи проводять на стендовому (відособленому) устаткуванні для того, щоб не заважати поточному процесу управління. Для проведення пробної пуско-наладки від компанії призначають звільнену групу, що складається з перспективних співробітників, які звільняються від поточного виробничого навантаження. Звільнена група надалі бере участь у навчанні інших співробітників і поширенні настроєного пакета по всім робочих місцях. Пробна пуско-наладка включає наступні етапи: - навчання звільненої групи; - технічне настроювання типових робочих місць; - пробна конвертація даних і додаткові роботи; - пробне запровадження в дію. Основним завданням етапу досвідченої експлуатації є доведення настроєного при пробних роботах пакета модулів і поширення його по всіх робочих місцях підприємства. Основні пусконалагоджувальні роботи включають наступні стадії: - навчання користувачів робочих місць; - доведення технічного настроювання на робочих місцях; - промислова конвертація даних; - проведення досвідченої експлуатації. За результатами дослідної експлуатації складається акт про здачу в промислову експлуатацію. На цьому проект впровадження ІСУ на підприємстві, як правило, вважається завершеним. Надалі на протязі декількох місяців проводиться підтримка експлуатації ІСУ силами власних і запрошених фахівців доти, поки інтеграційна система не стане рутинною практикою управлінських служб підприємства. Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства - це складова частина адміністрації, що тісно пов’язана з усіма виробничими підрозділами і службами. Взаємовідносини бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами і службами полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи. У відповідності зі статтею 8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» №996-ХІУ від 16.07.99 р ведення бухгалтерського обліку на підприємстві ПАТ «Івано-Франківськцемент» здійснюється бухгалтерською службою, очолюваною головним бухгалтером. Також у відповідності до цього закону відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, зберігання оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше 3-років,несе уповноважена посадова особа, що здійснює керівництво підприємством відповідно до установчих документів. Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення первинних документів.
Рисунок 2.1 – Структура бухгалтерії ПАТ «Івано-Франківськцемент»
Отже, згідно даного малюнку очолює бухгалтерію головний бухгалтер – особа на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства і яка має певні обов’язки, зокрема забезпечує дотримання на підприємстві єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складає і подає в установлені терміни фінансову і статистичну звітність, організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею, крадіжками та псуванням, здійснює контроль за дотриманням графіку документообігу. А також до прямих обов’язків головного бухгалтера ПАТ «Івано-Франківськцемент» належить обчислення податку на прибуток з подальшим заповненням відповідної декларації. Головний бухгалтер повинен знати закони, постанови, укази, розпорядження, рішення, нормативно-правові акти органів державної влади і місцевого самоврядування та керівні матеріали фінансових, контрольно-ревізійних та податкових органів з організації бухгалтерського обліку і складання бухгалтерської звітності, а також інші документи, які регулюють господарсько-фінансову діяльність товариства, організацію управління бухгалтерським обліком і звітністю. Положення та інструкції з організації бухгалтерського обліку, правила його ведення, порядок оформлення операцій і організацію документообігу за розділами обліку, форми і порядок фінансових розрахунків, методи аналізу господарсько-фінансової діяльності філії. Порядок приймання, оприбуткування, зберігання і витрат коштів, товаро-матеріальних та інших цінностей, правила розрахунків з дебіторами і кредиторами, порядок списання з бухгалтерських балансів недостач дебіторської заборгованості і інших витрат, правила проведення інвентаризації основних засобів нематеріальних активів, товаро-матеріальних цінностей, коштів, документів, розрахунків, порядок і терміни складання бухгалтерських балансів і звітності, правила проведення документальних перевірок і ревізій, організація господарського розрахунку. Головний бухгалтер має тісні взаємовідносини з відділом виробничо-технічним персоналом одержує необхідні для бухгалтерського обліку і контролю документи, договора, рішення суду, накази, розпорядження та нормативи. Заступник головного бухгалтера ПАТ «Івано-Франківськцемент» контролює: 1) правильність ведення бухгалтерського обліку фінансового відділу, сектору обліку матеріалів і собівартості та сектору обліку реалізації продукції; 2) правильність складання їх фінансової звітності, а також до прямих обов’язків заступника головного бухгалтера належить розрахунок ПДВ та складання і подання головному бухгалтеру Декларацій по ПДВ. Який в свою чергу, після перевірки, подає її до ДПА. Відділ організації і оплати праці здійснює облік виробітку і розрахунків із заробітної плати, облік розрахунків з депонентами, за податками (прибутковий податок з громадян), з органами соціального страхування, а також складає звітність з праці та фонду її оплати. Підпорядковується даний відділ безпосередньо головному бухгалтеру. Фінансово-розрахунковий відділ здійснює облік як коштів у банку так і розрахунково-кредитних операцій. При цьому на ПАТ «Івано-Франківськцемент» використовується система «клієнт-банк», яка дозволяє не виходячи з офісу контролювати переміщення коштів на розрахункових рахунках. Безпосередньо фінансовому відділу підпорядковується касир, який здійснює облік коштів у касі, а також облік підзвітних сум та контролює додержання касової дисципліни. В функції бухгалтера-касира входять наступні обов’язки: • безпосереднє підпорядкування головному бухгалтеру товариства; • правильність ведення грошових операцій - заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів, касової книги та звіту касира, платіжну відомість на виплату заробітної плати. Сектор обліку матеріалів і собівартості, який веде облік наявних оборотних та необоротних активів, веде розрахунки з постачальниками, контролює стан складського обліку, а також складає відповідну звітність. Сектор обліку готової продукції та її реалізації веде облік надходження готової продукції на склади підприємства, її відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями та замовниками і складає звітність про обсяги реалізації. Роботу кожного відділу очолює начальник (старший бухгалтер). Структура облікового апарату ПАТ «Івано-Франківськцемент» тісно пов’язана з розподілом обов’язків між конкретними обліковими працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов’язки, відповідальність і права визначаються посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату і одержання необхідної для потреб управління підприємством інформації. Отже, загалом робота бухгалтерської служби ПАТ організована, на мою думку, належним чином. На рівні структурного підрозділу здійснюється документальне оформлення проведених операцій, обробка та групування первинних документів стосовно руху запасів, розрахунків з оплати праці, тощо. А уже згруповані дані у формі звітів у встановлені терміни надходять до бухгалтера (головного), де ретельно перевіряються і подаються до відповідних органів. Також, необхідно зауважити, що оперативність і точність інформації досягається: 1) за рахунок високої кваліфікації працівників бухгалтерської служби; 2) за рахунок використання комп’ютерної програми «Галактика»
|
