Автоотчет (ленточный, в столбец), Мастер отчетов и Почтовые наклейки

Автоотчет – это простейший вид отчета. Ленточный автоотчет помещает каждую запись в отдельную строку, а каждое поле в свой столбец. Ленточный автоотчет похож на таблицу, он удобен при большом количестве записей, если поля ограничены по размеру. Автоотчет в столбец представляет каждую запись вертикально, в два столбца – в одном имена полей, а во втором – содержимое полей.

Мастер отчетов позволяет создать отчет, включающий информацию более чем из одной таблицы или запроса.

Задание 1. Создадим Автоотчет на основе запроса Количество фруктов в наборах:

1. На вкладке Запросы выберите запрос Количество фруктов в наборах.

2. На панели инструментов щелкните на стрелке вниз рядом с кнопкой Новый объект.

3. Выберите Автоотчет

Мастер автоотчетов создаставтоотчет наподобие показанного на иллюстрации. Отчет создан быстро, но выглядит не очень привлекательно. Поэтому лучше воспользоваться Мастером отчетов.

Задание 2. С помощью автоотчета самостоятельно создайте следующие отчеты:

1. Отчет о покупателях, совершивших подарочные заказы. Информация о покупателе должна включать его имя, фамилию и город. (Сначала создайте соответствующий запрос, а затем, на его основе отчет).

2. Подробный отчет о фруктах, стоимость которых больше 4 руб.

Задание 3. Создадим отчет при помощи Мастера отчетов. Ранее мы создавали запрос, показывающий цены на наборы в случае увеличения их на 10% (запрос Увеличившиеся цены ). Теперь мы создадим отчет для отображения результата работы этого запроса в профессионально оформленном и легко воспринимаемом виде.

3. На вкладке Отчеты нажмите кнопку Создать. Появится окно диалога Новый отчет.

4. Выберите Мастер отчетов и нажмите Ок. появится окно первого шага работы мастера.

5. В поле Таблицы и Запросы щелкните на стрелке вниз.

6. Выберите Запрос: Увеличившиеся цены. Имена полей запроса Увеличившиеся цены появятся в списке Доступные поля.

7. Нажмите кнопку с изображением двойной стрелки вправо, чтобы переместить все три поля в список Выбранные поля.

8. Нажмите кнопку Далее. Появится окно второго шага работы мастера. В этом отчете нам не нужна группировка записей; мы познакомимся с ней в следующем упражнении.

9. Нажмите кнопку Далее. Появится окно третьего шага работы мастера. На этом шаге можно выбрать порядок сортировки записей - расположим их в алфавитном порядке по названию набора.

10. В поле 1 щелкните на стрелке вниз и выберите Название набора.

11. Нажмите кнопку Далее. Появится окно четвертого шага работы мастера, предлагая выбрать макет отчета. Макет по умолчанию (табличный, книжная ориентация) подходит для этого отчета.

12. Нажмите кнопку Далее. Появится окно пятого шага работы мастера, предлагая выбрать стиль отчета. Стили влияют на шрифт элементов отчета.

13. Выберите Строгий стиль.

14. Нажмите кнопку Далее. Появится окно шестого шага работы мастера, предлагая задать имя отчета. Оставьте Увеличившиеся цены.

15. Нажмите кнопку Готово.

Мастер создаст отчет, который будет выглядеть примерно так:

16. Щелкните в любом месте отчета, чтобы увидеть всю страницу целиком. Закройте отчет.

Задание 4. Создадим отчет с группировкой, на основе запроса Подарочные заказы, в котором данные будут разделены по месяцам.

1. На вкладке Отчеты нажмите кнопку Создать, выберите Мастер отчетов, Ок.

2. В первом окне мастера нажмите стрелку вниз в поле Таблицы и Запросы; выберите Запрос: Подарочные заказы.

3. Нажмите кнопку с изображением двойной стрелки вправо, чтобы переместить все поля в список Выбранные поля; затем нажмите кнопку Далее.

4. Во втором окне следует выбрать вид представления данных; выберите –Заказы и нажмите кнопку Далее.

5. В третьем окне следует сгруппировать записи по дате заказа, чтобы их можно было разделить на группы по месяцам.

6. В левой части окна дважды щелкните на надписи Дата заказа. В правой части окна макет изменится, выделив «Дата заказа по месяцам» в качестве уровня группировки, как показано на рисунке.

7. Нажмите кнопку Далее.

8. В четвертом окне мастера необходимо установить параметры сортировки. В поле 1 выберите из списка Дата заказа, в поле 2 – Фамилия, в поле 3 – Имя. Нажмите кнопку Далее.

9. В окне пятого шага работы мастера оставьте установленными переключатели Ступенчатый и Книжная; нажмите кнопку Далее.

10. В окне шестого шага работы мастера выберите стиль Сжатый; нажмите кнопку Далее.

11. В окне седьмого шага работы мастера в качестве названия отчета введите Подарочные заказы по месяцам и нажмите кнопку Готово.

Ваш отчет будет выглядеть примерно так: