КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Контроль - это функция процесса управления, обеспечивающая обратную связь и непрерывное повторение циклического процесса управления на новой основе. (Переоценить значение правильно функционирующей обратной связи в любой системе практически невозможно). Кроме того, контроль позволяет предупредить возникновение кризисной ситуации и сгладить влияние неопределенности на деятельность организации. По периодичности выделяют следующие виды контроля: а) Стратегический контроль - оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Проведение такого контроля усложняется непредсказуемостью внешней среды и большой зависимостью стратегии организации от изменений в окружающей среде, а также абстрактностью стратегических установок по развитию организации в целом. б) Тактический контроль - анализ выполнения тактических планов организации, являющихся развитием стратегических планов. Периодичность такого контроля совпадает с периодом тактических планов. Контроль осуществляется, как правило, специально созданной службой в составе структуры управления. Главная задача такой службы - своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер. в) Оперативный контроль - ежедневный контроль работ, подразделяется на три вида: - предварительный - осуществляется до фактического начала выполнения работ по ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человеческим, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, который направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс; - текущий контроль — осуществляется по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса, позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и решения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандартов; - заключительный - контроль результатов, полученных по завершении процесса, осуществляется путем сравнения полученных параметров результата с заданными; такой контроль обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем. Этапы процесса контроля: 1. Первый этап - Установление стандартов, норм, плановых заданий по сравнению с которыми в процессе контроля будет оцениваться деятельность организации и направления ее дальнейшего движения. Стандарты, нормы и плановые задания определяют результаты, которых должна достичь организация в течение определенного периода времени. Вообще говоря, это конкретное выражение поставленных целей деятельности (которые определяются исходя из миссии организации). Устанавливаемые стандарты, также как и цели организации (но в большей степени), должны соответствовать ряду критериев, а именно: а) стандарты (как и цели) должны быть конкретны; б) стандарты должны поддаваться измерению; в) стандарты должны иметь четкие временные границы («За какой период требуется достигнуть поставленных целей?»). Например, снижение среднего времени (4 мин. 12 сек.) обслуживания отдельного покупателя в супермаркете в течение следующего квартала на 30 секунд (годовая цель - повышение качества обслуживания). Стандарты не всегда возможно прямо выразить количественно, тогда пользуются косвенными показателями или совокупным мнением экспертов. Например, для оценки степени удовлетворенности клиентов может использоваться такой показатель как количество предъявленных претензий за период. 2. Второй этап - Измерение достигнутых показателей деятельности организации. Основное условие качественного выполнения этой процедуры - выбор показателей, объективно отражающих степень достижения поставленных целей. 3. Третий этап — Сравнение фактически достигнутых результатов с запланированными. 4. Четвертый этап - Окончательная оценка результатов и корректировка, в случае необходимости, действий или стандартов. Корректировка требуется в случае, если фактические результаты оказываются хуже запланированных. В этом случае выявляются причины такого негативного положения дел и, в зависимости от этого, осуществляется ряд мер, направленных на исправление ситуации. Может случиться так, установленные на первом этапе стандарты не соответствуют деятельности организации, и в этом случае осуществляется корректировка самих стандартов. Характеристики эффективного контроля: 1. Стратегическая направленность контроля - контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. 2. Ориентация на результат 3. Соответствие делу - контроль должен учитывать специфику контролируемой деятельности. 4. Своевременность контроля 5. Гибкость контроля 6. Простота контроля 7. Экономичность контроля.
|
