Для того чтобы понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса

Процесс коммуникаций, возможно, осуществлять при наличии следующих 4 взаимосвязанных основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель – лицо, передающее информацию.

Сообщение – сама информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи – способ передачи информации.

Получатель – лицо, получившее информацию.

Кроме того, необходимо выделить этап подготовки информации. В нем может быть задействовано как одно лицо, так и множество исполнителей, целые отделы, службы. И, наконец, этап принятия решения на основе полученной информации.

 

Движение информации по каналам от отправителя к получателю четко разграничивается на несколько этапов:

 

 

Формулирование идеи и отбор информации. На этом этапе необходимо четко определить, что именно должен понять получатель, необдуманная идея или неудачно сформированная служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопониманию.

Кодирование информации и формирование сообщения. Для того, чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. Это могут быть буквы, звуки, интонации, жесты, рисунки, графика и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Выбор канала связи и передача сообщения. Канал связи выбирается исходя из типа символов. К таким общеизвестным каналам относятся: почта, радио, телефон, телетайп, телефакс, электронная почта, компьютерные сети. Например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания по телефону. В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно использовать определенное сочетание средств передачи информации. Например, письменной и устной.

Декодирование сообщения и восприятие информации. Чтобы воспринять полученную информацию получатель должен ее декодировать, т.е перевести набор символов в свои мысли. Если полученные символы понятны получателем, он правильно поймет смысл сообщения. Однако в силу ряда причин, возникают разного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения. Для ликвидации искажений используется обратная связь, т.е. реакция получателя на принятое им сообщение.

Интерпретация сообщения и формирование ответа на него. На этом этапе отправитель с получателем меняются местами: получатель становиться отправителем, и формирует свой ответ, в котором содержится его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим ответа.

Передача ответа отправителю. Сформированный ответ передается по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике выделить все его этапы. Но в зависимости от характера информации, ее вида для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и много времени.