Общие нормы и правила оформления документов

2.1. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?

 

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Для изготовления бланков в основном используются два формата бумаги А4 (210х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается формат А3 (297 х 420 мм).

Бланки документов изготавливаются на белой или светлых тонов бумаге типографским способом или с помощью персонального компьютера.

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

При продольном - реквизиты располагаются вдоль верхней части листа с их центрированием, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

При угловом - в левой верхней части листа.

Угловое расположение имеет два вида:

1) флаговое - строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается;

2) центрованное - реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются относительно половины листа документа, т.е. находятся в равном удалении от границы левого поля и середины листа.

При работе с зарубежными партнерами реквизиты дублируются на иностранном языке справа при угловом расположении и ниже при продольном.

В практике используется три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

1) общий бланк организации (включает реквизиты 01, 02,03,06);

2) бланк письма (включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19);

3) бланк конкретного вида документа, кроме письма (включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12 и ограничительные отметки для реквизитов 09, 10,11, 12, 17, 18).

 

2.2. Какие размеры полей используются в документах?

 

Все бланки, как и документы, должны иметь поля:

- левое - 20 мм,

- верхнее - 15 мм,

- правое - 10 мм,

- нижнее - 20 мм

 

2.3. Как нумеруют страницы в документах?

 

В документах, оформленных на нескольких листах, нумеруются второй и последующие листы.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

 

2.4. Какие способы применяются при оформлении дат?

 

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомен­дуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992 — 1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной бук­вы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числитель­ное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пи­шется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

 

2.5. Какие сокращения слов допускаются в документах?

 

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.

 

Например:

год, годы – г., гг. (при цифрах) область – обл.

город – г. поселок – пос.

дом – д. прочее – пр.

другие – др. пункт – п.

и так далее – и т.д. район – р-н (при названии)

и тому подобное – и т.п. рубль – р., руб.

железнодорожный – ж.д. село – с. (при названии)

копейка – к., коп. смотри – см.

миллиард – млрд то есть – т.е.

миллион – млн тысяча – тыс.

 

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам пол­ного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому прин­ципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик морожено­го, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уме­стить максимальное количество информации в минимальном объе­ме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны чи­тающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако доку­мент, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокра­щение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопу­стимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учрежде­ний и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициала­ми, например «Иванов В.В.» или «В.В.Иванов», она и в дальней­шем Должна писаться так же.

 

 

2.6. Как оформляется в документах написание чисел?

 

Порядковое числительное пишется словами и со строчной бук­вы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числитель­ные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I катего­рии.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной ты­сячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в руб­лях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомоби­лей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (пти­цы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений вели­чий до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для раз­личных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак ми­нус перед отрицательными значениями величин. Знак минус сле­дует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

 

 

2.7. Как выполняется в документах написание физических величин?

 

Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

ампер - А метр - м

атмосфера – атм миллиметр - мм

гектар – га секунда - с

грамм – г тонна - т

килограмм – кг центнер – ц

Нельзя сокращать обозначения единиц физических вели­чин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках бук­венных обозначений, входящих в формулы.

 

2.8. Как выполняется в документах написание математических формул?

 

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6х9=54; А-С =Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова "где", двоеточие при этом не ставится. Слово "где" пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова "где". В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

 

2.9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?

 

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рис. 2.

Рис. 2. Пример оформления таблицы

Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: "Таблица 1". Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу (рис. 3). При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова "Продолжение таблицы...", "Окончание таблицы..." и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Рис. 3. Пример оформления таблицы

Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа "смотри", сокращенно "см.", при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями, например:

"При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

Затраты труда и заработная плата..... 1,8

Машины и материалы......................... 2,0"

 

2.10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?

 

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак "тире" может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово "есть" и в качестве знака переноса.

Знак "тире" при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: "социально-политические методы", "финансово-экономический факультет"). Знак "тире" при использовании его в качестве заменителя слова "есть" отделяется пробелами с двух сторон ("демократия — путь к процветанию"). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием "То же". Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Примеры правильного оформления:

 

Советский район	Ростовская область
««	То же
««	То же

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки "№" и "%" ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки "№" и "%" также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

 

2.11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?

 

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов или при их перепечатке.

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца ("красная строка").

Знак указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

Знак означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, ).

Знак служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен ошибок).

Знаки указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

Знак....... служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак разъединения).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком).

Знак ¯применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают соединения).

ÈÈÈÈ — знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, напечатанные в разрядку, восстанавливают).