Требования к оформлению документа

Мандриков, А. П. Примеры расчета железобетонных конструкций: учеб. пособие для техникумов. − 2-е изд. перераб. и доп. / А. П. Мандриков — М.: Стройиздат, 1989. − 506 с.

Тема: ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Задание:

- внимательно изучите предложенный материал;

- письменно в лекционной тетради ответьте на контрольные вопросы;

- после изучения материала, устно ответьте на вопросы преподавателя.

 

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 и положениями ст. 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа

наименование вида документа (10);

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

место составления или издания документа (14) - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту (08);

заголовок к тексту (18) - указывается для отдельных видов трудовых договоров, см. ниже;

текст документа (20), в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный ст. 57 ТК РФ;

отметка о наличии приложения (21) - указывается, если документ имеет приложение (приложения);

подпись (подписи) (22);

гриф согласования документа (23) - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию. См. ниже;

визы согласования документа (24) - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию. См. ниже;

оттиск печати (25);

отметка о заверении копии документа (26) - указывается только на копиях трудовых договоров. См. ниже;

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30);

отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Наименование предприятия (организации, учреждения) - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Наименование вида документа располагается одним, двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Наименование организации". Для отображения реквизита, как это предусмотрено образцом ГОСТ Р 6.30-2003, может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: трудовой договор (трудовой договор).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения (подписания и т.п.) документа (см. ГОСТ Р 51141-98). В данном случае - это дата подписания трудового договора работодателем, который, в соответствии со сложившейся практикой, делает это вслед за работником. Для обозначения даты подписания трудового договора может быть применен один из следующих способов:

цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, также отделенными точкой от последней пары цифр. Например, дата подписания трудового договора 26 июля 2007 г. в соответствии с вышеприведенными рекомендациями примет вид: 26.07.2007;

словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное - для обозначения числа месяца, четырехзначное - для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения "г.") в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например: 26 июля 2007 г.

Последний способ датирования документа - с учетом специфики функционального назначения трудового договора - является предпочтительным. Уточним, что дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним, двумя интервалами ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора (о бланках см. ниже).

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный трудовому договору в соответствии с правилами регистрации документов, установленными работодателем. Уточним, что регистрационный номер трудового договора, помимо порядкового номера, присвоенного документу в пределах функциональной группы (группы трудовых договоров (контрактов) в составе документации по приему на работу), может быть дополнен иными условными обозначениями - в частности, условным буквенным обозначением наименования вида документа ("т/д").

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление документа.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Омская гимназия" следует, что местом составления трудового договора является г. Омск, и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа. Таким образом, реквизит используется, если, несмотря на присутствие необходимой для идентификации места составления (издания) информации в наименовании организации, трудовой договор был фактически подготовлен и (или) заключен в другом месте.

В соответствии с существующим порядком место составления трудового договора указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по т.н. юридическому адресу) предприятия. Наименования населенных пунктов (иных административно-территориальных единиц), указываемые в качестве места составления трудового договора, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями - "г." (город), "пос." (поселок) и т.п.

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Как правило, такой заголовок имеют трудовые договоры, заключаемые с отдельными категориями работников.

Поясним, что в общем случае заголовок к тексту трудового договора должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Кроме того, заголовок к тексту должен быть согласован с наименованием вида документа и с этой целью формулируется в творительном (с кем - например, с инженером) падеже.

Заголовок к тексту располагается одним, двумя интервалами ниже реквизита "Место составления (издания) документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление трудового договора.

Текст трудового договора - это реквизит, включающий в себя основное смысловое содержание документа. Уточним, что в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст документа может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для трудового договора наиболее типично изложение его основного смыслового содержания в виде тщательно структурированного связного (сплошного) текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о сторонах трудовых отношений, условиях трудового договора и т.п. При этом основные элементы структуры текста документа - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами.

Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: предмет договора. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т.д. Соответственно, подпункты, относящиеся к п. 1 разд. 1, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т.д.

Текст трудового договора располагается одним - двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" ("Наименование вида документа") с выравниванием по ширине. Как правило, текст является наиболее объемным реквизитом трудового договора.

При расположении текста трудового договора на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении трудового договора, если последний имеет приложения (об основных видах приложений к трудовому договору см. далее). При этом учитывается следующее:

а) если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту трудового договора, то отметка о наличии приложения оформляется одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Текст" следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается);

б) если трудовой договор имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.

Отметка о наличии приложения, в свою очередь также имеющего приложение, оформляется следующим образом:

Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и приложение к нему, всего на 2 л. в 1 экз.;

в) при наличии нескольких приложений к трудовому договору соответствующая отметка оформляется следующим образом:

Приложение:

1. Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.

2. Обязательство работника о необходимости отработать на предприятии не менее срока, указанного в п.... договора, в связи с..., на 2 л. в 1 экз.

3.... и т.д.

Подчеркнем, что приложения к трудовому договору также должны быть подписаны работником и работодателем. Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р 51141-98). В нашем случае такими лицами являются работник и работодатель.

Элементами реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются наименование должности лица, подписавшего документ, а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Именно так оформляется подпись работодателя. Подпись работника, который до момента подписания документа другой стороной не может быть назначен на соответствующую должность (посредством издания приказа о приеме на работу, см. далее), включает только его собственноручную роспись с расшифровкой.

Особенностью оформления данного реквизита является включение в его состав дополнительных элементов. Так, места расположения подписей работника и работодателя обозначаются соответствующими отметками, которые оформляются по аналогии с составляющей реквизита "Гриф согласования" (см. ниже) и включают вынесенное в отдельную строку слово "работник" ("работодатель"), дополненное двоеточием.

Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним, двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Ниже, через интервал, указываются сведения о сторонах трудовых отношений. Сведения о сторонах трудовых отношений представляется правомерным рассматривать в качестве самостоятельного реквизита трудового договора. Этот реквизит, несмотря на определенное сходство его названия с названием реквизита (15) ("Адресат"), в отличие от последнего не предусмотрен ГОСТом Р 6.30-2003 и, соответственно, выполняет самостоятельную функцию, заключающуюся в фиксации сведений о:

юридическом или (и) фактическом адресе каждой из сторон трудовых отношений;

документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

ИНН работодателя.

В том случае, если трудовой договор подписывается представителем работодателя - например, начальником отдела кадров организации, - в тексте должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать личность представителя, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, в виде ссылки на доверенность).

Расположение реквизита выполняется на одном уровне, симметрично: слева - сведения о работнике, справа - о работодателе. Если в составе реквизита указываются и юридический, и фактический адреса (для работника соответственно адрес регистрации и адрес постоянного места жительства), то об этом делаются отметки. В подобном случае сведения об адресах каждой из сторон располагаются в два "яруса".